สร้างจดหมายเวียนด้วย Gmail และ Google ชีต

จัดทุกอย่างให้เป็นระเบียบอยู่เสมอด้วยคอลเล็กชัน บันทึกและจัดหมวดหมู่เนื้อหาตามค่ากำหนดของคุณ

ระดับการเขียนโค้ด: ผู้เริ่มต้น
ระยะเวลา: 10 นาที
ประเภทโปรเจ็กต์: การทํางานอัตโนมัติด้วยเมนูที่กําหนดเอง

วัตถุประสงค์

  • ทําความเข้าใจประโยชน์ของโซลูชัน
  • ทําความเข้าใจประโยชน์ของบริการ Apps Script ภายในโซลูชัน
  • ตั้งค่าสคริปต์
  • เรียกใช้สคริปต์

เกี่ยวกับโซลูชันนี้

ป้อนข้อมูลจากเทมเพลตใน Google ชีตโดยอัตโนมัติด้วยเทมเพลตอีเมล ระบบจะส่งอีเมลจากบัญชี Gmail เพื่อให้คุณตอบกลับผู้รับได้

สําคัญ: ตัวอย่างการผสานอีเมลนี้จะขึ้นอยู่กับขีดจํากัดอีเมลที่อธิบายไว้ในโควต้าสําหรับบริการของ Google

ตัวอย่างการผสานอีเมล

วิธีการทำงาน

คุณสามารถสร้างเทมเพลตฉบับร่างของ Gmail ด้วยตัวยึดตําแหน่งที่สอดคล้องกับข้อมูลในสเปรดชีตของชีต ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ในชีตแสดงถึงแท็กตัวยึดตําแหน่ง สคริปต์จะส่งข้อมูลสําหรับตัวยึดตําแหน่งแต่ละรายการจากสเปรดชีตไปยังตําแหน่งของแท็กตัวยึดตําแหน่งที่เกี่ยวข้องในฉบับร่างของอีเมล

บริการ Apps Script

โซลูชันนี้จะใช้บริการต่อไปนี้

สิ่งที่ต้องดำเนินการก่อน

หากต้องการใช้ตัวอย่างนี้ คุณต้องมีข้อกําหนดเบื้องต้นต่อไปนี้

  • บัญชี Google (บัญชี Google Workspace อาจต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบ)
  • เว็บเบราว์เซอร์ที่เข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้

ตั้งค่าสคริปต์

สร้างโปรเจ็กต์ Apps Script

  1. คลิกที่ปุ่มต่อไปนี้เพื่อทําสําเนาสเปรดชีตตัวอย่าง Gmail/Sheets Mail Merge โปรเจ็กต์ Apps Script สําหรับโซลูชันนี้แนบอยู่กับสเปรดชีต
    ทําสําเนา
  2. ในสเปรดชีตที่คัดลอก ให้อัปเดตคอลัมน์ผู้รับด้วยอีเมลที่ต้องการใช้ในการผสานอีเมล
  3. (ไม่บังคับ) เพิ่ม แก้ไข หรือนําคอลัมน์ออกเพื่อปรับแต่งข้อมูลที่ต้องการรวมไว้ในเทมเพลตอีเมล

หากคุณเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ผู้รับหรืออีเมล ที่ส่ง คุณต้องอัปเดตโค้ดที่สอดคล้องกันในโปรเจ็กต์ Apps Script คุณสามารถเปิดโปรเจ็กต์ Apps Script จากสเปรดชีตโดยคลิกส่วนขยาย > Apps Script

สร้างเทมเพลตอีเมล

  1. สร้างอีเมลฉบับร่างในบัญชี Gmail หากต้องการรวมข้อมูลจากสเปรดชีตไว้ในอีเมล ให้ใช้ตัวยึดตําแหน่งที่ตรงกับชื่อคอลัมน์และวงเล็บปีกกา เช่น {{First name}}
    • หากคุณจัดรูปแบบข้อความในอีเมล คุณต้องจัดรูปแบบวงเล็บตัวยึดตําแหน่งด้วย
    • ตัวยึดตําแหน่งคํานึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ และต้องตรงกับส่วนหัวของคอลัมน์ทุกประการ
  2. คัดลอกบรรทัดเรื่องของอีเมลฉบับร่าง

เรียกใช้สคริปต์

  1. ในสเปรดชีต ให้คลิกการผสานอีเมล > ส่งอีเมล คุณอาจต้องรีเฟรชหน้าเพื่อให้เมนูที่กําหนดเองนี้ปรากฏ
  2. ให้สิทธิ์สคริปต์เมื่อได้รับแจ้ง หากหน้าจอคํายินยอม OAuth แสดงคําเตือน แอปนี้ไม่ได้รับการยืนยัน ให้ดําเนินการต่อโดยเลือกขั้นสูง > ไปที่ {Project Name} (ไม่ปลอดภัย)

  3. คลิก Mail Merge > ส่งอีเมล อีกครั้ง

  4. วางบรรทัดเรื่องเทมเพลตอีเมล แล้วคลิกตกลง

หากใช้ตัวกรองกับชีต สคริปต์จะยังคงส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วมที่กรองอยู่ แต่จะไม่เพิ่มการประทับเวลา

ตรวจสอบโค้ด

ในการตรวจสอบโค้ดของ Apps Script สําหรับโซลูชันนี้ ให้คลิกดูซอร์สโค้ดด้านล่าง

ดูซอร์สโค้ด

รหัส

โซลูชัน/automations/mail-merge/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge

/*
Copyright 2022 Martin Hawksey

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * @OnlyCurrentDoc
*/

/**
 * Change these to match the column names you are using for email 
 * recipient addresses and email sent column.
*/
const RECIPIENT_COL  = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";

/** 
 * Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Mail Merge')
      .addItem('Send Emails', 'sendEmails')
      .addToUi();
}

/**
 * Sends emails from sheet data.
 * @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
 * @param {Sheet} sheet to read data from
*/
function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
  // option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
  if (!subjectLine){
    subjectLine = Browser.inputBox("Mail Merge", 
                                      "Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
                                      "draft message you would like to mail merge with:",
                                      Browser.Buttons.OK_CANCEL);

    if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){ 
    // If no subject line, finishes up
    return;
    }
  }

  // Gets the draft Gmail message to use as a template
  const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);

  // Gets the data from the passed sheet
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  // Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts 
  // https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
  // @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
  const data = dataRange.getDisplayValues();

  // Assumes row 1 contains our column headings
  const heads = data.shift(); 

  // Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
  // @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
  const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);

  // Converts 2d array into an object array
  // See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
  // For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
  const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));

  // Creates an array to record sent emails
  const out = [];

  // Loops through all the rows of data
  obj.forEach(function(row, rowIdx){
    // Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
    if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
      try {
        const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);

        // See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
        // If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
        // Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
        GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
          htmlBody: msgObj.html,
          // bcc: 'a.bbc@email.com',
          // cc: 'a.cc@email.com',
          // from: 'an.alias@email.com',
          // name: 'name of the sender',
          // replyTo: 'a.reply@email.com',
          // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
          attachments: emailTemplate.attachments,
          inlineImages: emailTemplate.inlineImages
        });
        // Edits cell to record email sent date
        out.push([new Date()]);
      } catch(e) {
        // modify cell to record error
        out.push([e.message]);
      }
    } else {
      out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
    }
  });

  // Updates the sheet with new data
  sheet.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);

  /**
   * Get a Gmail draft message by matching the subject line.
   * @param {string} subject_line to search for draft message
   * @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
  */
  function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
    try {
      // get drafts
      const drafts = GmailApp.getDrafts();
      // filter the drafts that match subject line
      const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
      // get the message object
      const msg = draft.getMessage();

      // Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
      // Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
      // Gets all attachments and inline image attachments
      const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
      const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
      const htmlBody = msg.getBody(); 

      // Creates an inline image object with the image name as key 
      // (can't rely on image index as array based on insert order)
      const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});

      //Regexp searches for all img string positions with cid
      const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
      const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];

      //Initiates the allInlineImages object
      const inlineImagesObj = {};
      // built an inlineImagesObj from inline image matches
      matches.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);

      return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody}, 
              attachments: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
    } catch(e) {
      throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
    }

    /**
     * Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
     * @param {string} subject_line to search for draft message
     * @return {object} GmailDraft object
    */
    function subjectFilter_(subject_line){
      return function(element) {
        if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
          return element;
        }
      }
    }
  }

  /**
   * Fill template string with data object
   * @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
   * @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
   * @param {object} data object used to replace {{}} markers
   * @return {object} message replaced with data
  */
  function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
    // We have two templates one for plain text and the html body
    // Stringifing the object means we can do a global replace
    let template_string = JSON.stringify(template);

    // Token replacement
    template_string = template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
      return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
    });
    return  JSON.parse(template_string);
  }

  /**
   * Escape cell data to make JSON safe
   * @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
   * @param {string} str to escape JSON special characters from
   * @return {string} escaped string
  */
  function escapeData_(str) {
    return str
      .replace(/[\\]/g, '\\\\')
      .replace(/[\"]/g, '\\\"')
      .replace(/[\/]/g, '\\/')
      .replace(/[\b]/g, '\\b')
      .replace(/[\f]/g, '\\f')
      .replace(/[\n]/g, '\\n')
      .replace(/[\r]/g, '\\r')
      .replace(/[\t]/g, '\\t');
  };
}

การแก้ไข

คุณแก้ไขการผสานอีเมลอัตโนมัติได้มากเท่าที่ต้องการ ด้านล่างนี้เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ไม่บังคับที่คุณทําได้กับซอร์สโค้ด

เพิ่มพารามิเตอร์สําเนาลับ สําเนา ตอบกลับ หรือจากอีเมล

โค้ดตัวอย่างจะมีพารามิเตอร์เพิ่มเติมจํานวนมากที่มีการแสดงความคิดเห็นในปัจจุบัน ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมชื่อบัญชีที่ส่งอีเมล ตอบกลับอีเมล ตลอดจนสําเนาลับและสําเนาอีเมลได้

เปิดใช้งานพารามิเตอร์ที่ต้องการเพิ่มโดยนําเครื่องหมายทับออก // ด้านหน้าของแต่ละพารามิเตอร์

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงข้อความที่ตัดตอนมาจากฟังก์ชัน sendEmails ที่เปิดใช้งานพารามิเตอร์อีเมลส่วนใหญ่

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
         htmlBody: msgObj.html,
         bcc: 'bcc@example.com',
         cc: 'cc@example.com',
         from: 'from.alias@example.com',
         name: 'name of the sender',
         replyTo: 'reply@example.com',
        // noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)

ในตัวอย่างข้างต้น ระบบจะยังคงแสดงความคิดเห็นในพารามิเตอร์ noReply อยู่เนื่องจากมีการตั้งค่าพารามิเตอร์ replyTo

ใส่อักขระ Unicode ในอีเมล

หากต้องการใส่อักขระ Unicode เช่น อีโมจิ ไว้ในอีเมล คุณต้องอัปเดตรหัสเพื่อใช้บริการอีเมลแทนบริการ Gmail

ในโค้ดตัวอย่าง ให้อัปเดตบรรทัดต่อไปนี้

GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

แทนที่บรรทัดด้วยโค้ดต่อไปนี้

MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {

ผู้ร่วมให้ข้อมูล

ตัวอย่างที่ 3 สร้างโดย Martin Hawksey หัวหน้าฝ่ายเทคโนโลยีและการเรียนรู้ที่ สถาบัน Edinburgh Futures, Blogger และ Google Developer Expert

ตัวอย่างนี้ได้รับการดูแลโดย Google ด้วยความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญของ Google

ขั้นตอนถัดไป