Nível de codificação: iniciante
Duração: 5 minutos
Tipo de projeto: automação com um menu personalizado e um acionador orientado por eventos
Objetivos
- Entender o que a solução faz.
- Entender o que os serviços do Apps Script fazem na solução.
- Configure o script.
- Execute o script.
Sobre esta solução
Criar um sistema completo de inscrição de eventos. Se você tiver um evento
em breve, como uma conferência, configure uma nova agenda para sessões de
conferência, crie um formulário de inscrição e envie por e-mail automaticamente os itinerários personalizados
para os participantes.

Como funciona
Esta solução usa um menu personalizado nas Planilhas Google para implementar um sistema automatizado de registro de eventos. O script cria uma agenda com os eventos de conferência listados na planilha do Planilhas. Em seguida, o script cria um formulário com a lista de eventos em que os participantes podem se inscrever. Depois que os convidados preenchem o formulário, o script os adiciona aos eventos da agenda e envia por e-mail os itinerários para eles.
Serviços do Apps Script
Esta solução usa os seguintes serviços:
- Serviço de planilha: fornece as informações do evento para os outros serviços.
- Serviço de agenda: cria uma
nova agenda para o evento, adiciona eventos à agenda e adiciona participantes
aos eventos em que se inscreveram.
- Serviço de propriedades: armazena o
ID da agenda criada pelo serviço do Agenda. Quando um usuário clica em Configurar conferência no menu Conferência personalizado, o serviço de propriedades verifica se o sistema de registro de eventos já foi configurado conferindo se a propriedade do código da agenda está presente. Isso ajuda a evitar a criação de formulários e agendas duplicados.
- Serviço de formulários: cria um formulário com base nas informações da planilha que permite que os participantes se inscrevam em sessões.
- Serviço de script: cria um acionador que é disparado quando um convidado preenche o formulário.
- Serviço de documentos: recebe as informações
de eventos para os eventos em que um participante se inscreve e adiciona uma lista dos
eventos a um novo documento. O script concede ao participante permissão para editar o documento.
- Serviço de e-mail: envia por e-mail o documento do itinerário para o convidado.
Pré-requisitos
Para usar essa amostra, você precisa dos seguintes pré-requisitos:
- Uma Conta do Google (contas do Google Workspace podem
exigir aprovação do administrador).
- Um navegador da Web com acesso à Internet.
Configurar o script
- Clique no botão a seguir para fazer uma cópia do exemplo de planilha Criar uma inscrição para sessões em uma conferência. O projeto do Apps Script para esta solução está anexado à planilha.
Fazer uma cópia
- Clique em Conferência > Configurar
conferência. Pode ser necessário atualizar a página para que esse menu personalizado
apareça.
Quando solicitado, autorize o script.
Se a tela de permissão OAuth mostrar o aviso Este app não foi verificado,
selecione Avançado >
Ir para {Nome do projeto} (não seguro).
Clique em Conferência > Configurar
conferência novamente.
Executar o script
- Clique em Ferramentas > Gerenciar formulário
> Ir para o formulário publicado.
- Preencha e envie o formulário.
- Acesse calendar.google.com.
- À esquerda, verifique se a caixa ao lado de Agenda da videoconferência está marcada.
- Acesse as datas dos eventos em que você se inscreveu e confirme sua presença.
(Opcional) Redefinir a solução
Se você quiser testar essa solução novamente ou personalizá-la para usar
suas próprias informações de eventos, será necessário redefinir alguns itens configurados
na primeira execução do script. Para ver as etapas de redefinição da solução, clique em
Redefinir a solução abaixo:
Redefinir a solução
Etapa 1: redefinir as propriedades do script armazenadas
Se você tentar executar o script mais de uma vez, verá a mensagem Sua
videoconferência já está configurada. Procure no Google Drive o formulário de inscrição.
Isso acontece porque, depois que a agenda de videoconferências é criada, o ID da agenda
é armazenado como uma propriedade de script. Quando o script é executado, ele verifica se a propriedade do ID da agenda já existe. Nesse caso, a execução é interrompida.
Siga as etapas abaixo para remover a propriedade do ID da agenda:
- Na planilha, clique em Extensões
> Apps Script.
- No editor do Apps Script, selecione
resetProperties
na lista suspensa da função e clique em Executar.
Etapa 2: excluir a agenda da videoconferência
Sempre que o script é executado, ele cria uma nova agenda. Se você não quiser
manter a agenda original que foi criada, siga estas etapas:
- Acesse calendar.google.com.
- Ao lado de "Agenda da videoconferência", clique em "Opções da agenda da videoconferência"
>
Configurações e compart..
- Role até a parte inferior das configurações e clique em Excluir.
O script cria um acionador para envios de formulário sempre que você o executa. Para
evitar que vários acionadores resultem em e-mails duplicados, remova o acionador
original. Siga estas etapas:
- Na planilha, clique em Extensões
> Apps Script.
- No projeto do Apps Script, à esquerda, clique em Acionadores
.
- Ao lado do acionador, clique em Mais
> Excluir acionador.
Cada vez que você executa o script, ele cria um novo formulário. Siga estas etapas para desvincular o formulário da sua planilha e excluí-lo:
- Na planilha, clique com o botão direito do mouse na página Respostas do formulário e clique em Desvincular formulário > OK.
- Clique com o botão direito do mouse na página Respostas do formulário novamente e clique em Excluir
> OK.
- Acesse forms.google.com.
- Clique com o botão direito do mouse em Formulário da videoconferência e clique em Remover
> Mover para a lixeira.
Depois de redefinir a solução, você pode adicionar seus próprios dados ou continuar
usando os dados de amostra e executar o script novamente.
Revisar o código
Para revisar o código do Apps Script para esta solução, clique em Ver código-fonte abaixo:
Ver o código-fonte
Code.gs
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup
/*
Copyright 2022 Google LLC
Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at
https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/
/**
* Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
*/
function onOpen() {
SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
.addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
.addToUi();
}
/**
* Uses the conference data in the spreadsheet to create
* Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
* to react to form responses.
*/
function setUpConference_() {
let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
+ ' sign-up form!');
return;
}
let ss = SpreadsheetApp.getActive();
let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
let range = sheet.getDataRange();
let values = range.getValues();
setUpCalendar_(values, range);
setUpForm_(ss, values);
ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
.create();
}
/**
* Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
* spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
* @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
* @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
*/
function setUpCalendar_(values, range) {
let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
// Start at 1 to skip the header row.
for (let i = 1; i < values.length; i++) {
let session = values[i];
let title = session[0];
let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
let options = {location: session[4], sendInvites: true};
let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
.setGuestsCanSeeGuests(false);
session[5] = event.getId();
}
range.setValues(values);
// Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}
/**
* Creates a single Date object from separate date and time cells.
*
* @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
* @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
* @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
*/
function joinDateAndTime_(date, time) {
date = new Date(date);
date.setHours(time.getHours());
date.setMinutes(time.getMinutes());
return date;
}
/**
* Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
* sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
* caller's time zone.
*
* @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
* @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
*/
function setUpForm_(ss, values) {
// Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
let schedule = {};
// Start at 1 to skip the header row.
for (let i = 1; i < values.length; i++) {
let session = values[i];
let day = session[1].toLocaleDateString();
let time = session[2].toLocaleTimeString();
if (!schedule[day]) {
schedule[day] = {};
}
if (!schedule[day][time]) {
schedule[day][time] = [];
}
schedule[day][time].push(session[0]);
}
// Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
let form = FormApp.create('Conference Form');
form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
.setChoiceValues(schedule[day][time]);
});
});
}
/**
* Sends out calendar invitations and a
* personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
*
* @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
* see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
*/
function onFormSubmit(e) {
let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};
// Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
let response = [];
let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
.getDataRange().getValues();
for (let i = 1; i < values.length; i++) {
let session = values[i];
let title = session[0];
let day = session[1].toLocaleDateString();
let time = session[2].toLocaleTimeString();
let timeslot = time + ' ' + day;
// For every selection in the response, find the matching timeslot and title
// in the spreadsheet and add the session data to the response array.
if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
response.push(session);
}
}
sendInvites_(user, response);
sendDoc_(user, response);
}
/**
* Add the user as a guest for every session he or she selected.
* @param {object} user An object that contains the user's name and email.
* @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
*/
function sendInvites_(user, response) {
let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
for (let i = 0; i < response.length; i++) {
cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
}
}
/**
* Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
* @param {object} user An object that contains the user's name and email.
* @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
*/
function sendDoc_(user, response) {
let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
.addEditor(user.email);
let body = doc.getBody();
let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
for (let i = 0; i < response.length; i++) {
table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
}
body.insertParagraph(0, doc.getName())
.setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
table = body.appendTable(table);
table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
doc.saveAndClose();
// Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
MailApp.sendEmail({
to: user.email,
subject: doc.getName(),
body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
});
}
/**
* Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
*/
function resetProperties(){
let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
scriptProperties.deleteAllProperties();
}
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