Gestisci i blocchi

Le archiviazioni a fini legali conservano i dati a tempo indeterminato per adempiere a obblighi di legge o di conservazione. In genere, le archiviazioni a fini legali vengono applicate a uno o più utenti per garantire che i dati potenzialmente pertinenti a una pratica non possano essere eliminati fino a quando la pratica non è più attiva.

Se un utente soggetto a un blocco elimina dati bloccati, questi vengono rimossi dalla visualizzazione dell'utente, ma vengono conservati in Vault. Fintanto che l'archiviazione a fini legali è in vigore, un amministratore di Vault può cercare ed esportare i dati in questione.

Le archiviazioni a fini legali hanno i seguenti componenti:

• Un servizio: l'applicazione responsabile della conservazione dei dati. Il servizio può essere impostato su Posta, Drive o Gruppi.
• Un ambito: le entità coperte dalla conservazione. L'ambito può essere impostato su uno o più account utente o su un'unità organizzativa (UO).
• Opzioni aggiuntive (facoltativo): i dettagli specifici (query di ricerca o opzioni di configurazione) utilizzati per restringere i dati da includere nell'ambito definito. Le opzioni disponibili sono le seguenti:
  • posta, Gruppi: query di ricerca per restringere l'archiviazione a fini legali
  • Drive: inclusione dei Drive condivisi nell'archiviazione a fini legali

Per utilizzare le risorse Vault, l'account deve disporre dei privilegi necessari per Vault e dell'accesso alla pratica. Per accedere a una pratica, l'account deve aver creato la pratica, averla condivisa con l'account o disporre del privilegio Visualizzazione di tutte le pratiche.

Crea un blocco per la posta su account utente specifici con una query di ricerca

L'esempio seguente mostra come viene creata una conservazione denominata "La mia prima sospensione degli account di posta" per:

• Servizio: posta
• Entità: account utente "user1" e "user2"
• Opzioni aggiuntive: query di ricerca "to:ceo@azienda.it"

Recupera gli ID account utente da AdminSdk. Tieni presente che HeldAccount può accettare l'ID account o l'indirizzo email. Se vengono forniti entrambi, viene utilizzato l'email e l'ID account viene ignorato.

HeldMailQuery mailQuery = new HeldMailQuery().setTerms("to:ceo@company.com");
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(user1accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setEmail(user2Email));
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First mail Accounts Hold")
    .setCorpus("MAIL");
    .setQuery(new CorpusQuery().setMailQuery(mailQuery))
    .setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
  

def create_hold_mail_accounts(service, matter_id, account_id):
    mail_query = {'terms': 'to:ceo@company.com'}
    accounts = [
        {'accountId': user1_account_id},
        {'email': user2_email}
    ]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First mail Accounts Hold',
        'corpus': 'MAIL',
        'query': {
            'mailQuery': mail_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Creare un blocco per Drive in una UO e includere i contenuti di un Drive condiviso

L'esempio seguente mostra come viene creata un blocco denominato "Il mio primo blocco UO di Drive" per:

• Servizio: Drive
• Entità: unità organizzativa "Finanza" (l'ID UO viene acquisito in orgUnitId)
• Opzioni aggiuntive: includi i Drive condivisi di cui sono membri gli utenti di questa unità organizzativa

Recupera gli ID UO da AdminSdk.

HeldOrgUnit orgUnit = new HeldOrgUnit().setOrgUnitId(orgUnitId);
// Include shared drives content.
HeldDriveQuery driveQuery = new HeldDriveQuery().setIncludeSharedDriveFiles(true);
// Create the hold.
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Drive OU Hold")
    .setCorpus("DRIVE")
    .setQuery(new CorpusQuery().setDriveQuery(driveQuery))
    .setOrgUnit(orgUnit);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
return createdHold;

def create_hold_drive_org(service, matter_id, org_unit_id):
    drive_query = {'includeSharedDriveFiles': True}
    org_unit = {'orgUnitId': org_unit_id}
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Drive OU Hold',
        'corpus': 'DRIVE',
        'orgUnit': org_unit,
        'query': {
            'driveQuery': drive_query
        }
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()

Creare un blocco per Gruppi su account di gruppo specifici con un intervallo di date

L'esempio seguente mostra come viene creata una conservazione denominata "La mia prima conservazione di gruppo" per:

• Servizio: gruppi
• Entità: account di gruppo "group1" e "group2"
• Opzioni aggiuntive: archivia a fini legali solo i messaggi con date di invio comprese tra "startTime" e "endTime"

Recupera gli ID account di gruppo da AdminSdk.

String APRIL_2_2017_GMT = "2017-04-02T00:00:00Z"; // See below for format*.
 
List accounts = Lists.newArrayList();
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId));
accounts.add(new HeldAccount().setAccountId(accountId2));
HeldGroupsQuery groupQuery = new HeldGroupsQuery();
// Restrict by sent date.
groupQuery.setStartTime(APRIL_2_2017_GMT);
groupQuery.setEndTime(APRIL_2_2017_GMT);
// create the hold
Hold hold = new Hold()
    .setName("My First Group Hold")
    .setCorpus("GROUPS")
    .setQuery(new CorpusQuery().setGroupsQuery(groupQuery));
    hold.setAccounts(accounts);
Hold createdHold = client.matters().holds().create(matterId, hold).execute();
 

def create_hold_groups_date_range(service, matter_id, group_account_id):
    groups_query = {
        'startTime': '2017-04-02T00:00:00Z', # See below for format*
        'endTime': '2017-04-02T00:00:00Z'
    }
    accounts = [{'accountId': group_account_id}]
    wanted_hold = {
        'name': 'My First Group Hold',
        'corpus': 'GROUPS',
        'query': {
            'groupsQuery': groups_query
        },
        'accounts': accounts
    }
    return service.matters().holds().create(
        matterId=matter_id, body=wanted_hold).execute()
 

• Formato del timestamp. Inoltre, i valori di inizio/fine vengono convertiti in GMT e arrotondati per difetto all'inizio della data specificata.

Eseguire query e modificare le archiviazioni a fini legali esistenti

Nell'esempio seguente viene illustrato come elencare tutti gli account inclusi in una conservazione esistente:

client.matters().holds().accounts().list(matterId, holdId).execute().getAccounts();

# If no accounts are on hold, ['accounts'] will raise an error.
def list_held_accounts(service, matter_id, hold_id):
    return service.matters().holds().accounts().list(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id).execute()['accounts'] 

L'esempio seguente mostra come aggiungere e rimuovere un account da una sospensione esistente:

// Add an account by id.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setAccountId(accountId))
        .execute();
// Remove an account by id.
client.matters().holds().accounts().delete(matterId, holdId, accountId).execute();

String email = "email@email.com";
// Add an account by email.
client
        .matters()
        .holds()
        .accounts()
        .create(matterId, holdId, new HeldAccount().setEmail(email))
        .execute();

 
def add_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    held_account = {'accountId': account_id}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()

def remove_held_account(service, matter_id, hold_id, account_id):
    return service.matters().holds().accounts().delete(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, accountId=account_id).execute()

def add_held_account(service, matter_id, hold_id, email):
    held_account = {'email': email}
    return service.matters().holds().accounts().create(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=held_account).execute()
 

L'esempio seguente mostra come modificare la UO in un blocco UO esistente:

Hold hold = client.matters().holds().get(matterId, holdId).execute();
hold.getOrgUnit().setOrgUnitId(newOrgUnitId);
Hold modifiedHold = client.matters().holds().update(matterId, holdId, hold).execute();
return modifiedHold;
 

def update_hold_ou(service, matter_id, hold_id, org_unit_id):
    current_hold = get_hold(matter_id, hold_id)
    current_hold['orgUnit'] = {'orgUnitId': org_unit_id}
    return service.matters().holds().update(
        matterId=matter_id, holdId=hold_id, body=current_hold).execute() 

L'esempio seguente mostra come elencare tutte le archiviazioni a fini legali per una pratica:

 
String matterId = "Matter Id";


// List all holds.
List holdsList = 
    client.matters().holds().list(matterId).execute().getHolds();

// Paginate on holds.
ListHoldsResponse response = client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .execute();

String nextPageToken = response.getNextPageToken();
if (nextPageToken != null) {
    client
        .matters()
        .holds()
        .list(matterId)
        .setPageSize(10)
        .setPageToken(nextPageToken)
        .execute();
}
  

# This can paginate in the same manner as with matters.
def list_holds(service, matter_id):
    return service.matters().holds().list(matterId=matter_id).execute()