Tworzenie rejestracji na sesje podczas konferencji

Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 5 minut
Typ projektu: automatyzacja z menu niestandardowym oraz regułę opartą na zdarzeniach,

Cele

  • Dowiedz się, do czego służy dane rozwiązanie.
  • Dowiedz się, jak działają usługi Apps Script w rozwiązanie.
  • Skonfiguruj skrypt.
  • Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

Utworzenie kompleksowego systemu rejestracji wydarzeń. Jeśli masz wydarzenie nadchodzących, np. konferencji, możesz skonfigurować nowy kalendarz dla konferencji sesji, utwórz formularz rejestracyjny i automatycznie wyślij do uczestników spersonalizowane e-maile w planach podróży.

Informacje z Arkuszy przenoszone do Formularzy i Kalendarza

Jak to działa

To rozwiązanie korzysta z niestandardowego menu w Arkuszach Google do implementacji automatycznego systemu rejestracji wydarzeń. Skrypt utworzy kalendarz z konferencją. zdarzeń wymienionych w arkuszu kalkulacyjnym Arkuszy. Następnie skrypt tworzy formularz z listą wydarzeń, na które uczestnicy mogą się zarejestrować. Po uczestnikach wypełni formularz, skrypt doda uczestników do wydarzeń w kalendarzu, i wysyłać im e-mailem plany podróży.

Usługi Apps Script

To rozwiązanie korzysta z następujących usług:

  • Arkusz kalkulacyjny – umożliwia informacji o zdarzeniach do innych usług.
  • Kalendarz usługi – tworzy nowy kalendarz dla wydarzenia, dodanie wydarzeń do kalendarza oraz dodanie uczestników w wydarzeniach, na które się rejestrują.
  • Usługa właściwości – przechowuje Identyfikator kalendarza utworzonego przez usługę Kalendarz. Gdy użytkownik w niestandardowym menu Konferencja kliknij Skonfiguruj konferencję. Usługa właściwości sprawdza, czy system rejestracji zdarzeń został skonfigurowany, sprawdzając, czy jest dostępna właściwość identyfikatora kalendarza. Pomaga to uniknąć tworzenia duplikatów formularzy i kalendarzy.
  • Forms service (Usługa Formularzy) – tworzy formularz; z informacjami w arkuszu kalkulacyjnym, które umożliwiają uczestnikom rejestrowanie się sesji.
  • Usługa skryptu – tworzy uruchamiany aktywator. gdy uczestnik wypełni formularz.
  • Usługa dokumentów – pobiera zdarzenie. informacje o wydarzeniach, na które rejestruje się uczestnik, oraz dodaje listę do nowego dokumentu. Skrypt przyznaje uczestnikowi uprawnienia do edycji dokument.
  • Usługa pocztowa – wysyła dokument planu podróży e-mailem na adres uczestnik.

Wymagania wstępne

Aby korzystać z tego przykładu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

  • Konto Google (konta Google Workspace mogą wymagają zatwierdzenia przez administratora).
  • Przeglądarka z dostępem do internetu.

Konfigurowanie skryptu

  1. Kliknij ten przycisk, aby utworzyć kopię pola Utwórz rejestrację w usłudze podczas konferencji przykładowego arkusza kalkulacyjnego. Apps Script projektu przeznaczonego dla tego rozwiązania jest załączony do arkusza kalkulacyjnego.
    Utwórz kopię
  2. Kliknij Konferencja > Skonfiguruj. rozmowy wideo. Może być konieczne odświeżenie strony, aby wyświetlić to menu niestandardowe .
  3. Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt. Jeśli na ekranie zgody OAuth pojawi się ostrzeżenie Ta aplikacja nie jest zweryfikowana, wybierz Zaawansowane > Otwórz projekt {Project Name} (niebezpieczny).

  4. Kliknij Konferencja > Skonfiguruj. rozmowy wideo.

Uruchamianie skryptu

  1. Kliknij Narzędzia > Zarządzaj formularzem. > Otwórz formularz online.
  2. Wypełnij i prześlij formularz.
  3. Wejdź na calendar.google.com.
  4. Upewnij się, że po lewej stronie zaznaczone jest pole Kalendarz konferencji.
  5. Przejdź do dat wydarzeń, na które się zarejestrowałeś, i potwierdź, że Cię dodano jako uczestnik.

(Opcjonalnie) Resetowanie rozwiązania

Jeśli chcesz ponownie wypróbować to rozwiązanie lub dostosować je do użycia własne informacje o wydarzeniu, musisz zresetować niektóre skonfigurowane elementy. podczas pierwszego uruchomienia skryptu. Aby wyświetlić kroki potrzebne do zresetowania rozwiązania, kliknij Zresetuj rozwiązanie poniżej:

Zresetuj rozwiązanie

Krok 1. Zresetuj właściwości zapisanego skryptu

Jeśli spróbujesz uruchomić skrypt więcej niż raz, wyświetli się monit Twój Rozmowa wideo jest już skonfigurowana. Formularz rejestracyjny znajdziesz na Dysku Google. Dzieje się tak, ponieważ po utworzeniu kalendarza konferencji identyfikator kalendarza jest przechowywana jako właściwość skryptu. Po uruchomieniu skrypt sprawdza, czy Właściwość calendar ID już istnieje i przestanie działać.

Aby usunąć dotychczasową właściwość identyfikatora kalendarza, wykonaj te czynności:

  1. W arkuszu kalkulacyjnym kliknij Rozszerzenia. > Apps Script.
  2. W edytorze Apps Script wybierz resetProperties listę funkcji i kliknij Uruchom.

Krok 2. Usuń kalendarz konferencji

Przy każdym uruchomieniu skrypt tworzy nowy kalendarz. Jeśli nie chcesz zachować pierwotny kalendarz, który został utworzony, wykonaj te czynności:

  1. Wejdź na calendar.google.com.
  2. Obok pozycji Kalendarz konferencji kliknij Opcje kalendarza konferencji. > Ustawienia i udostępnianie.
  3. Przewiń do dołu ustawień i kliknij Usuń.

Krok 3. Usuń regułę przesyłania formularza

Przy każdym uruchomieniu skrypt tworzy aktywator do przesłania formularza. Do unikaj wielu czynników powodujących zduplikowanie e-maili, usuń oryginalne wiadomości . Aby to zrobić:

  1. W arkuszu kalkulacyjnym kliknij Rozszerzenia. > Apps Script.
  2. W projekcie Apps Script po lewej stronie kliknij Wyzwalacze.
  3. Obok reguły kliknij Więcej . > Usuń aktywator.

Każde uruchomienie skryptu powoduje utworzenie nowego formularza. Wykonaj te czynności, aby odłącz formularz od arkusza kalkulacyjnego i usuń go:

  1. W arkuszu kalkulacyjnym kliknij prawym przyciskiem myszy arkusz Odpowiedzi na formularz, a następnie kliknij Odłącz formularz > OK.
  2. Ponownie kliknij prawym przyciskiem myszy arkusz Odpowiedzi na formularz i kliknij Usuń. > OK.
  3. Wejdź na forms.google.com.
  4. Kliknij prawym przyciskiem myszy Formularz rozmowy wideo, a następnie Usuń. > Przenieś do kosza.

Po zresetowaniu rozwiązania możesz dodać własne dane lub przejść do użyj przykładowych danych i ponownie uruchom skrypt.

Sprawdź kod

Aby przejrzeć kod Apps Script dla tego rozwiązania, kliknij Wyświetl kod źródłowy poniżej:

Pokaż kod źródłowy

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Współtwórcy

Ta próbka jest rozwijana przez Google z pomocą ekspertów Google Developers.

Dalsze kroki