הזמנת משתמשים לאירוע

יצירת אירוע

אם יש לכם גישת כתיבה ביומן Google של המארגן, תוכלו להוסיף אירוע באמצעות Events: insert .

השיטה הזו מוסיפה את האירוע ישירות ליומן של מארגן האירוע, בנפרד בהגדרות שלהם כדי להוסיף הזמנות.

הוספת משתתפים

בשיטה הזו, אפשר גם להוסיף משתתפים לאותו אירוע על ידי הוספת שלהם כתובת האימייל של attendees של האירוע. כל שינוי עתידי שיבוצע על ידי מארגן האירוע מופץ למשתתפים.

המשתתפים יקבלו את ההזמנה מכתובת האימייל של המארגן. Google משתמשי היומן מקבלים את ההזמנה באימייל ו/או ביומן שלהם, בהתאם להגדרות האירועים שלהם בהגדרות יומן Google:

• אם מוגדר בחשבון שלו ההגדרה From everyone, האירוע יתווסף ישירות אל היומן שלהם
• אם מוגדר אצלו האירוע Only if the sender is known, האירוע יתווסף. ישירות ליומן שלהם אם הייתה להם בעבר אינטראקציה עם מארגן, אם המארגן הוא מאותו ארגון או אם המארגן נמצא באנשי הקשר בחשבון Google שלו. אם המארגן שלא ידוע לו, הוא יכול ללחוץ על השולח הזה מוכר לי או על אישור השתתפות ללחוץ על כן או על אולי בהזמנה באימייל. לאחר מכן האירוע נוספו ליומן שלהם.
• אם המשתמשים הגדירו את When I respond in email, כל ההזמנות לא יתווספו ליומן עד שהמשתמש יאשר את ההשתתפות בלחיצה על כן, אולי. או לא בהזמנה באימייל.

למידע נוסף על אופן ההוספה של הזמנות ליומן Google, ראו איך מנהלים את ההזמנות ביומן Google

אל תגדירו את תשובתו של המשתתף באמצעות attendees[].responseStatus לכל דבר אחר מלבד needsAction. אכלוס מראש של המשתתף התשובה לא מוסיפה את האירוע באופן אוטומטי יומנים.

הצגת האירוע ישירות למשתתפים יומנים

איך מציגים אירועים ישירות ברשימת המשתתפים ביומן Google יומנים לכל יומן שאולי תהיה למשתתפי הפגישה, תוכלו להגדיר את אישור ההשתתפות של המשתתף או ייבוא עותק של האירוע ישירות ליומן של המשתתף. בשתי השיטות, צריך גישת כתיבה אל המשתתפים יומנים; אם לא, כדאי להוסיף את המארגן לאנשי הקשר של המשתתפים, מה שעלול לדרוש גישת כתיבה לאנשי הקשר של המשתתף.

הגדרת אישור ההשתתפות של המשתתף

כדי להגדיר את אישור ההשתתפות של משתתף לאירוע:

1. יצירת האירוע ביומן של המארגן ביומן Google והוספת האירוע משתתפים (ראו למעלה).
2. משתמשים בשיטה Events: update כדי להגדיר אישור ההשתתפות של המשתתף אל accepted או אל tentative. צריכה להיות לך גישת כתיבה לקובץ של המשתתף יומן. ייתכן שיהיה עיכוב קל לפני שהאירוע יופיע ביומן של המשתתף. מידע נוסף על השימוש בשיטת Events: update

השיטה הזו מוסיפה את האירוע ליומן של המשתתף, אבל הוא עשוי עדיין תראו באימייל שההזמנה נשלחה מכתובת אימייל. לא היה מוכר להם.

אפשר לייבא עותק של האירוע ישירות מהיומן של המשתתף/ת

כדי לייבא עותק של אירוע ליומן של משתתף, יש לבצע את הפעולות הבאות שלבים:

1. אם יש לך גישת כתיבה ביומן Google של מארגן האירוע, אפשר לייבא עותק של האירוע באמצעות Events: import.
2. לייבא עותק נוסף של אותו אירוע בחשבון של המשתתף יומן באמצעות Events: import. צריכה להיות לכם הרשאת כתיבה ביומן של המשתתף. שימוש באותו מזהה אירוע (iCalUID) עבור את העותקים של המארגן ושל המשתתף, וחשוב לציין את המארגן בעותק של המשתתף.

בשיטה הזו, המשתתף יכול לראות את האירוע ביומן שלו אבל לא לקבל הזמנה באימייל מיומן Google.

להוסיף את המארגן לאנשי הקשר של המשתתף

אם אין לכם את פרטי הכניסה של המשתתף, תוכלו ליידע את המשתתף או בארגון שלו כדי להוסיף את כתובת האימייל של המארגן לאנשי הקשר שלו ב-Google מראש כדי להציג אירוע ישירות ביומן שלהם. יכול להיות יש עיכוב קל עד שאיש קשר חדש שנוצר ייכנס לתוקף.

• בקשו מהמשתמש ביומן Google להוסיף את המארגן לאנשי הקשר שלו בחשבון Google.
• אם המשתתפים שייכים לארגון, אפשר לשאול את שיוסיף באופן פרוגרמטי כתובות אימייל למשתמשים שלו אנשי הקשר. צריך לבקש מהאדמין להפעיל את התכונה הענקת גישה ברמת הדומיין, להתחזות למשתמשים ולהשתמש People: createContact ליצור אנשי קשר לכל משתמש, כדי להבטיח קבלת הזמנות מכתובות האימייל האלה יופיעו באופן אוטומטי יומנים.
• אם יש לך גישה לאנשי הקשר של המשתתף, תוכל להוסיף גם את כתובת האימייל של המארגן לאנשי הקשר של המשתתף באמצעות People: createContact.

הזמנת משתמש מכתובת אימייל

אם אין לכם גישת כתיבה ביומן Google של מארגן האירוע, או אם לא רוצים לחשוף את כתובת האימייל של מארגן הפגישה, אפשר להשתמש ב-i Calendar פרוטוקול (RFC-5545) כדי להזמין משתמשים שיש להם אימייל באמצעות קובץ ICS.

אם המשתתף הוא משתמש ביומן Google עם ההגדרה Only if the sender is known ולא הייתה לו אינטראקציה בעבר עם הכתובת או תיעד אותה בתור שידוע להם, ההזמנה לא תתווסף ליומן שלהם עד שהם ילחצו על I מכיר את השולח או שהוא מסכים לאירוע.

צריך לספק למשתמשים קישור להוספת האירוע

לחלופין, אם רוצים להקל על המשתמשים ביומן Google להוסיף כאירוע חד פעמי בלי לעדכן אותו, אפשר לספק קישור עם אירוע שמולא מראש שהמשתמש יוסיף את עצמו. השיטה הזאת יוצרת אירוע ביומן של המשתמש, שאותו ניתן לעדכן רק אם גישה ליומן של המשתמש.

אפשר להשתמש בתבנית הקישור הבאה:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

על ידי עדכון הפרטים הבאים:

• תאריכים ושעות של התחלה וסיום: צריך להשתמש בפורמט ISO 8601. בדוגמה שלמעלה, מחליפים את 20230325T224500Z ואת 20230326T001500Z.
• אזורי זמן של התחלה וסיום: פורמט כשם מסד נתונים של אזור זמן IANA. צריך להגדיר את אזורי הזמן בשדות stz ו-etz.
• תיאור האירוע: חייב להיות מקודד בכתובת ה-URL.
• מיקום האירוע: הכתובת צריכה להיות מקודדת.
• כותרת האירוע: חייבת להיות מקודדת בכתובת ה-URL.

דוגמה

נבחן את הדוגמה של בניית שירות לקביעת פגישות כדי לעזור משתמשים קובעים פגישות עם עסק. כשמשתמש קובע תור או פגישה, אתם אני רוצה שהשירות שלך יוסיף אירוע יומנים.

כדי ליהנות מחוויית המשתמש הטובה ביותר, מומלץ לתת לעסק גישת כתיבה ליומן של העסק, כדי שאפשר יהיה להוסיף את האירוע ישירות ליומן שלו ביומן (יצירת אירוע) ומזמינים את מי שקבע את האירוע. (הוספת משתתפים). כדי לוודא שהמזמין רואה את האירוע ביומן שלהם ומקבלים תזכורות, להודיע להם לבדוק את האימיילים שלהם מאשרים את ההזמנה כן לאירוע מיד אחרי שמזמינים. לאחר אישור ההשתתפות של האירוע, הם נשלחים התראות על אירועים ביומן Google בהתאם להגדרות ההתראות שלהם.

אם אתם רוצים להוסיף את האירוע ישירות ליומן של מי שקבע את הפגישה, צריך ליידע את המזמין. כדי להוסיף לאנשי הקשר כתובת האימייל שממנה הוא יקבל את ההזמנה. לחלופין, לבקש מהמוזמנים גישת כתיבה ליומן שלהם כדי לאשר השתתפות פרוגרמטית בשם (הגדרת אישור ההשתתפות של המשתתף) ושליחת אימייל אליו התראה על ההזמנה שאושרה.

אם העסק לא רוצה לחשוף את כתובת האימייל שלו, אפשר לציין כתובת אימייל ספציפית למשתמש כתובת אימייל לשליחת האירוע למי שיזמין באמצעות כתובת האימייל (הזמנת משתמש מכתובת אימייל).

הפצת אירועים

הדיאגרמה הבאה מסבירה את הדינמיקה. קודם כל, טל יוצר אירוע ב- היומן הראשי שלו (ולכן הוא הבעלים של העותק של המארגן). לאחר מכן הוא מזמין את יומן משני של קבוצת שיעורים בצ'לו ושל סוזן, שמפעילה את הגדרת האירוע Only if the sender is known משתתפים נוצרים עותקים בשיעור צ'לו היומן המשני של הקבוצה וביומן של סוזן אם היא מכירה את ג'ק, אחרת. כשהיא מגיבה להזמנה או מציינת שהיא מכירה את גל. כשסוזן מגיבה, אישור ההשתתפות משתנה מופץ חזרה למארגן, ומעדכן את העותק של המארגן התשובה של סוזן. לאחר מכן, השינויים האלה עודכנו בעותק של האירוע בחשבון של מארגן האירוע מועברים למשתתפים האחרים.

מאפייני אירועים משותפים

היומן שבו האירוע נוצר הוא יומן המארגן. הזה Google הוא הבעלים של פרטי האירוע המשותפים, כולל מזהה, זמני התחלה וסיום, סיכום ותיאור. כשמידע זה מתעדכן אצל המארגן ביומן, השינויים יופצו לעותקים של המשתתפים.

מאפייני אירועים פרטיים

לא כל המידע משותף בין כל העותקים של האירוע. חלק מהנכסים הם פרטי, כמו תזכורות, colorId, שקיפות או נכס extendedProperties.private. המאפיינים האלה נשלטים על ידי ההגדרות של המשתתף, לא לפי היומן של המארגן.

משתתפים יכולים גם לשנות את המאפיינים המשותפים של האירוע. אבל, השינויים ישתקפו רק בעותק שלהם וייתכן שהם יאבדו אם המארגן מבצע שינוי.

השינוי היחיד של האירוע שיועבר מהמשתתפים בחזרה למארגן הוא סטטוס התשובה של המשתתף, השמור attendees[].responseStatus לנכס.