Tóm tắt dữ liệu từ nhiều trang tính

Cấp độ lập trình: Sơ cấp
Thời lượng: 5 phút
Loại dự án: Hàm tuỳ chỉnh

Mục tiêu

  • Hiểu rõ chức năng của giải pháp.
  • Hiểu rõ chức năng của các dịch vụ Apps Script trong giải pháp.
  • Thiết lập tập lệnh.
  • Chạy tập lệnh.

Giới thiệu về giải pháp này

Nếu có dữ liệu có cấu trúc tương tự trên nhiều trang tính trong một bảng tính, chẳng hạn như các chỉ số hỗ trợ khách hàng cho các thành viên trong nhóm, thì bạn có thể sử dụng hàm tuỳ chỉnh này để tạo bản tóm tắt cho từng trang tính. Giải pháp này tập trung vào các phiếu yêu cầu hỗ trợ khách hàng, nhưng bạn có thể tuỳ chỉnh giải pháp cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Bảng tóm tắt do hàm getSheetsData tạo, cho biết số lượng vé theo trạng thái.

Cách hoạt động

Hàm tuỳ chỉnh có tên là getSheetsData() sẽ tóm tắt dữ liệu từ mỗi trang tính trong bảng tính dựa trên cột Trạng thái của trang tính. Tập lệnh sẽ bỏ qua những trang tính không được đưa vào quá trình tổng hợp, chẳng hạn như trang tính ReadMeSummary.

Dịch vụ Apps Script

Giải pháp này sử dụng dịch vụ sau:

  • Dịch vụ Trang tính – Lấy các trang tính cần tóm tắt và đếm số lượng mục khớp với một chuỗi được chỉ định. Sau đó, tập lệnh sẽ thêm thông tin đã tính toán vào một dải ô tương ứng với vị trí gọi hàm tuỳ chỉnh trong bảng tính.

Điều kiện tiên quyết

Để sử dụng mẫu này, bạn cần đáp ứng các điều kiện tiên quyết sau:

  • Tài khoản Google (tài khoản Google Workspace có thể cần được quản trị viên phê duyệt).
  • Một trình duyệt web có quyền truy cập vào Internet.

Thiết lập tập lệnh

Để tạo bản sao của bảng tính Summarize spreadsheet data custom function (Hàm tuỳ chỉnh tóm tắt dữ liệu bảng tính), hãy nhấp vào nút sau:

Tạo bản sao

Dự án Apps Script cho giải pháp này được đính kèm vào bảng tính.

Chạy tập lệnh

  1. Trong bảng tính đã sao chép, hãy chuyển đến trang tính Summary (Tóm tắt).
  2. Nhấp vào ô A4. Hàm getSheetsData() nằm trong ô này.
  3. Chuyển đến một trong các trang tính của chủ sở hữu rồi cập nhật hoặc thêm dữ liệu vào trang tính đó. Bạn có thể thử một số thao tác sau:
    • Thêm một hàng mới có thông tin mẫu về phiếu yêu cầu.
    • Trong cột Trạng thái, hãy thay đổi trạng thái của một phiếu yêu cầu hiện có.
    • Thay đổi vị trí của cột Trạng thái. Ví dụ: trong trang tính Owner1 , hãy di chuyển cột Trạng thái từ cột C sang cột D.
  4. Chuyển đến trang tính Summary (Tóm tắt) rồi xem lại bảng tóm tắt đã cập nhật mà getSheetsData() tạo từ ô A4. Bạn có thể cần đánh dấu vào hộp kiểm ở hàng 10 để làm mới kết quả được lưu vào bộ nhớ đệm của hàm tuỳ chỉnh. Google lưu vào bộ nhớ đệm các hàm tuỳ chỉnh để tối ưu hoá hiệu suất.
    • Nếu bạn đã thêm hoặc cập nhật các hàng, thì tập lệnh sẽ cập nhật số lượng phiếu yêu cầu và trạng thái.
    • Nếu bạn di chuyển vị trí của cột Trạng thái, thì tập lệnh vẫn hoạt động như dự kiến với chỉ mục cột mới.

Xem lại mã

Để xem lại mã Apps Script cho giải pháp này, hãy nhấp vào Xem mã nguồn:

Xem mã nguồn

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 *
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheets = ss.getSheets();
  const outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (const s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    const sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) {
      continue;
    }
    // Gets sheets data.
    const values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    const headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    const columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    const columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0, 1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    const owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    const taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    const completeCnt = filterByPosition(
      values,
      "Complete",
      columnStatus,
    ).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    const inProgressCnt = filterByPosition(
      values,
      "In-Progress",
      columnStatus,
    ).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    const scheduledCnt = filterByPosition(
      values,
      "Scheduled",
      columnStatus,
    ).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    const overdueCnt = filterByPosition(values, "Overdue", columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([
      owner,
      taskCnt,
      completeCnt,
      inProgressCnt,
      scheduledCnt,
      overdueCnt,
      sheetNm,
    ]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter((innerArray) => innerArray[position] === find);
}

Sửa đổi

Bạn có thể chỉnh sửa hàm tuỳ chỉnh theo ý muốn để phù hợp với nhu cầu của mình. Để xem một phần bổ sung không bắt buộc nhằm làm mới kết quả của hàm tuỳ chỉnh theo cách thủ công, hãy nhấp vào Làm mới kết quả được lưu vào bộ nhớ đệm:

Làm mới kết quả được lưu vào bộ nhớ đệm

Không giống như các hàm tích hợp, Google lưu vào bộ nhớ đệm các hàm tuỳ chỉnh để tối ưu hoá hiệu suất. Điều này có nghĩa là nếu bạn thay đổi một nội dung trong hàm tuỳ chỉnh, chẳng hạn như một giá trị đang được tính toán, thì hệ thống có thể không buộc cập nhật ngay lập tức. Để làm mới kết quả của hàm theo cách thủ công, hãy làm theo các bước sau:

  1. Thêm một hộp kiểm vào một ô trống bằng cách nhấp vào Chèn > Hộp kiểm.
  2. Thêm ô có hộp kiểm làm tham số của hàm tuỳ chỉnh, ví dụ: getSheetsData(B11).
  3. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu vào hộp kiểm để làm mới kết quả của hàm tuỳ chỉnh.

Người đóng góp

Mẫu này do Google duy trì với sự trợ giúp của các Chuyên gia về Google Developers.

Các bước tiếp theo