כל משתמש ביומן Google משויך ליומן ראשי ולכמה יומנים אחרים שגם לו יש גישה אליהם. המשתמשים יכולים ליצור אירועים ולהזמין משתמשים אחרים, כפי שמוצג בתרשים הבא:
בדוגמה הזו מוצגות שתי משתמשים, סוזן א' ו-ויי X. לכל אחד מהם יש יומן ראשי וכמה יומנים משויכים אחרים. בדוגמה מוצגים גם שני אירועים: מצגת סוף השנה ואירוע לצוות מחוץ למשרד.
הנה כמה עובדות שמוצגות בתרשים:
רשימת היומנים של סוזן כוללת את היומן הראשי שלה וגם יומנים של הצוות ושיעורי הצ'לו שלה.
רשימת היומנים של בר כוללת את היומן הראשי שלו וגם את יומן הצוות, יומן למעקב אחר סטטוס והיומן הראשי של ענת.
באירוע מצגת סוף השנה רואים את סוזן המארגנת ואת יפית כמשתתף.
לצוות שנמצא מחוץ לאתר בהוואי יש את יומן הצוות כמארגן (כלומר, האירוע נוצר ביומן הזה) והועתק לסוזן ולוויי כמשתתפים.
המושגים האלה: יומנים, אירועים, משתתפים ועוד מוסברים בצורה מפורטת יותר בקטעים האחרים במדריך: