Tổng quan về API Nhãn Drive

Nhãn là siêu dữ liệu mà bạn xác định để giúp người dùng sắp xếp, tìm và áp dụng chính sách đối với tệp trong Google Drive. API Nhãn Drive là một API RESTful hỗ trợ các quy trình của doanh nghiệp bằng cách đính kèm siêu dữ liệu vào Drive của bạn tệp. Sau đây là một số cách sử dụng phổ biến của API này:

  • Phân loại nội dung để tuân theo chiến lược quản trị thông tin – Tạo một để xác định nội dung hoặc dữ liệu nhạy cảm cần xử lý đặc biệt. Ví dụ: bạn có thể tạo một nhãn có huy hiệu (nhãn có mã màu giá trị lựa chọn) có tiêu đề "Độ nhạy" bằng các giá trị "Bí mật tuyệt mật", "Bí mật", và "Công khai".

  • Áp dụng chính sách cho các mục trong Drive – Tạo nhãn để quản lý Thúc đẩy nội dung trong suốt vòng đời và đảm bảo nội dung đó tuân thủ đối với phương pháp lưu giữ hồ sơ của tổ chức. Ví dụ: sử dụng nhãn để quản lý chính sách mất dữ liệu (DLP), theo đó các tệp có "Độ nhạy" bộ nhãn thành "Tuyệt mật" Không thể tải xuống máy tính.

  • Sắp xếp và tìm tệp – Tạo nhãn để tăng khả năng tìm kiếm tệp nội dung của công ty bằng cách cho phép mọi người trong tổ chức của bạn tìm các mặt hàng dựa trên nhãn và trường của chúng. Ví dụ: ai đó trong tổ chức của bạn có thể sử dụng Các tuỳ chọn tìm kiếm trên Drive để tìm tất cả các hợp đồng đang chờ ký theo ngày cụ thể.

Dưới đây là danh sách các thuật ngữ phổ biến trong API Drive Nhãn:

Nhãn

Siêu dữ liệu có cấu trúc được đặt trong một tệp trên Drive. Người dùng Drive có thể chỉ định nhãn và đặt các giá trị cho trường nhãn cho tệp. Nhãn bao gồm:

Tên nhãn
Tên tài nguyên của nhãn. Mã nhận dạng nhãn chiếm một phần của Tên nhãn. Tuỳ thuộc vào yêu cầu, tên sẽ có dạng: labels/{id} hoặc labels/{id}@{revisionId}. Để biết thêm thông tin, hãy xem Sửa đổi nhãn ở bên dưới.
Mã nhận dạng nhãn
Giá trị nhận dạng duy nhất trên toàn cầu của nhãn. Mã nhận dạng tạo nên một phần của tên nhãn nhưng không giống như tên, tên này nhất quán giữa các bản sửa đổi.

Có 2 kiểu nhãn:

Nhãn có huy hiệu

Nhãn có phần SelectionOptions loại trường có chứa các lựa chọn có thể được mã hoá bằng màu để cho biết tầm quan trọng của chúng. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đặt badgeConfig thông qua Properties của một Choice.

Drive hiển thị màu của tuỳ chọn đã chọn cho mỗi tệp để người dùng hiểu rõ trạng thái, phân loại, v.v. của tệp. Ví dụ: "Bí mật tuyệt mật" cho mục "Độ nhạy" nhãn có huy hiệu có thể hiển thị bằng màu đỏ. Mỗi lần, bạn chỉ có thể có một nhãn được gắn huy hiệu.

Nhãn tiêu chuẩn

Nhãn không chứa hoặc chứa nhiều loại trường. Nhãn tiêu chuẩn có thể có tiêu đề nhãn, chẳng hạn như "Project Moonshot" và cho biết tất cả các tệp liên quan đến dự án. Một nhãn tiêu chuẩn cũng có thể có vài các trường có cấu trúc. Ví dụ: nhãn có tiêu đề "Hợp đồng" có thể chứa các trường dành cho "Công ty" "Ngày đến hạn", "Trạng thái", và "Bên ký kết". Mỗi trường thuộc một loại cụ thể (văn bản, ngày tháng, hoặc người dùng).

Sơ đồ nhãn được gắn huy hiệu.
Hình 1. Nhãn được gắn huy hiệu
Sơ đồ nhãn tiêu chuẩn.
Hình 2. Nhãn tiêu chuẩn
Trường

Thành phần có thể thiết lập, được nhập riêng của nhãn. Một nhãn có thể có 0 hoặc trường khác được liên kết với nó.

Loại trường
Loại dữ liệu của giá trị liên kết với trường. Có thể định cấu hình dưới dạng văn bản, số nguyên, ngày, người dùng hoặc lựa chọn. Nếu bạn định cấu hình trường bằng ListOptions, bạn có thể đặt các trường người dùng và lựa chọn bằng nhiều giá trị. Loại đã chọn sẽ ảnh hưởng đến cả các giá trị hợp lệ áp dụng cho Các mục trên Drive và những lựa chọn cụm từ tìm kiếm có sẵn.
Lựa chọn

Một trong số nhiều tuỳ chọn người dùng có thể chọn trong SelectionOptions .

Loại nhãn

Tất cả các nhãn đều có LabelType. Có 2 loại nhãn:

Quản trị

Để tạo và chỉnh sửa nhãn do quản trị viên sở hữu, bạn phải là một tài khoản quản trị viên bằng Quản lý nhãn đặc quyền.

Quản trị viên có thể chia sẻ nhãn quản trị với bất kỳ người dùng nào để cấp cho người dùng đó quyền khả năng xem và áp dụng chúng cho các mục trên Drive. Sửa đổi hoặc đọc giá trị nhãn trên các mục trong Drive yêu cầu các quyền sau:

  • Sửa đổi – Để người dùng sửa đổi siêu dữ liệu của mục trên Drive liên quan đến một thì người dùng phải có các cấp quyền thích hợp:

    • Mục trên Drive: EDITOR
    • Nhãn: APPLIER

  • Đọc – Để người dùng đọc hoặc tìm siêu dữ liệu của mục trên Drive liên quan đến một nhãn nhất định, thì người dùng phải có các cấp quyền:

    • Mục trên Drive: READER
    • Nhãn: READER
Shared (Dùng chung)

Người dùng không phải là quản trị viên có thể tạo nhãn dùng chung mà những người khác có thể áp dụng vào các mục trên Drive. Các nhóm có thể tạo và sắp xếp nhãn của riêng họ để sử dụng trong nhóm mà không cần quản trị viên.

Phân loại nhãn

Người dùng có thể sử dụng các trường nhãn hiện được định cấu hình để đăng ký Tệp trên Drive. Còn được gọi là giản đồ nhãn.

Ví dụ về dữ liệu phân loại nhãn:

  • Độ nhạy – Đỏ, Cam, Vàng, Xanh lục
  • Trạng thái – Chưa bắt đầu, Bản nháp, Đang xem xét, Hoàn tất
  • Loại nội dung – Hợp đồng, Tài liệu thiết kế, Bản minh hoạ
  • Phòng ban – Tiếp thị, Tài chính, Nhân sự, Bán hàng
Vòng đời của nhãn

Nhãn sẽ trải qua vòng đời được tạo, xuất bản, cập nhật và v.v. Khi một nhãn trải qua vòng đời, việc sửa đổi nhãn sẽ được tăng dần. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Vòng đời của nhãn.

Sửa đổi nhãn

Một phiên bản của nhãn. Bất cứ khi nào một nhãn được tạo, cập nhật, xuất bản hoặc không dùng nữa, thì bản sửa đổi nhãn sẽ tăng lên.

Bản sửa đổi nháp
Số bản sửa đổi của bản nháp hiện tại của nhãn. Bạn có thể cập nhật một số nhãn, mỗi lần cập nhật bản nháp của nhãn mà không ảnh hưởng đến bản sửa đổi đã xuất bản. Có thể nhãn nháp cho phép bạn thử nghiệm nội dung cập nhật về nhãn trước khi xuất bản.
Bản sửa đổi đã xuất bản
Số bản sửa đổi của phiên bản đã xuất bản của một nhãn. Đã xuất bản nhãn là phiên bản của nhãn hiện khả dụng với người dùng.