उपयोगकर्ताओं को किसी इवेंट का न्योता देना

कोई इवेंट बनाना

अगर आपके पास आयोजक के Google Calendar में बदलाव करने का ऐक्सेस है, तो Events: insert तरीके का इस्तेमाल करके कोई इवेंट जोड़ा जा सकता है.

इस तरीके से, इवेंट को सीधे तौर पर आयोजक के कैलेंडर में जोड़ा जाता है. इससे कोई फ़र्क़ नहीं पड़ता कि आयोजक ने न्योते जोड़ने की सेटिंग चालू की है या नहीं.

मेहमानों को जोड़ना

इस तरीके से, इवेंट में शामिल होने वाले लोगों को भी जोड़ा जा सकता है. इसके लिए, इवेंट की attendees प्रॉपर्टी में उनका ईमेल पता जोड़ें. अगर आयोजक, इवेंट में आने वाले समय में कोई बदलाव करता है, तो इसकी सूचना मेहमानों को भेज दी जाती है.

मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों को, आयोजक के ईमेल पते से न्योता मिलता है. Calendar इस्तेमाल करने वाले लोगों को न्योता, ईमेल या उनके कैलेंडर में मिलता है. यह इस बात पर निर्भर करता है कि Calendar में इवेंट की सेटिंग क्या हैं:

• अगर उन्होंने From everyone सेटिंग चालू की है, तो इवेंट सीधे उनके कैलेंडर में जुड़ जाता है.
• अगर उन्होंने Only if the sender is known सेटिंग चालू की है, तो इवेंट सीधे उनके कैलेंडर में जुड़ जाता है. ऐसा तब होता है, जब उन्होंने पहले कभी आयोजक से इंटरैक्ट किया हो, आयोजक उसी संगठन का हिस्सा हो या आयोजक उनके Google Contacts में शामिल हो. अगर उन्हें इवेंट के आयोजक के बारे में जानकारी नहीं है, तो वे कैलेंडर में जोड़ें पर क्लिक कर सकते हैं. इसके अलावा, वे न्योते के ईमेल में मौजूद हां या शायद पर क्लिक करके भी जवाब दे सकते हैं. इसके बाद, इवेंट उनके कैलेंडर में जोड़ दिया जाता है.
• अगर उपयोगकर्ताओं ने When I respond in email सेटिंग चालू की है, तो उनके कैलेंडर में सभी न्योते तब तक नहीं जोड़े जाते, जब तक वे न्योते के ईमेल में मौजूद हां, शायद या नहीं पर क्लिक करके जवाब नहीं देते.

Calendar में न्योते जोड़े जाने के तरीके के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, Calendar में न्योते मैनेज करना लेख पढ़ें.

मेहमानों के कैलेंडर में सीधे तौर पर इवेंट दिखाना

अगर आपको किसी इवेंट को सीधे तौर पर, कैलेंडर में शामिल मेहमानों के कैलेंडर में दिखाना है, तो मेहमान के लिए RSVP की स्थिति सेट करें या इवेंट की कॉपी को सीधे तौर पर मेहमान के कैलेंडर में इंपोर्ट करें. दोनों तरीकों के लिए, आपके पास शामिल होने वाले लोगों के कैलेंडर में बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए. अगर आपके पास यह ऐक्सेस नहीं है, तो आयोजक को शामिल होने वाले लोगों की संपर्क सूची में जोड़ें. इसके लिए, आपको शामिल होने वाले लोगों की संपर्क सूची में बदलाव करने का ऐक्सेस चाहिए.

मीटिंग में शामिल होने वाले व्यक्ति के RSVP को सेट करना

किसी इवेंट में शामिल होने वाले व्यक्ति के लिए, 'शामिल हों' विकल्प सेट करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

1. Calendar के आयोजक के कैलेंडर में इवेंट बनाएं और मेहमानों को जोड़ें (मेहमानों को जोड़ना लेख पढ़ें).
2. मेहमान के जवाब दें को accepted या tentative पर सेट करने के लिए, Events: update तरीके का इस्तेमाल करें. आपके पास, शामिल होने वाले व्यक्ति के कैलेंडर में बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए. ऐसा हो सकता है कि इवेंट को मेहमान के कैलेंडर में दिखने में थोड़ा समय लगे. Events: update तरीके का इस्तेमाल करने के बारे में ज़्यादा जानें.

इस तरीके से, इवेंट को मेहमान के कैलेंडर में जोड़ दिया जाता है. हालांकि, मेहमान को अब भी अपने ईमेल में यह बैनर दिख सकता है कि न्योता ऐसे पते से भेजा गया है जिसके बारे में उसे पहले से जानकारी नहीं है.

सीधे तौर पर मेहमान के कैलेंडर में इवेंट की कॉपी इंपोर्ट करना

किसी इवेंट की कॉपी को मेहमान के कैलेंडर में इंपोर्ट करने के लिए, यह तरीका अपनाएं:

1. अगर आपके पास आयोजक के Calendar कैलेंडर में बदलाव करने का ऐक्सेस है, तो Events: import तरीके का इस्तेमाल करके, इवेंट की कॉपी इंपोर्ट करें.
2. Events: import का इस्तेमाल करके, इवेंट की दूसरी कॉपी को मेहमान के कैलेंडर में इंपोर्ट करें. आपके पास, मेहमान के कैलेंडर में बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए. आयोजक और शामिल होने वाले व्यक्ति की कॉपी के लिए, एक ही इवेंट आईडी (iCalUID) का इस्तेमाल करें. साथ ही, पक्का करें कि शामिल होने वाले व्यक्ति की कॉपी में आयोजक की जानकारी दी गई हो.

इस तरीके से, इवेंट में शामिल होने वाले व्यक्ति को अपने कैलेंडर में इवेंट दिखता है. हालांकि, उसे Calendar से न्योते का ईमेल नहीं मिलता.

आयोजक को शामिल होने वाले व्यक्ति की संपर्क सूची में जोड़ना

अगर आपके पास मीटिंग में शामिल होने वाले व्यक्ति के क्रेडेंशियल नहीं हैं, तो उसे या उसके संगठन को यह निर्देश दिया जा सकता है कि वह इवेंट शेड्यूल करने वाले व्यक्ति का ईमेल पता, Google Contacts में पहले से जोड़ ले. इससे इवेंट सीधे तौर पर उसके कैलेंडर में दिखेगा. नया संपर्क जोड़ने के बाद, उसे लागू होने में थोड़ा समय लग सकता है.

• Calendar का इस्तेमाल करने वाले व्यक्ति से कहें कि वह मीटिंग के आयोजक को अपने Google Contacts में जोड़ ले.
• अगर शामिल होने वाले लोग किसी संगठन से जुड़े हैं, तो संगठन के एडमिन से कहा जा सकता है कि वह प्रोग्राम के हिसाब से, उपयोगकर्ताओं के संपर्कों में ईमेल पते जोड़ दे. एडमिन से डोमेन-वाइड डेलिगेशन चालू करने के लिए कहें. साथ ही, उपयोगकर्ताओं की तरह काम करके, हर उपयोगकर्ता के लिए संपर्क बनाने के लिए People: createContact तरीके का इस्तेमाल करें. इससे यह पक्का किया जा सकेगा कि इन ईमेल पतों से भेजे गए न्योते, उपयोगकर्ताओं के कैलेंडर में अपने-आप दिखें.
• अगर आपके पास शामिल होने वाले व्यक्ति के संपर्क हैं, तो People: createContact तरीके का इस्तेमाल करके, आयोजक का ईमेल पता भी शामिल होने वाले व्यक्ति के संपर्कों में जोड़ा जा सकता है.

उपयोगकर्ताओं को ईमेल से न्योता भेजना

अगर आपके पास आयोजक के Calendar कैलेंडर में बदलाव करने का ऐक्सेस नहीं है या आपको आयोजक का ईमेल पता नहीं दिखाना है, तो iCalendar प्रोटोकॉल RFC-5545 का इस्तेमाल करें. इससे .ICS फ़ाइल का इस्तेमाल करके, ईमेल पते के ज़रिए लोगों को न्योता भेजा जा सकता है.

अगर इवेंट में शामिल होने वाला व्यक्ति Calendar का इस्तेमाल करता है और उसने Only if the sender is known सेटिंग चालू की है, तो न्योता उसके कैलेंडर में तब तक नहीं जोड़ा जाता, जब तक वह कैलेंडर में जोड़ें पर क्लिक नहीं करता या इवेंट में शामिल होने के लिए जवाब नहीं देता. ऐसा तब होता है, जब उसने पहले कभी आपसे इंटरैक्ट न किया हो या आपके ईमेल पते को अपनी संपर्क सूची में न जोड़ा हो.

लोगों को इवेंट जोड़ने के लिए लिंक देना

इसके अलावा, अगर आपको Calendar का इस्तेमाल करने वाले लोगों के लिए, इवेंट को एक बार में जोड़ना आसान बनाना है, तो उन्हें एक लिंक दें. इस लिंक में इवेंट की जानकारी पहले से भरी हुई होगी, ताकि वे खुद को इवेंट में जोड़ सकें. इस तरीके से, उपयोगकर्ता के कैलेंडर में एक अलग इवेंट बन जाता है. इसे तब तक अपडेट नहीं किया जा सकता, जब तक आपके पास उपयोगकर्ता के कैलेंडर का ऐक्सेस न हो.

इस लिंक टेंप्लेट का इस्तेमाल करें:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

यह जानकारी अपडेट करके:

• शुरू और खत्म होने की तारीख और समय: ISO 8601 फ़ॉर्मैट का इस्तेमाल करें. ऊपर दिए गए उदाहरण में, 20230325T224500Z और 20230326T001500Z को बदलें.
• शुरू और खत्म होने के समय के टाइम ज़ोन: इन्हें IANA Time Zone Database के नाम के तौर पर फ़ॉर्मैट करें. टाइम ज़ोन को stz और etz फ़ील्ड में डालें.
• इवेंट की जानकारी: इसे यूआरएल के हिसाब से कोड में बदला जाना चाहिए.
• इवेंट की जगह: इसे यूआरएल के तौर पर कोड में बदला जाना चाहिए.
• इवेंट का टाइटल: इसे यूआरएल के तौर पर कोड में बदला जाना चाहिए.

उदाहरण

उदाहरण के लिए, अपॉइंटमेंट बुक करने की सेवा बनाने पर विचार करें, ताकि लोग किसी कारोबार के साथ अपॉइंटमेंट बुक कर सकें. जब कोई व्यक्ति अपॉइंटमेंट बुक करता है, तो आपको अपनी सेवा के ज़रिए, अपॉइंटमेंट बुक करने वाले व्यक्ति और कारोबार के Google Calendar में एक इवेंट जोड़ना होता है.

हमारा सुझाव है कि कारोबार, आपको अपने कैलेंडर में बदलाव करने की अनुमति दे. इससे, आपके पास इवेंट को सीधे कारोबार के कैलेंडर में जोड़ने (इवेंट बनाएं) और बुकिंग करने वाले व्यक्ति को उस इवेंट में शामिल होने का न्योता भेजने (शामिल होने वाले लोगों को जोड़ें) का विकल्प होगा. इससे लोगों को बेहतर अनुभव मिलेगा. यह पक्का करें कि बुकिंग करने वाले व्यक्ति को इवेंट अपने कैलेंडर में दिखे और उसे इवेंट के बारे में याद दिलाया जाए. इसके लिए, उसे बुकिंग करने के तुरंत बाद अपने ईमेल देखने और इवेंट के लिए हां का जवाब देने के लिए कहें. इवेंट में शामिल होने का जवाब देने के बाद, उन्हें सूचना सेटिंग के हिसाब से Calendar से इवेंट की सूचनाएं भेजी जाती हैं.

अगर आपको इवेंट को सीधे तौर पर बुकिंग करने वाले व्यक्ति के कैलेंडर में जोड़ना है, तो उन्हें बताएं कि वे उस ईमेल पते को अपनी संपर्क सूची में जोड़ें जिससे उन्हें न्योता मिलेगा. इसके अलावा, अपॉइंटमेंट बुक करने वाले लोगों से उनके कैलेंडर का ऐक्सेस मांगें, ताकि उनकी ओर से प्रोग्राम के हिसाब से जवाब दिया जा सके (मीटिंग में शामिल होने वाले व्यक्ति के जवाब को सेट करें). साथ ही, उन्हें बुकिंग की पुष्टि होने के बारे में ईमेल सूचना भेजें.

अगर कारोबार को अपना ईमेल पता नहीं दिखाना है, तो उपयोगकर्ता के हिसाब से ईमेल पते का इस्तेमाल करें. इससे बुकिंग करने वाले व्यक्ति को ईमेल से इवेंट भेजा जा सकेगा. इसके लिए, किसी ईमेल पते से उपयोगकर्ता को न्योता भेजें का इस्तेमाल करें.

इवेंट का ट्रांसफ़र

इस डायग्राम में डाइनैमिक कॉन्टेंट के बारे में बताया गया है. सबसे पहले, जैक अपने मुख्य कैलेंडर पर एक इवेंट बनाता है. इसलिए, वह इवेंट का आयोजक बन जाता है. इसके बाद, वह सेलो के सबक वाले ग्रुप के सेकंडरी कैलेंडर और सुज़ैन को न्योता भेजता है. सुज़ैन के पास इवेंट की सेटिंग Only if the sender is known है. उपस्थित लोगों की कॉपी, Cello lesson group के सेकंडरी कैलेंडर में बनाई जाती हैं. साथ ही, अगर Susan, Jack को जानती है, तो उसकी कॉपी Susan के कैलेंडर में भी बनाई जाती है. अगर Susan, Jack को नहीं जानती है, तो उसकी कॉपी तब बनाई जाती है, जब वह 'हां' या 'शायद' के तौर पर जवाब देती है या यह बताती है कि वह Jack को जानती है. जब सुज़ैन जवाब देती है, तो RSVP में हुए बदलाव की सूचना आयोजक को वापस भेज दी जाती है. इससे आयोजक की कॉपी में सुज़ैन के जवाब के साथ अपडेट हो जाता है. मेज़बान के इवेंट की कॉपी में किए गए ये बदलाव, इवेंट में हिस्सा लेने वाले अन्य लोगों को भी दिखते हैं.

शेयर की गई इवेंट प्रॉपर्टी

जिस कैलेंडर पर इवेंट बनाया जाता है वह आयोजक का कैलेंडर होता है. शेयर किए गए इवेंट की जानकारी इस कैलेंडर के पास होती है. इसमें आईडी, शुरू और खत्म होने का समय, खास जानकारी, और ब्यौरा शामिल है. जब आयोजक के कैलेंडर पर यह जानकारी अपडेट की जाती है, तो बदलावों को मेहमानों की कॉपी में भी लागू कर दिया जाता है.

निजी इवेंट की प्रॉपर्टी

सभी इवेंट कॉपी के बीच पूरी जानकारी शेयर नहीं की जाती है. कुछ प्रॉपर्टी निजी होती हैं. जैसे, रिमाइंडर, colorId, पारदर्शिता या extendedProperties.private प्रॉपर्टी. इन प्रॉपर्टी को मीटिंग में शामिल होने वाले व्यक्ति की सेटिंग से कंट्रोल किया जाता है, न कि मीटिंग के आयोजक के कैलेंडर से.

शामिल होने वाले लोग भी इवेंट की शेयर की गई प्रॉपर्टी में बदलाव कर सकते हैं. हालांकि, ये बदलाव सिर्फ़ उनकी कॉपी में दिखते हैं. अगर इवेंट का आयोजक कोई बदलाव करता है, तो ये बदलाव मिट सकते हैं.

मेहमानों से आयोजक को सिर्फ़ एक इवेंट में बदलाव की जानकारी मिलती है. यह जानकारी, मेहमान के जवाब की स्थिति होती है. इसे attendees[].responseStatus प्रॉपर्टी में सेव किया जाता है.