Descripción general de la API de Etiquetas de Drive

Las etiquetas son metadatos que defines para ayudar a los usuarios a organizar, encontrar y aplicar políticas a archivos en Google Drive. La API de Drive Labels es una API de RESTful que admite procesos empresariales mediante la conexión de metadatos a tus archivos de Drive. Estos son los usos comunes de esta API:

  • Clasifica el contenido para seguir una estrategia de control de la información: crea una etiqueta para identificar el contenido o los datos sensibles que requieren un control especial. Por ejemplo, puedes crear una etiqueta con insignia (una etiqueta con valores de opción codificados por color) titulada “Sensibilidad” con los valores “Secreto absoluto”, “Confidencial” y “Público”.

  • Aplica políticas a elementos en Drive: Crea etiquetas para administrar el contenido de Drive durante todo su ciclo de vida y asegúrate de que cumpla con las prácticas de registro de tu organización. Por ejemplo, usa etiquetas para administrar una política de pérdida de datos (DLP) en la que los archivos con una etiqueta de “Confidencialidad” configurada como “Secreto superior” no se pueden descargar en una computadora.

  • Selecciona y busca archivos: Crea etiquetas para aumentar la capacidad de búsqueda del contenido de tu empresa, ya que permite que los miembros de tu organización encuentren elementos según las etiquetas y sus campos. Por ejemplo, un miembro de tu organización podría usar las opciones de búsqueda de Drive para encontrar todos los contratos a la espera de la firma para una fecha específica.

Esta es una lista de términos comunes que se usan en la API de Drive Labels:

Etiqueta

Metadatos estructurados ubicados en un archivo de Drive Los usuarios de Drive pueden asignar etiquetas y establecer valores de campo de etiqueta para los archivos. Las etiquetas constan de lo siguiente:

Nombre de la etiqueta
Es el nombre del recurso de la etiqueta. El ID de etiqueta forma parte del nombre de la etiqueta. Según la solicitud, el nombre tiene el formato labels/{id} o labels/{id}@{revisionId}. Para obtener más información, consulta Revisión de etiquetas a continuación.
ID de etiqueta
Es un identificador único a nivel global para la etiqueta. El ID constituye parte del nombre de la etiqueta, pero, a diferencia del nombre, es coherente entre revisiones.

Existen 2 estilos de etiquetas:

Etiqueta con distintivo

Una etiqueta con un tipo de campo SelectionOptions que contiene opciones que se pueden codificar por colores para indicar importancia. Para ello, se debe configurar badgeConfig a través de la Properties de un Choice.

Drive muestra el color de la opción elegida para cada archivo, de modo que los usuarios comprendan con claridad el estado, la clasificación, etc., del archivo. Por ejemplo, la opción “Secreto absoluto” para la etiqueta con la insignia “Sensibilidad” podría mostrarse en rojo. Solo puedes tener una etiqueta con insignia a la vez.

Etiqueta estándar

Una etiqueta que contiene cero o más tipos de campo. Una etiqueta estándar puede tener un título, como "Proyecto Moonshot", y también indicar todos los archivos relacionados con el proyecto. Una etiqueta estándar también puede tener varios campos estructurados. Por ejemplo, una etiqueta con el título “Contrato” podría contener los campos “Empresa”, “Fecha límite”, “Estado” y “Firmantes”. Cada campo es de un tipo específico (texto, fecha, selección o usuario).

Diagrama de etiquetas con distintivo.
Figura 1: Etiqueta con distintivo
Diagrama de etiquetas estándar.
Figura 2: Etiqueta estándar
Campo

Un componente individual de tipo y configurable de una etiqueta. Una etiqueta puede tener cero o más campos asociados.

Tipo de campo
Es el tipo de datos del valor asociado con el campo. Se puede configurar como texto, número entero, fecha, usuario o selección. Si configuras el campo con ListOptions, puedes configurar los campos de usuario y selección con varios valores. El tipo elegido afecta los valores válidos aplicables a los elementos de Drive y las opciones de búsqueda disponibles.
Elección

Es una de las varias opciones que un usuario puede elegir dentro de un campo SelectionOptions.

Tipo de etiqueta

Todas las etiquetas incluyen un LabelType. Existen 2 tipos de etiquetas:

Administrador

Para crear y editar etiquetas que son propiedad del administrador, debes ser un administrador de cuenta con el privilegio Administrar etiquetas.

Los administradores pueden compartir etiquetas de administrador con cualquier usuario para otorgarle la capacidad de verlas y aplicarlas a los elementos de Drive. Para modificar o leer los valores de las etiquetas en los elementos de Drive, se requieren los siguientes permisos:

  • Modificación: Para que un usuario modifique los metadatos de un elemento de Drive relacionados con una etiqueta determinada, el usuario debe tener los niveles de permiso adecuados:

    • Elemento de Drive: EDITOR
    • Etiqueta: APPLIER

  • Lectura: Para que un usuario lea o busque metadatos de elementos de Drive relacionados con una etiqueta determinada, debe tener los niveles de permiso adecuados:

    • Elemento de Drive: READER
    • Etiqueta: READER
Compartida

Los usuarios que no son administradores pueden crear etiquetas compartidas que otros pueden aplicar a los elementos de Drive. Los equipos pueden crear y organizar sus propias etiquetas para usarlas dentro del equipo sin necesidad de un administrador.

Taxonomía de etiquetas

Los campos de etiquetas configurados actualmente están disponibles para que los usuarios usen los archivos de Drive de la aplicación. También se conoce como esquema de etiquetas.

Ejemplo de taxonomías de etiquetas:

  • Sensibilidad: rojo, naranja, amarillo, verde
  • Estado: No iniciada, Borrador, En revisión, Final
  • Tipo de contenido: contrato, documento de diseño, maqueta
  • Departamento: Marketing, Finanzas, Recursos Humanos, Ventas
Ciclo de vida de las etiquetas

Las etiquetas pasan por un ciclo de vida en el que se crean, publican, actualizan, etcétera. A medida que una etiqueta pasa por el ciclo de vida, su revisión de etiqueta aumenta. Para obtener más información, consulta Ciclo de vida de las etiquetas.

Revisión de etiquetas

Una instancia de la etiqueta. Cada vez que se crea, actualiza, publica o deja de estar disponible una etiqueta, se incrementa la revisión de la etiqueta.

Revisión de borradores
El número de revisión de la instancia de borrador actual de la etiqueta. Puedes realizar varias actualizaciones en una etiqueta, cada una incrementando su número de revisión en borrador, sin afectar la revisión publicada. La posibilidad de tener etiquetas en borrador te permite probar las actualizaciones de las etiquetas antes de publicarlas.
Revisión publicada
Es el número de revisión de la versión publicada de una etiqueta. La etiqueta publicada es la instancia de la etiqueta que está disponible actualmente para los usuarios.