สร้างการลงชื่อสมัครใช้สำหรับเซสชันต่างๆ ในการประชุม

ระดับการเขียนโค้ด: ระดับเริ่มต้น
ระยะเวลา: 5 นาที
ประเภทโปรเจ็กต์: การทํางานอัตโนมัติด้วยเมนูที่กําหนดเอง และ ทริกเกอร์ที่ขับเคลื่อนด้วยเหตุการณ์

วัตถุประสงค์

  • ทำความเข้าใจสิ่งที่โซลูชันทำ
  • ทำความเข้าใจสิ่งที่บริการ Apps Script ทําภายใน โซลูชัน
  • ตั้งค่าสคริปต์
  • เรียกใช้สคริปต์

เกี่ยวกับโซลูชันนี้

สร้างระบบการลงทะเบียนกิจกรรมตั้งแต่ต้นจนจบ หากคุณมีกิจกรรม ที่กำลังจะมาถึง เช่น การประชุม คุณสามารถตั้งค่าปฏิทินใหม่สำหรับการประชุม สร้างแบบฟอร์มลงชื่อสมัครเข้าร่วม และส่งอีเมลถึงผู้เข้าร่วมที่ปรับเปลี่ยนในแบบของคุณโดยอัตโนมัติ แผนการเดินทาง

ข้อมูลจากชีตที่โอนไปยังฟอร์มและปฏิทิน

วิธีการทำงาน

โซลูชันนี้ใช้เมนูที่กำหนดเองใน Google ชีตเพื่อ ระบบการลงทะเบียนกิจกรรม สคริปต์สร้างปฏิทินที่มีการประชุม กิจกรรมที่แสดงในสเปรดชีตของชีต จากนั้น สคริปต์จะสร้าง แบบฟอร์มที่มีรายการกิจกรรมที่ผู้เข้าร่วมลงชื่อเข้าร่วมได้ หลังผู้เข้าร่วม กรอกแบบฟอร์ม สคริปต์จะเพิ่มผู้เข้าร่วมไปยังกิจกรรมในปฏิทินและ ส่งอีเมลแผนการเดินทางไปให้ผู้ใช้

บริการ Apps Script

โซลูชันนี้ใช้บริการต่อไปนี้

  • บริการสเปรดชีต - มีตัวเลือก ข้อมูลเหตุการณ์ไปยังบริการอื่นๆ
  • บริการปฏิทิน - สร้าง ปฏิทินใหม่สำหรับกิจกรรม เพิ่มกิจกรรมในปฏิทิน และเพิ่มผู้เข้าร่วม กิจกรรมที่ตนลงชื่อสมัครใช้
  • บริการพร็อพเพอร์ตี้ - จัดเก็บ รหัสของปฏิทินที่สร้างโดยบริการปฏิทิน เมื่อผู้ใช้ คลิกตั้งค่าการประชุมจากเมนูการประชุมที่กำหนดเอง บริการพร็อพเพอร์ตี้จะตรวจสอบว่าระบบการลงทะเบียนเหตุการณ์มี ตั้งค่าโดยตรวจสอบว่ามีพร็อพเพอร์ตี้รหัสปฏิทินหรือไม่ การทำเช่นนี้มีประโยชน์ หลีกเลี่ยงการสร้างแบบฟอร์มและปฏิทินที่ซ้ำกัน
  • Forms service - สร้างแบบฟอร์ม จากข้อมูลในสเปรดชีต ซึ่งให้ผู้เข้าร่วมลงชื่อสมัครใช้ เซสชัน
  • บริการสคริปต์ - สร้างทริกเกอร์ที่เริ่มทำงาน เมื่อผู้เข้าร่วมกรอกแบบฟอร์ม
  • บริการเอกสาร - รับเหตุการณ์ ข้อมูลกิจกรรมที่ผู้เข้าร่วมลงชื่อเข้าร่วม และเพิ่มรายการ เหตุการณ์ในเอกสารใหม่ สคริปต์จะให้สิทธิ์ผู้เข้าร่วมในการแก้ไข เอกสาร
  • บริการอีเมล - ส่งเอกสารแผนการเดินทางทางอีเมลให้ ผู้เข้าร่วม

ข้อกำหนดเบื้องต้น

หากต้องการใช้ตัวอย่างนี้ คุณต้องมีข้อกำหนดเบื้องต้นต่อไปนี้

  • บัญชี Google (บัญชี Google Workspace อาจ ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบ)
  • เว็บเบราว์เซอร์ที่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต

ตั้งค่าสคริปต์

  1. คลิกปุ่มต่อไปนี้เพื่อทำสำเนาสร้างการลงชื่อสมัครใช้ ในการประชุม ตัวอย่างสเปรดชีต Apps Script โปรเจ็กต์สำหรับโซลูชันนี้แนบอยู่กับสเปรดชีต
    ทำสำเนา
  2. คลิกการประชุม > ตั้งค่า การประชุม คุณอาจต้องรีเฟรชหน้าเว็บเพื่อใช้เมนูที่กำหนดเองนี้เพื่อ ปรากฏขึ้น
  3. เมื่อมีข้อความแจ้ง ให้ให้สิทธิ์สคริปต์ หากหน้าจอขอความยินยอม OAuth แสดงคำเตือน แสดงว่าแอปนี้ยังไม่ได้รับการยืนยัน ดำเนินการต่อโดยเลือกขั้นสูง > ไปที่ {Project Name} (ไม่ปลอดภัย)

  4. คลิกการประชุม > ตั้งค่า การประชุมอีกครั้ง

เรียกใช้สคริปต์

  1. คลิกเครื่องมือ > จัดการแบบฟอร์ม > ไปที่แบบฟอร์มแบบเรียลไทม์
  2. กรอกข้อมูลและส่งแบบฟอร์ม
  3. ไปที่ calendar.google.com
  4. ตรวจสอบว่าได้เลือกช่องข้างปฏิทินการประชุมทางด้านซ้ายแล้ว
  5. ไปที่วันที่ของกิจกรรมที่คุณลงชื่อสมัครใช้และยืนยันว่าคุณได้รับการเข้าร่วมแล้ว ในฐานะผู้เข้าร่วม

(ไม่บังคับ) รีเซ็ตโซลูชัน

หากต้องการลองใช้โซลูชันนี้อีกครั้ง หรือปรับแต่งเพื่อใช้ ข้อมูลเหตุการณ์ของตัวเอง คุณจะต้องรีเซ็ตบางรายการที่ตั้งไว้ เมื่อเรียกใช้สคริปต์ครั้งแรก หากต้องการดูขั้นตอนในการรีเซ็ตโซลูชัน ให้คลิก รีเซ็ตโซลูชันด้านล่าง

รีเซ็ตโซลูชัน

ขั้นตอนที่ 1: รีเซ็ตพร็อพเพอร์ตี้ของสคริปต์ที่จัดเก็บไว้

หากคุณพยายามเรียกใช้สคริปต์มากกว่าหนึ่งครั้ง คุณจะได้รับข้อความแจ้งด้วย ของการประชุมนี้ได้รับการตั้งค่าแล้ว หาแบบฟอร์มลงชื่อสมัครใช้ใน Google ไดรฟ์ได้เลย เนื่องจากเมื่อสร้างปฏิทินการประชุมแล้ว ระบบจะใส่รหัสปฏิทิน จะจัดเก็บเป็นพร็อพเพอร์ตี้ของสคริปต์ เมื่อสคริปต์ทำงาน จะตรวจสอบว่า มีพร็อพเพอร์ตี้รหัสปฏิทินอยู่แล้ว และจะหยุดทํางานหากมีข้อมูลดังกล่าว

ทําตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อนําพร็อพเพอร์ตี้รหัสปฏิทินที่มีอยู่ออก

  1. คลิกส่วนขยายในสเปรดชีต > Apps Script
  2. ในเครื่องมือแก้ไข Apps Script ให้เลือก resetProperties จาก รายการฟังก์ชันแบบเลื่อนลง แล้วคลิกเรียกใช้

ขั้นตอนที่ 2: ลบปฏิทินการประชุม

ทุกครั้งที่สคริปต์ทำงาน สคริปต์จะสร้างปฏิทินใหม่ หากคุณไม่ต้องการ เก็บปฏิทินเดิมที่สร้างไว้ได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. ไปที่ calendar.google.com
  2. คลิกตัวเลือกสำหรับปฏิทินการประชุมถัดจากปฏิทินการประชุม > การตั้งค่าและการแชร์
  3. เลื่อนไปที่ด้านล่างของการตั้งค่าแล้วคลิกลบ

ขั้นตอนที่ 3: ลบทริกเกอร์การส่งแบบฟอร์ม

สคริปต์จะสร้างทริกเกอร์สำหรับการส่งแบบฟอร์มทุกครั้งที่คุณเรียกใช้ ถึง หลีกเลี่ยงทริกเกอร์หลายรายการที่ทำให้เกิดอีเมลที่ซ้ำกัน ให้ลบทริกเกอร์เดิมออก ทริกเกอร์ โปรดทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. คลิกส่วนขยายในสเปรดชีต > Apps Script
  2. คลิกทริกเกอร์ทางด้านซ้ายในโปรเจ็กต์ Apps Script
  3. คลิกเพิ่มเติม ข้างทริกเกอร์ > ลบทริกเกอร์

ทุกครั้งที่คุณเรียกใช้สคริปต์ สคริปต์จะสร้างแบบฟอร์มใหม่ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อ ยกเลิกการเชื่อมโยงแบบฟอร์มจากสเปรดชีตของคุณและลบฟอร์ม โดยทำดังนี้

  1. คลิกขวาที่ชีตคำตอบของแบบฟอร์มในสเปรดชีต แล้วคลิก ยกเลิกการลิงก์แบบฟอร์ม > ตกลง
  2. คลิกขวาที่ชีตคำตอบแบบฟอร์มอีกครั้ง แล้วคลิกลบ > ตกลง
  3. ไปที่ forms.google.com
  4. คลิกขวาที่แบบฟอร์มการประชุม แล้วคลิกนำออก > ย้ายไปที่ถังขยะ

เมื่อรีเซ็ตโซลูชันแล้ว คุณสามารถเพิ่มข้อมูลของคุณเอง หรือไปยัง ใช้ข้อมูลตัวอย่าง และเรียกใช้สคริปต์อีกครั้ง

ตรวจสอบโค้ด

หากต้องการตรวจสอบโค้ด Apps Script สำหรับโซลูชันนี้ ให้คลิก ดูซอร์สโค้ดด้านล่าง

ดูซอร์สโค้ด

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

ผู้ร่วมให้ข้อมูล

ตัวอย่างนี้ดูแลโดย Google ด้วยความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญของ Google Developer

ขั้นตอนถัดไป