Geteilte Ablagen – Übersicht

Eine geteilte Ablage ist eine Organisationsstruktur in Google Drive, die parallel zu Meine Ablage verläuft. Geteilte Ablagen unterstützen Dateien, die einer Organisation gehören, nicht einem einzelnen Nutzer. Eine einzelne Datei kann entweder in einer geteilten Ablage oder in „Meine Ablage“ organisiert werden, aber nicht in beidem. Sie können jedoch Drive-Verknüpfungen verwenden, um auf Dateien oder Ordner aus geteilten Ablagen in „Meine Ablage“ zu verweisen oder umgekehrt.

Zugriffssteuerung

Geteilte Ablagen nutzen ein ähnliches Berechtigungsmodell wie andere Inhalte in Google Drive. Im Gegensatz zu Dateien in „Meine Ablage“ ist eine Gruppe von Nutzern Eigentümer der Inhalte in einer geteilten Ablage. Weitere Informationen zu Berechtigungen finden Sie im Hilfeartikel Dateien, Ordner und Laufwerke freigeben.

Berechtigungsverteilung

Wie bei Elementen in „Meine Ablage“ gelten die Berechtigungen für übergeordnete Elemente auch für die untergeordneten Elemente. Die Berechtigungen in einer geteilten Ablage sind jedoch umfangreich. Beispielsweise kann die Zugriffsebene eines Nutzers mit der Rolle „Kommentator“ für eine geteilte Ablage nicht an einer anderen Stelle in der Ordnerhierarchie eingeschränkt werden. Ihr Zugriff kann jedoch für einen bestimmten Satz von Dateien erweitert werden.

Dateien in geteilten Ablagen müssen genau ein übergeordnetes Element haben. Das bedeutet, dass Dateien aus geteilten Ablagen zu einer einzelnen geteilten Ablage gehören und sich an einem einzigen Speicherort innerhalb dieser geteilten Ablage befinden. Ein zentraler Speicherort vereinfacht die Berechtigungsregeln für Dateien in geteilten Ablagen.

Mitglieder- und Dateizugriff im Vergleich

In geteilten Ablagen gibt es zwei Arten von Berechtigungen:

  • Mitgliederberechtigungen gelten für Nutzer, denen Zugriff auf die geteilte Ablage gewährt wurde, entweder direkt oder über eine Gruppe. Mitglieder können die Metadaten der geteilten Ablage sehen, z. B. den Namen der geteilten Ablage. Mitglieder haben Zugriff auf alle Dateien in der geteilten Ablage. Die Zugriffsebene hängt von der role ab, die dem Mitglied zugewiesen wurde, z. B. „Kommentator“ oder „Leser“.
  • Dateizugriffsberechtigungen gelten für Nutzer, denen Zugriff auf einen Teil der Dateien in der geteilten Ablage gewährt wurde. Wenn Sie z. B. eine einzelne Datei für einen Nutzer freigeben, wird eine Zugriffsberechtigung für Dateien erstellt.

Ein einzelner Nutzer kann Mitglied einer geteilten Ablage sein und Dateizugriffsberechtigungen für Dateien in der geteilten Ablage haben. Eine Berechtigung für den Dateizugriff kann ersetzt werden, wenn der Nutzer aufgrund seiner Mitgliedschaft in der geteilten Ablage umfassendere Zugriffsberechtigungen erhält. Diese Dateiberechtigungen werden widerrufen, wenn der Nutzer nicht mehr Mitglied der geteilten Ablage ist oder die Zugriffsebene für Mitglieder reduziert wird.

Spezielle Rollen für geteilte Ablagen

Wie bei den Elementen in „Meine Ablage“ erhält jeder Nutzer Zugriff mit einer bestimmten Rolle. Für geteilte Ablagen wurden zwei zusätzliche Rollen hinzugefügt:

  • Mit der Rolle fileOrganizer können Nutzer Dateien in einer geteilten Ablage organisieren und Inhalte in den Papierkorb verschieben.
  • Die Rolle organizer gewährt die gleichen Berechtigungen wie fileOrganizer und ermöglicht Nutzern, Inhalte dauerhaft zu entfernen sowie den Namen und die Mitgliedschaft der geteilten Ablage zu ändern.

Die Rolle „owner“ ist in geteilten Ablagen nicht zulässig.

Weitere Informationen zu den Berechtigungen der verschiedenen Rollen in einer geteilten Ablage finden Sie unter Rollen.

Regeln für Mitglieder und Organisatoren

Geteilte Ablagen haben die Felder „organizerCount“ und „memberCount“. Anhand der Werte in diesen Feldern wird festgelegt, wer auf die geteilte Ablage zugreifen kann. Dies sind die Regeln für die Felder organizerCount und memberCount:

  • Nur Administratoren können eine geteilte Ablage mit einem organizerCount von null verwalten.
  • Nur Administratoren können auf eine geteilte Ablage mit einem memberCount von null zugreifen.
  • Nur Administratoren können auf eine geteilte Ablage mit einem organizerCount oder memberCount größer als null zugreifen, wenn die verbleibenden Berechtigungen für leere Gruppen oder externe Nutzer gelten, die hinzugefügt wurden, bevor die Freigabe außerhalb der Domain deaktiviert wurde.
  • In den Feldern organizerCount und memberCount wird nicht zwischen Mitgliedern der Organisation und externen Mitgliedern unterschieden.
  • Entitäten, die mit der Dateiberechtigung geschrieben werden, können mit einem memberCount von null auf Dateien in einer geteilten Ablage zugreifen.