החזקות שומרות נתונים ללא הגבלת זמן כדי לעמוד בחובות משפטיות או בחובות שמירה. בדרך כלל, מעמידים משתמש אחד או יותר בהמתנה כדי לוודא שאי אפשר למחוק נתונים שרלוונטיים לנושא מסוים עד שהנושא הזה כבר לא פעיל.
אם משתמש שכפוף להחזקה מוחק נתונים בהחזקה, הנתונים מוסרים מהתצוגה של המשתמש, אבל הם נשמרים ב-Google Vault. כל עוד ההחזקה לצורך משפטי בתוקף, אדמינים ב-Vault יכולים לחפש את הנתונים האלה ולייצא אותם.
השעיות כוללות את הרכיבים הבאים:
- שירות. האפליקציה שאחראית על הנתונים שצריך להחזיק. אפשר להגדיר את השירות ל-Mail, ל-Drive או לקבוצות.
- היקף הרשאות. הישויות שנכללות בהקפאה. ההיקף יכול להיות מוגדר לחשבון משתמש אחד או יותר, או ליחידה ארגונית (OU).
- אפשרויות נוספות (אופציונלי). הפרטים הספציפיים (שאילתות חיפוש או אפשרויות הגדרה) שמשמשים לצמצום הנתונים שייכללו בהיקף המוגדר. האפשרויות כוללות:
- דואר, קבוצות: שאילתת חיפוש לצמצום ההקפאה
- Drive: כוללים את תיקיות האחסון השיתופי בהקפאה
כדי לעבוד עם משאבים ב-Vault, לחשבון צריכות להיות הרשאות Vault הנדרשות וגישה לנושא. כדי לגשת לתיק, החשבון צריך ליצור את התיק, לקבל שיתוף של התיק או לקבל את ההרשאה View All Matters. כדי ליצור החזקה, צריך קודם ליצור עניין.
יצירת החזקה לצורך משפטי של אימיילים בחשבונות משתמשים ספציפיים באמצעות שאילתת חיפוש
בדוגמה הבאה מוצג אופן היצירה של הקפאה בשם My First mail Accounts Hold (ההקפאה הראשונה שלי של חשבונות אימייל) עבור:
- שירות: mail
- ישות: חשבונות משתמשים user1 ו-user2
- אפשרויות נוספות: שאילתת החיפוש 'אל:ceo@company.com'
אחזור מזהי חשבונות משתמשים מ-Directory API. אפשר להזין את מזהה החשבון או את כתובת האימייל של HeldAccount. אם מציינים את שניהם, המערכת משתמשת בכתובת האימייל ומתעלמת ממזהה החשבון.
Java
HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:ceo@company.com"); Listaccounts = Lists.newArrayList(); accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId)); accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email)); Hold hold = new Hold() .setName("My First mail Accounts Hold") .setCorpus("MAIL"); .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery)) .setAccounts(accounts); Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
Python
def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id): mail_query = {'terms': 'to:ceo@company.com'} accounts = [ {'accountId': user1_account_id}, {'email': user2_email} ] wanted_hold = { 'name': 'My First mail Accounts Hold', 'corpus': 'MAIL', 'query': { 'mailQuery': mail_query }, 'accounts': accounts } return service.matters().holds().create( matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
יצירת הקפאה ל-Drive ביחידה ארגונית וכוללת תוכן באחסון שיתופי
בדוגמה הבאה מוצג אופן היצירה של הקפאה בשם My First Drive OU Hold עבור:
- שירות: Drive
- ישות: יחידה ארגונית 'כספים' (מזהה היחידה הארגונית נשמר ב-orgUnitId)
- אפשרויות נוספות: כולל תיקיות אחסון שיתופי שהמשתמשים ביחידה הארגונית הזו חברים בהן
אחזור מזהים של יחידות ארגוניות מ-Directory API.
Java
HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId); // Include shared drives content. HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true); // Create the hold. Hold hold = new Hold() .setName("My First Drive OU Hold") .setCorpus("DRIVE") .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery)) .setOrgUnit(orgUnit); Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute(); return createdHold;
Python
def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id): drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True} org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id} wanted_hold = { 'name': 'My First Drive OU Hold', 'corpus': 'DRIVE', 'orgUnit': org_unit, 'query': { 'driveQuery': drive_query } } return service.matters().holds().create( matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
יצירת הקפאה לקבוצות בחשבונות קבוצה ספציפיים עם טווח תאריכים
בדוגמה הבאה מוצג אופן היצירה של הקפאה בשם My First Group Hold עבור:
- שירות: קבוצות
- ישות: חשבונות קבוצה group1 ו-group2
- אפשרויות נוספות: השהיה רק של הודעות עם תאריכי שליחה בין startTime ל-endTime
אחזור מזהי חשבונות קבוצתיים מ-Directory API.
Java
String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*. Listaccounts = Lists.newArrayList(); accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId)); accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2)); HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery(); // Restrict by sent date. groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT); groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT); // create the hold Hold hold = new Hold() .setName("My First Group Hold") .setCorpus("GROUPS") .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery)); hold.setAccounts(accounts); Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
Python
def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id): groups_query = { 'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format* 'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z' } accounts = [{'accountId': group_account_id}] wanted_hold = { 'name': 'My First Group Hold', 'corpus': 'GROUPS', 'query': { 'groupsQuery': groups_query }, 'accounts': accounts } return service.matters().holds().create( matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
- הפורמט של חותמת הזמן.
בנוסף, הערכים
start/endTimesמומרים ל-GMT ומעוגלים כלפי מטה לתחילת התאריך שצוין.
שאילתה ושינוי של הקפאות קיימות
בדוגמה הבאה אפשר לראות איך מציגים רשימה של כל החשבונות שנכללים בהקפאה.
Java
client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();
Python
# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error. def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id): return service.matters().holds().accounts().list( matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts']
בדוגמה הבאה אפשר לראות איך מוסיפים חשבון להשעיה ומסירים אותו ממנה.
Java
// Add an account by ID. client .matters() .holds() .accounts() .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId)) .execute(); // Remove an account by ID. client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute(); String email = "email@email.com"; // Add an account by email. client .matters() .holds() .accounts() .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email)) .execute();
Python
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id): held_account = {'accountId': account_id} return service.matters().holds().accounts().create( matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute() def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id): return service.matters().holds().accounts().delete( matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute() def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email): held_account = {'email': email} return service.matters().holds().accounts().create( matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()
בדוגמה הבאה מוצג אופן השינוי של היחידה הארגונית בהשהיה קיימת.
Java
Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute(); hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId); Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute(); return modifiedHold;
Python
def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id): current_hold = get_hold(matter_id, hold_id) current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id} return service.matters().holds().update( matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute()
בדוגמה הבאה אפשר לראות איך מציגים רשימה של כל ההשעיות לצורך משפטיות שקשורות לנושא מסוים.
Java
String matterId = "Matter Id"; // List all holds. ListholdsList = client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds(); // Paginate on holds. ListHoldsResponse response = client .matters() .holds() .list(matterId) .setPageSize(10) .execute(); String nextPageToken = response.getNextPageToken(); if (nextPageToken != null) { client .matters() .holds() .list(matterId) .setPageSize(10) .setPageToken(nextPageToken) .execute(); }
Python
# This can paginate in the same manner as with matters. def list_holds(service, matter_id): return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()