コーディング レベル: 初級
期間: 10 分
プロジェクト タイプ: カスタム メニューによる自動化
目標
- ソリューションの機能を理解する。
- ソリューション内で Apps Script サービスがどのように機能するかを理解する。
- スクリプトをセットアップします。
- スクリプトを実行します。
このソリューションについて
Google スプレッドシートのデータが自動的にメール テンプレートに入力されます。メールは Gmail アカウントから送信されるため、受信したメールに返信できます。
重要: このメールマージ サンプルには、Google サービスの割り当てに記載されているメールの上限が適用されます。

仕組み
スプレッドシート スプレッドシートのデータに対応するプレースホルダを含む Gmail の下書きテンプレートを作成します。シートの各列ヘッダーはプレースホルダ タグを表します。スクリプトは、スプレッドシートから各プレースホルダの情報をメールの下書き内の対応するプレースホルダ タグの場所に送信します。
Apps Script サービス
このソリューションでは、次のサービスを使用します。
Prerequisites
このサンプルを使用するには、次の前提条件が必要です。
- Google アカウント(Google Workspace アカウントでは管理者の承認が必要になることがあります)。
- インターネットにアクセスできるウェブブラウザ
スクリプトを設定する
Apps Script プロジェクトを作成する
- 次のボタンをクリックして、Gmail/Sheets Mail Merge のサンプル スプレッドシートのコピーを作成します。このソリューションの Apps Script プロジェクトは、スプレッドシートに添付されます。
コピーを作成
- コピーしたスプレッドシートで、[受信者] 列をメールの統合に使用するメールアドレスに更新します。
- (省略可)列を追加、編集、削除して、メール テンプレートに含めるデータをカスタマイズします。
[受信者] 列または [メールを送信済み] 列の名前を変更した場合は、Apps Script プロジェクトで対応するコードを更新する必要があります。スプレッドシートから Apps Script プロジェクトを開くには、[拡張機能] > [Apps Script] をクリックします。
メール テンプレートを作成する
- Gmail アカウントでメールの下書きを作成します。スプレッドシートのデータをメールに含めるには、中かっこで囲まれた列名に対応するプレースホルダを使用します(例:
{{First name}}
)。
- メール内のテキストを書式設定する場合は、プレースホルダの角かっこも書式設定する必要があります。
- プレースホルダは大文字と小文字が区別され、列見出しと正確に一致する必要があります。
- メールの下書きの件名をコピーする。
スクリプトを実行する
- スプレッドシートで [Mail Merge] > [Send Emails] の順にクリックします。このカスタム メニューを表示するには、ページの更新が必要になる場合があります。
プロンプトが表示されたら、スクリプトを承認します。
OAuth 同意画面に [このアプリは確認されていません] という警告が表示された場合は、[詳細設定] > [{プロジェクト名}(安全でない)に移動] を選択します。
[Mail Merge] > [Send Emails] をもう一度クリックします。
メール テンプレートの件名を貼り付け、[OK] をクリックします。
シートにフィルタを適用しても、スクリプトで絞り込まれた参加者には引き続きメールが送信されますが、タイムスタンプは追加されません。
コードを確認する
このソリューションの Apps Script コードを確認するには、下の [ソースコードを表示] をクリックします。
ソースコードを表示
Code.gs
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/mail-merge
/*
Copyright 2022 Martin Hawksey
Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at
https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/
/**
* @OnlyCurrentDoc
*/
/**
* Change these to match the column names you are using for email
* recipient addresses and email sent column.
*/
const RECIPIENT_COL = "Recipient";
const EMAIL_SENT_COL = "Email Sent";
/**
* Creates the menu item "Mail Merge" for user to run scripts on drop-down.
*/
function onOpen() {
const ui = SpreadsheetApp.getUi();
ui.createMenu('Mail Merge')
.addItem('Send Emails', 'sendEmails')
.addToUi();
}
/**
* Sends emails from sheet data.
* @param {string} subjectLine (optional) for the email draft message
* @param {Sheet} sheet to read data from
*/
function sendEmails(subjectLine, sheet=SpreadsheetApp.getActiveSheet()) {
// option to skip browser prompt if you want to use this code in other projects
if (!subjectLine){
subjectLine = Browser.inputBox("Mail Merge",
"Type or copy/paste the subject line of the Gmail " +
"draft message you would like to mail merge with:",
Browser.Buttons.OK_CANCEL);
if (subjectLine === "cancel" || subjectLine == ""){
// If no subject line, finishes up
return;
}
}
// Gets the draft Gmail message to use as a template
const emailTemplate = getGmailTemplateFromDrafts_(subjectLine);
// Gets the data from the passed sheet
const dataRange = sheet.getDataRange();
// Fetches displayed values for each row in the Range HT Andrew Roberts
// https://mashe.hawksey.info/2020/04/a-bulk-email-mail-merge-with-gmail-and-google-sheets-solution-evolution-using-v8/#comment-187490
// @see https://developers.google.com/apps-script/reference/spreadsheet/range#getdisplayvalues
const data = dataRange.getDisplayValues();
// Assumes row 1 contains our column headings
const heads = data.shift();
// Gets the index of the column named 'Email Status' (Assumes header names are unique)
// @see http://ramblings.mcpher.com/Home/excelquirks/gooscript/arrayfunctions
const emailSentColIdx = heads.indexOf(EMAIL_SENT_COL);
// Converts 2d array into an object array
// See https://stackoverflow.com/a/22917499/1027723
// For a pretty version, see https://mashe.hawksey.info/?p=17869/#comment-184945
const obj = data.map(r => (heads.reduce((o, k, i) => (o[k] = r[i] || '', o), {})));
// Creates an array to record sent emails
const out = [];
// Loops through all the rows of data
obj.forEach(function(row, rowIdx){
// Only sends emails if email_sent cell is blank and not hidden by a filter
if (row[EMAIL_SENT_COL] == ''){
try {
const msgObj = fillInTemplateFromObject_(emailTemplate.message, row);
// See https://developers.google.com/apps-script/reference/gmail/gmail-app#sendEmail(String,String,String,Object)
// If you need to send emails with unicode/emoji characters change GmailApp for MailApp
// Uncomment advanced parameters as needed (see docs for limitations)
GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
htmlBody: msgObj.html,
// bcc: 'a.bbc@email.com',
// cc: 'a.cc@email.com',
// from: 'an.alias@email.com',
// name: 'name of the sender',
// replyTo: 'a.reply@email.com',
// noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
attachments: emailTemplate.attachments,
inlineImages: emailTemplate.inlineImages
});
// Edits cell to record email sent date
out.push([new Date()]);
} catch(e) {
// modify cell to record error
out.push([e.message]);
}
} else {
out.push([row[EMAIL_SENT_COL]]);
}
});
// Updates the sheet with new data
sheet.getRange(2, emailSentColIdx+1, out.length).setValues(out);
/**
* Get a Gmail draft message by matching the subject line.
* @param {string} subject_line to search for draft message
* @return {object} containing the subject, plain and html message body and attachments
*/
function getGmailTemplateFromDrafts_(subject_line){
try {
// get drafts
const drafts = GmailApp.getDrafts();
// filter the drafts that match subject line
const draft = drafts.filter(subjectFilter_(subject_line))[0];
// get the message object
const msg = draft.getMessage();
// Handles inline images and attachments so they can be included in the merge
// Based on https://stackoverflow.com/a/65813881/1027723
// Gets all attachments and inline image attachments
const allInlineImages = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: true,includeAttachments:false});
const attachments = draft.getMessage().getAttachments({includeInlineImages: false});
const htmlBody = msg.getBody();
// Creates an inline image object with the image name as key
// (can't rely on image index as array based on insert order)
const img_obj = allInlineImages.reduce((obj, i) => (obj[i.getName()] = i, obj) ,{});
//Regexp searches for all img string positions with cid
const imgexp = RegExp('<img.*?src="cid:(.*?)".*?alt="(.*?)"[^\>]+>', 'g');
const matches = [...htmlBody.matchAll(imgexp)];
//Initiates the allInlineImages object
const inlineImagesObj = {};
// built an inlineImagesObj from inline image matches
matches.forEach(match => inlineImagesObj[match[1]] = img_obj[match[2]]);
return {message: {subject: subject_line, text: msg.getPlainBody(), html:htmlBody},
attachments: attachments, inlineImages: inlineImagesObj };
} catch(e) {
throw new Error("Oops - can't find Gmail draft");
}
/**
* Filter draft objects with the matching subject linemessage by matching the subject line.
* @param {string} subject_line to search for draft message
* @return {object} GmailDraft object
*/
function subjectFilter_(subject_line){
return function(element) {
if (element.getMessage().getSubject() === subject_line) {
return element;
}
}
}
}
/**
* Fill template string with data object
* @see https://stackoverflow.com/a/378000/1027723
* @param {string} template string containing {{}} markers which are replaced with data
* @param {object} data object used to replace {{}} markers
* @return {object} message replaced with data
*/
function fillInTemplateFromObject_(template, data) {
// We have two templates one for plain text and the html body
// Stringifing the object means we can do a global replace
let template_string = JSON.stringify(template);
// Token replacement
template_string = template_string.replace(/{{[^{}]+}}/g, key => {
return escapeData_(data[key.replace(/[{}]+/g, "")] || "");
});
return JSON.parse(template_string);
}
/**
* Escape cell data to make JSON safe
* @see https://stackoverflow.com/a/9204218/1027723
* @param {string} str to escape JSON special characters from
* @return {string} escaped string
*/
function escapeData_(str) {
return str
.replace(/[\\]/g, '\\\\')
.replace(/[\"]/g, '\\\"')
.replace(/[\/]/g, '\\/')
.replace(/[\b]/g, '\\b')
.replace(/[\f]/g, '\\f')
.replace(/[\n]/g, '\\n')
.replace(/[\r]/g, '\\r')
.replace(/[\t]/g, '\\t');
};
}
改造
メールへの統合は、必要に応じて何度でも編集できます。
以下に、ソースコードに任意で加える変更をいくつか示します。
Bcc、Cc、ReplyTo、From メール パラメータを追加する
サンプルコードには他にも多数のパラメータが含まれており、現在コメントアウトされています。このパラメータにより、メールの送信元のアカウント名や、メールアドレスへの返信、Bcc や Cc のメールアドレスを制御できます。
追加する各パラメータの前にスラッシュ(//
)を削除して、追加するパラメータを有効にします。
次のサンプルは、ほとんどのメール パラメータを有効にする sendEmails
関数からの抜粋です。
GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
htmlBody: msgObj.html,
bcc: 'bcc@example.com',
cc: 'cc@example.com',
from: 'from.alias@example.com',
name: 'name of the sender',
replyTo: 'reply@example.com',
// noReply: true, // if the email should be sent from a generic no-reply email address (not available to gmail.com users)
上記の例では、replyTo
パラメータが設定されているため、noReply
パラメータはコメントアウトされます。
メールに Unicode 文字を含める
メールに絵文字などの Unicode 文字を含める場合は、Gmail サービスの代わりにメールサービスを使用するようにコードを更新する必要があります。
サンプルコードで次の行を更新します。
GmailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
この行を次のコードに置き換えます。
MailApp.sendEmail(row[RECIPIENT_COL], msgObj.subject, msgObj.text, {
作成・変更者
このサンプルは、Edinburgh Futures Institute のラーニング デザインおよびテクノロジー リード、Martin Hawksey、ブロガー、Google Developer Expert によって作成されました。
このサンプルは、Google Developer Expert の協力のもと Google で保守されています。
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