與他人分享日曆和活動資料的方式有兩種。
首先，您可以共用整個日曆，並指派指定存取層級。 舉例來說，您可以建立團隊日曆，然後進行下列操作：
- 授予所有團隊成員在日曆中新增及修改活動的權限
- 允許上司查看您日曆上的活動
- 授予客戶權限，讓他們只能查看你是否有空，但無法查看活動詳細資料
您也可以調整共用日曆中個別活動的存取權。
另外，您也可以邀請其他人參加您日曆上的個別活動。 邀請他人參加活動時，系統會將該活動的副本加到他們的日曆。 邀請對象接著可以接受或拒絕邀請，甚至在某種程度上修改活動副本，例如變更日曆中的顏色及新增提醒。進一步瞭解如何邀請使用者參加活動。
共用日曆
日曆擁有者可以將存取權授予其他使用者，藉此共用日曆。特定日曆的共用設定會以該日曆的 ACL 集合 (存取控制清單) 表示。ACL 集合中的每項資源都會向指定「授予對象」授予特定存取權「角色」，這是下表列出的其中一個角色：
| 角色 | 由角色授予的存取權 |
|---|---|
none |
無存取權。 |
freeBusyReader |
允許授予對象查看日曆在特定時間是否有空，但無法存取活動詳細資訊。可使用 freeBusy.query 作業擷取有空/忙碌資訊。 |
reader |
允許受益人讀取日曆上的活動。 |
writer |
允許授予對象讀取及寫入日曆上的活動。 |
owner |
提供日曆的擁有權。這個角色具備寫入者角色的所有權限，並能查看和操控 ACL。 |
可能的受益人如下：
- 另一位個別使用者
- 使用者群組
- 網域
- 公開 (將存取權授予所有人)。
根據預設，每位使用者都有自己主要日曆的擁有者存取權，而且您無法撤銷此存取權。每個日曆最多可新增 6,000 個 ACL。
對於 Google Workspace 使用者，也有網域設定可能會限制允許的最大存取權。舉例來說，假設您的網域設有僅允許日曆共用有空/忙碌狀態的設定。在這種情況下，即使您將寫入者存取權授予公開，網域外的使用者也只會看到有空/忙碌詳細資料。
活動顯示設定
共用日曆後，您可以變更活動的瀏覽權限屬性，調整日曆上個別活動的存取權。這個屬性對非共用日曆沒有意義。下表列出瀏覽權限屬性的可能值：
| 顯示設定 | 意義 |
|---|---|
default |
活動的瀏覽權限取決於日曆的 ACL。 |
public |
凡是至少擁有 freeBusyReader 日曆存取權的使用者，都能查看這項活動的詳細資料。 |
private |
使用者必須至少擁有日曆 writer 的存取權，才能查看這項活動的詳細資料。 |