Niveau de codage: Débutant
Durée: 15 minutes
Type de projet: automatisation avec un déclencheur basé sur un événement
Objectifs
- Comprendre à quoi sert la solution.
- Découvrez le rôle des services Apps Script au sein de la solution.
- Configurez le script.
- Exécutez le script.
À propos de cette solution
Créez automatiquement des plannings dans Google Docs et joignez-les à vos réunions Google Agenda.
Fonctionnement
Le script crée un modèle de document pour un ordre du jour. Lorsque vous mettez à jour votre agenda, le script vérifie si des événements que vous possédez incluent "#agenda" dans la description. Si la balise est présente, le script crée une copie du modèle, l'ajoute à l'événement d'agenda et le partage avec les participants à l'événement.
Services Apps Script
Cette solution utilise les services suivants:
- Service Drive : vérifie si le modèle de document existe et, si ce n'est pas le cas, crée un dossier pour le modèle de document. Crée une copie du modèle de document pour chaque nouvel ordre du jour.
- Service Document : crée le modèle d'ordre du jour.
- Service Agenda : recherche les événements associés à la balise "#agenda" et met à jour la description de l'événement avec un lien vers le document correspondant.
- Service de base : utilise la classe
Session
pour obtenir l'adresse e-mail de l'utilisateur. Cela permet de créer le déclencheur pour l'utilisateur actuel. - Service de scripts : crée un déclencheur qui s'active chaque fois que l'agenda de l'utilisateur est modifié.
Conditions préalables
Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les conditions préalables suivantes:
- Un compte Google (les comptes Google Workspace peuvent nécessiter l'approbation de l'administrateur)
- Un navigateur Web avec accès à Internet.
Configurer le script
- Cliquez sur le bouton ci-dessous pour ouvrir l'exemple de projet Apps Script Créer un ordre du jour pour une réunion.
Ouvrir le projet - Cliquez sur Vue d'ensemble .
- Sur la page "Vue d'ensemble", cliquez sur Créer une copie .
- Dans le projet que vous avez copié, sélectionnez setUp dans le menu déroulant de la fonction.
- Cliquez sur Exécuter.
- Lorsque vous y êtes invité, autorisez le script. Si l'écran de consentement OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, sélectionnez Avancé > Accéder à {Project Name} (non sécurisé).
Exécuter le script
- Ouvrez Google Agenda.
- Créez un événement ou modifiez un événement existant.
- Dans la description, ajoutez
#agenda
et enregistrez l'événement. - Recherchez dans votre boîte de réception si vous avez reçu une notification par e-mail indiquant qu'un document a été partagé avec vous ou actualisez Agenda, puis cliquez à nouveau sur l'événement pour afficher le lien vers le document de l'ordre du jour.
Tous les participants reçoivent une notification par e-mail les invitant à consulter l'ordre du jour. Le script autorise les participants à apporter des modifications, mais vous pouvez le modifier pour mettre à jour les autorisations du document d'ordre du jour pour les participants.
Examiner le code
Pour examiner le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source ci-dessous:
Afficher le code source
Code.gs
Modifications
Vous pouvez modifier l'échantillon autant que vous le souhaitez pour l'adapter à vos besoins. Vous trouverez ci-dessous quelques modifications facultatives.
Mettre à jour les autorisations des participants concernant le document de l'ordre du jour
Le script autorise les participants à apporter des modifications. Si vous souhaitez limiter les autorisations en lecture seule, remplacez la méthode addEditor
par la méthode addViewer
dans la partie suivante du code:
for (let i in event.getGuestList()) { let guest = event.getGuestList()[i]; newDoc.addEditor(guest.getEmail());
Modifier le modèle de document d'ordre du jour
Pour mettre à jour le modèle de document d'ordre du jour, procédez comme suit:
- Après avoir créé votre premier planning dans un événement d'agenda, ouvrez Google Drive.
- Ouvrez le dossier intitulé Agenda Maker – App.
- Ouvrez le document Agenda TEMPLATE## et apportez les modifications souhaitées.
Contributeurs
Cet exemple a été créé par Jeremy Glassenberg, consultant en gestion de produits et en stratégie de plate-forme. Retrouvez Jeremy sur Twitter : @jglassenberg.
Cet exemple est géré par Google avec l'aide d'Experts Google Developers.