Inviter des utilisateurs à un événement

Créer un événement

Si vous disposez d'un accès en écriture à l'agenda Google de l'organisateur, vous pouvez ajouter un événement à l'aide de la Events: insert méthode.

Cette méthode ajoute l'événement directement à l'agenda de l'organisateur, indépendamment de son paramètre d'ajout d'invitations.

Ajouter des participants

Avec cette méthode, vous pouvez également ajouter des participants au même événement en ajoutant leur adresse e-mail à la attendees propriété de l'événement. Toutes les modifications futures apportées à l'événement par l'organisateur sont propagées aux participants.

Les participants reçoivent l'invitation de l'adresse e-mail de l'organisateur. Les utilisateurs de Google Agenda reçoivent l'invitation dans leur e-mail et/ou dans leur agenda, en fonction de leurs paramètres d'événement dans leurs paramètres Google Agenda :

  • Si le paramètre From everyone (De tout le monde) est activé, l'événement est ajouté directement à leur agenda.
  • Si le paramètre Only if the sender is known est activé, l'événement est ajouté directement à leur agenda s'ils ont déjà interagi avec l' organisateur, si l'organisateur appartient à la même organisation ou s'il figure dans leurs contacts Google. Si l'organisateur ne leur est pas connu, ils peuvent cliquer sur Add to calendar (Ajouter à l'agenda) ou répondre en cliquant sur Yes (Oui) ou Maybe (Peut-être) dans l'e-mail d'invitation. L'événement est alors ajouté à leur agenda.
  • Si le paramètre When I respond in email est activé, toutes les invitations ne sont pas ajoutées à leur agenda tant que l'utilisateur n'a pas répondu en cliquant sur Yes (Oui), Maybe (Peut-être) ou No (Non) dans l'e-mail d'invitation.

Pour en savoir plus sur l'ajout d'invitations à Google Agenda, consultez Gérer les invitations dans Agenda.

Afficher l'événement directement dans les agendas des participants

Pour afficher un événement directement dans les agendas des participants Google Agenda, quel que soit le paramètre défini par le participant, vous pouvez définir la réponse du participant ou importer une copie de l'événement directement dans son agenda. Pour les deux méthodes, vous devez disposer d'un accès en écriture aux agendas des participants. Si ce n'est pas le cas, envisagez d'ajouter l'organisateur aux contacts du participant, ce qui peut nécessiter un accès en écriture aux contacts du participant.

Définir la réponse du participant

Pour définir la réponse d'un participant à un événement, procédez comme suit :

  1. Créez l'événement dans l'agenda de l'organisateur Google Agenda et ajoutez des participants (voir ci-dessus).
  2. Utilisez la méthode Events: update pour définir la réponse du participant sur accepted ou tentative. Vous devez disposer d'un accès en écriture à l'agenda du participant. L'événement peut apparaître dans l'agenda du participant avec un léger délai. Découvrez comment utiliser la méthode Events: update.

Cette méthode ajoute l'événement à l'agenda du participant, mais il est possible qu'il voie toujours la bannière dans son e-mail indiquant que l'invitation a été envoyée depuis une adresse qu'il ne connaissait pas auparavant.

Importer une copie de l'événement directement dans l'agenda du participant

Pour importer une copie d'un événement dans l'agenda d'un participant, procédez comme suit :

  1. Si vous disposez d'un accès en écriture à l'agenda Google de l'organisateur, importez une copie de l'événement à l'aide de la Events: import méthode.
  2. Importez une autre copie du même événement dans l'agenda du participant à l'aide de Events: import. Vous devez disposer d'un accès en écriture à l'agenda du participant. Utilisez le même ID d'événement (iCalUID) pour les copies de l'organisateur et du participant, et veillez à spécifier l'organisateur dans la copie du participant.

Avec cette méthode, le participant peut voir l'événement dans son agenda, mais ne reçoit pas d'e-mail d'invitation de Google Agenda.

Ajouter l'organisateur aux contacts du participant

Si vous ne disposez pas des identifiants du participant, vous pouvez lui demander, ou demander à son organisation, d'ajouter l'adresse e-mail de l'organisateur à ses contacts Google à l'avance pour afficher un événement directement dans son agenda. L'application d'un contact nouvellement créé peut prendre un certain temps.

  • Demandez à l'utilisateur de Google Agenda d'ajouter l'organisateur à ses contacts Google.
  • Si les participants appartiennent à une organisation, vous pouvez demander à l'administrateur de l'organisation d'ajouter par programmation des adresses e-mail aux contacts de ses utilisateurs. Demandez à l'administrateur d'activer la délégation à l'échelle du domaine, d'usurper l'identité des utilisateurs et d'utiliser la méthode People: createContact pour créer des contacts pour chaque utilisateur, afin de s'assurer que les futures invitations provenant de ces adresses e-mail s'affichent automatiquement dans les agendas de leurs utilisateurs.
  • Si vous avez accès aux contacts du participant, vous pouvez également ajouter l'adresse e-mail de l'organisateur aux contacts du participant à l'aide de la People: createContact méthode.

Inviter un utilisateur à partir d'une adresse e-mail

Si vous ne disposez pas d'un accès en écriture à l'agenda Google de l'organisateur ou si vous ne souhaitez pas exposer son adresse e-mail, utilisez le protocole iCalendar (RFC-5545) pour inviter des utilisateurs par e-mail à l'aide d'un fichier .ICS.

Si le participant est un utilisateur de Google Agenda dont le paramètre Only if the sender is known est activé et qu'il n'a pas interagi auparavant avec l'adresse ou ne l'a pas enregistrée comme connue, l'invitation n'est pas ajoutée à son agenda tant qu'il n'a pas cliqué sur Add to calendar (Ajouter à l'agenda) ou qu'il n'a pas répondu à l'événement.

Vous pouvez également fournir un lien avec un événement prérempli pour que l'utilisateur puisse s'ajouter lui-même, si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de Google Agenda d'ajouter plus facilement un événement ponctuel sans le tenir à jour. Cette méthode crée un événement distinct dans l'agenda de l'utilisateur, que vous ne pouvez pas mettre à jour, sauf si vous avez accès à son agenda.

Utilisez le modèle de lien suivant :


https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

en mettant à jour les informations suivantes :

  • Dates et heures de début et de fin : utilisez le format ISO 8601. Dans l'exemple ci-dessus, remplacez 20230325T224500Z et 20230326T001500Z.
  • Fuseaux horaires de début et de fin : utilisez le format d'un nom de fuseau horaire de la base de données des fuseaux horaires IANA. Placez les fuseaux horaires dans les champs stz et etz.
  • Description de l'événement : doit être encodée au format URL.
  • Lieu de l'événement : doit être encodé au format URL.
  • Titre de l'événement : doit être encodé au format URL.

Exemple

Prenons l'exemple de la création d'un service de réservation de rendez-vous pour aider les utilisateurs à prendre rendez-vous avec une entreprise. Lorsqu'un utilisateur prend rendez-vous, vous souhaitez que votre service ajoute un événement aux agendas Google du client et de l'entreprise.

Pour une expérience utilisateur optimale, nous vous recommandons de demander à l'entreprise d'accorder un accès en écriture à son agenda afin que vous puissiez ajouter l'événement directement à l'agenda de l'entreprise (Créer un événement) et inviter le client à cet événement (Ajouter des participants). Pour vous assurer que le client voit l'événement dans son agenda et qu'il reçoit un rappel, demandez-lui de consulter ses e-mails et de répondre Oui à l'événement immédiatement après avoir effectué une réservation. Une fois qu'il a répondu à l'événement, il reçoit des notifications d'événement de Google Agenda en fonction de ses paramètres de notification.

Si vous souhaitez ajouter l'événement directement à l'agenda du client, demandez-lui d'ajouter à ses contacts l'adresse e-mail à partir de laquelle il recevra l'invitation. Vous pouvez également demander au client un accès en écriture à son agenda pour répondre par programmation en son nom (Définir la réponse du participant) et lui envoyer une notification par e-mail concernant la réservation confirmée.

Si l'entreprise ne souhaite pas exposer son adresse e-mail, utilisez une adresse e-mail spécifique à l'utilisateur pour envoyer l'événement au client par e-mail (Inviter un utilisateur à partir d'une adresse e-mail).

Propagation d'événements

Le diagramme suivant explique la dynamique. Tout d'abord, Jack crée un événement dans son agenda principal (il est donc propriétaire de la copie de l'organisateur). Ensuite, il invite l'agenda secondaire du groupe de cours de violoncelle et Susan, dont le paramètre d'événement est Only if the sender is known (Uniquement si je connais l'expéditeur). Les copies des participants sont créées dans l'agenda secondaire du groupe de cours de violoncelle et dans l'agenda de Susan si elle connaît Jack, sinon lorsqu'elle répond ou indique qu'elle connaît Jack. Lorsque Susan répond, la modification de la réponse est propagée à l'organisateur, ce qui met à jour la copie de l'organisateur avec la réponse de Susan. Ces modifications apportées à la copie de l'organisateur sont ensuite propagées aux autres participants.

Diagramme montrant la dynamique entre les événements et les participants

Propriétés d'événement partagées

L'agenda dans lequel l'événement est créé est l'agenda de l'organisateur. Cet agenda est propriétaire des informations d'événement partagées, y compris l'ID, l'heure de début et de fin, le résumé et la description. Lorsque ces informations sont mises à jour dans l'agenda de l'organisateur, les modifications sont propagées aux copies des participants.

Propriétés d'événement privées

Toutes les informations ne sont pas partagées entre toutes les copies d'événement. Certaines propriétés sont privées, telles que les rappels, colorId, la transparence ou la propriété extendedProperties.private. Ces propriétés sont contrôlées par les paramètres du participant et non par l'agenda de l'organisateur.

Les participants peuvent également modifier les propriétés partagées de l'événement. Toutefois, ces modifications ne sont reflétées que dans leur propre copie et peuvent être perdues si l'organisateur apporte une modification.

La seule modification d'événement qui est propagée des participants à l'organisateur est l'état de la réponse du participant, stocké dans la attendees[].responseStatus propriété.