Descripción general de la API de Etiquetas de Drive

Las etiquetas son metadatos que defines para ayudar a los usuarios a organizar y encontrar archivos en Google Drive y aplicarles políticas. La API de Drive Labels es una API de RESTful que admite los procesos empresariales adjuntando metadatos a los archivos de Drive. Los usos comunes de esta API son los siguientes:

  • Clasifica el contenido para seguir una estrategia de control de la información: Crea una etiqueta para identificar el contenido sensible o los datos que requieran un manejo especial. Por ejemplo, puedes crear una etiqueta con insignia (una etiqueta con valores de opciones codificados por colores) que se llame “Sensibilidad” con los valores “Secreto superior”, “Confidencial” y “Público”.

  • Aplica políticas a los elementos de Drive: Crea etiquetas para administrar el contenido de Drive durante todo su ciclo de vida y asegúrate de que cumpla con las prácticas de mantenimiento de registros de tu organización. Por ejemplo, usa etiquetas para administrar una política de pérdida de datos (DLP) en la que los archivos con la etiqueta “Sensibilidad” establecida como “Secreto principal” no se puedan descargar en una computadora.

  • Selecciona y encuentra archivos: Crea etiquetas para aumentar la capacidad de búsqueda del contenido de tu empresa permitiendo que los miembros de tu organización encuentren elementos en función de las etiquetas y sus campos. Por ejemplo, alguien de tu organización podría usar las opciones de búsqueda de Drive para encontrar todos los contratos que tienen pendiente su firma antes de una fecha específica.

A continuación, verás una lista de los términos comunes que se usan en la API de Drive Labels:

Etiqueta

Metadatos estructurados colocados en un archivo de Drive Los usuarios de Drive pueden asignar etiquetas y establecer valores de campo de etiquetas para los archivos. Las etiquetas se componen de lo siguiente:

Nombre de la etiqueta
Es el nombre del recurso de la etiqueta. El ID de etiqueta forma parte del nombre de la etiqueta. Según la solicitud, el nombre puede tener el siguiente formato: labels/{id} o labels/{id}@{revisionId}. Para obtener más información, consulta Revisión de etiquetas a continuación.
ID de etiqueta
Es un identificador único a nivel global para la etiqueta. El ID constituye parte del nombre de la etiqueta, pero, a diferencia del nombre, es coherente entre las revisiones.

Hay 2 estilos de etiquetas:

Etiqueta con insignia

Una etiqueta con un tipo de campo SelectionOptions que contiene opciones y que se pueden codificar por colores para indicar la importancia. Para ello, se debe configurar badgeConfig a través de Properties de un Choice.

Drive muestra el color de la opción elegida para cada archivo para que los usuarios entiendan con claridad el estado, la clasificación y otros aspectos del archivo. Por ejemplo, la opción “Secreto general” para la etiqueta con la insignia “Sensibilidad” puede aparecer en rojo. Solo puedes tener una etiqueta con insignia a la vez.

Etiqueta estándar

Una etiqueta que contiene cero o más tipos de campo. Una etiqueta estándar puede tener un título, como “Project Moonshot”, y también indicar todos los archivos relacionados con el proyecto. Una etiqueta estándar también puede tener varios campos estructurados. Por ejemplo, una etiqueta con el título "Contrato" podría contener los campos "Empresa", "Fecha de vencimiento", "Estado" y "Firmantes". Cada campo es de un tipo específico (texto, fecha, selección o usuario).

Diagrama de etiqueta con insignia.
Figura 1: Etiqueta con insignia
Diagrama de etiquetas estándar.
Figura 2: Etiqueta estándar
Campo

Un componente individual de tipo y configurable de una etiqueta. Una etiqueta puede tener cero o más campos asociados a ella.

Tipo de campo
Es el tipo de datos del valor asociado con el campo. Se puede configurar como texto, número entero, fecha, usuario o selección. Si configuras el campo con ListOptions, puedes configurar los campos de usuario y selección con varios valores. El tipo elegido afecta tanto a los valores válidos aplicables a los elementos de Drive como a las opciones de búsqueda disponibles.
Elección

Es una de las varias opciones que puede elegir un usuario en un campo SelectionOptions.

Tipo de etiqueta

Todas las etiquetas incluyen un LabelType. Existen 2 tipos de etiquetas:

Administrador

Para crear y editar etiquetas que son propiedad del administrador, debes ser administrador de cuentas con el privilegio Administrar etiquetas.

Los administradores pueden compartir etiquetas de administrador con cualquier usuario para otorgarle la capacidad de verlas y aplicarlas a los elementos de Drive. Para modificar o leer los valores de las etiquetas en los elementos de Drive, se requieren los siguientes permisos:

  • Modificación: Para que un usuario modifique los metadatos del elemento de Drive relacionados con una etiqueta determinada, debe tener los niveles de permiso adecuados:

    • Elemento de Drive: EDITOR
    • Etiqueta: APPLIER

  • Lectura: para que un usuario lea o busque los metadatos del elemento de Drive relacionados con una etiqueta determinada, debe tener los niveles de permiso adecuados:

    • Elemento de Drive: READER
    • Etiqueta: READER
Compartida

Los usuarios que no son administradores pueden crear etiquetas compartidas que otras personas pueden aplicar a los elementos de Drive. Los equipos pueden crear y organizar sus propias etiquetas para usarlas dentro del equipo sin necesidad de un administrador.

Taxonomía de etiquetas

Son los campos de etiquetas configurados actualmente disponibles para los usuarios para la aplicación en los archivos de Drive. También se conoce como esquema de etiquetas.

Ejemplos de taxonomías de etiquetas:

  • Sensibilidad: rojo, naranja, amarillo, verde
  • Estado: No iniciada, Borrador, En revisión, Final
  • Tipo de contenido: Contrato, Documento de diseño, Maqueta
  • Departamento: Marketing, Finanzas, Recursos Humanos, Ventas
Ciclo de vida de las etiquetas

Las etiquetas pasan por un ciclo de vida en el que se crean, publican, actualizan, etc. A medida que una etiqueta pasa por el ciclo de vida, su revisión de etiquetas aumenta. Para obtener más información, consulta Ciclo de vida de las etiquetas.

Revisión de etiquetas

Una instancia de la etiqueta. Cada vez que una etiqueta se crea, se actualiza, se publica o se da de baja, se incrementa la revisión de la etiqueta.

Revisión en borrador
El número de revisión de la instancia actual del borrador de la etiqueta. Puedes realizar varias actualizaciones a una etiqueta, cada una incrementando su número de revisión del borrador sin afectar la revisión publicada. La capacidad de tener borradores de etiquetas te permite probar las actualizaciones de etiquetas antes de publicarlas.
Revisión publicada
Es el número de revisión de la versión publicada de una etiqueta. La etiqueta publicada es la instancia de la etiqueta actualmente disponible para los usuarios.