Mengundang pengguna ke acara

Membuat peristiwa

Jika Anda memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, Anda dapat menambahkan menggunakan Events: insert .

Metode ini menambahkan acara secara langsung ke kalender penyelenggara secara terpisah setelan mereka untuk menambahkan undangan.

Menambahkan tamu

Dengan metode ini, Anda juga bisa menambahkan tamu ke acara yang sama dengan menambahkan ke attendees properti peristiwa. Semua perubahan pada masa mendatang yang dibuat oleh penyelenggara pada acara akan disebarkan kepada para peserta.

Peserta akan menerima undangan dari alamat email penyelenggara. Kebijakan Privasi Pengguna Kalender menerima undangan dalam email dan/atau kalender mereka, bergantung pada setelan Acara mereka di setelan Google Kalender mereka:

  • Jika mereka memiliki setelan From everyone, peristiwa akan langsung ditambahkan ke kalendernya
  • Jika pengguna memiliki setelan Only if the sender is known, peristiwa akan ditambahkan langsung ke kalender mereka jika mereka pernah berinteraksi dengan penyelenggara, jika penyelenggara berada di organisasi yang sama, atau jika penyelenggara ada di kontak Google mereka. Jika penyelenggara tidak dikenal oleh mereka, mereka dapat mengeklik Tambahkan ke kalender atau RSVP dengan mengklik Ya atau Mungkin di email undangan. Peristiwa tersebut ditambahkan ke kalender mereka.
  • Jika pengguna memiliki setelan When I respond in email, tidak semua undangan ditambahkan ke kalendernya hingga pengguna memberikan RSVP dengan mengklik Ya, Mungkin, atau Tidak dalam email undangan.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara undangan ditambahkan ke Google Kalender, lihat Mengelola undangan di Kalender.

Tampilkan acara secara langsung di bagian tamu kalender

Untuk menampilkan acara secara langsung di akun tamu Google Kalender kalender untuk setiap peserta, Anda bisa menetapkan RSVP peserta atau mengimpor salinan acara secara langsung di kalender tamu. Untuk kedua metode tersebut, Anda memerlukan akses tulis ke kalender; jika tidak, pertimbangkan menambahkan penyelenggara ke kontak tamu, yang dapat memerlukan akses tulis ke kontak peserta.

Menetapkan RSVP tamu

Untuk menetapkan RSVP tamu ke acara, lakukan langkah-langkah berikut:

  1. Buat acara di kalender penyelenggara Google Kalender dan tambahkan peserta (lihat di atas).
  2. Gunakan metode Events: update untuk mengatur RSVP peserta ke accepted atau tentative. Anda harus memiliki akses tulis ke kalender. Mungkin ada sedikit keterlambatan sebelum peristiwa muncul di kalender peserta. Pelajari lebih lanjut cara menggunakan metode Events: update.

Metode ini menambahkan acara ke kalender peserta, tetapi peserta mungkin masih melihat banner di email mereka yang menyatakan undangan dikirim dari alamat sebelumnya tidak mereka ketahui.

Mengimpor salinan acara langsung di kalender tamu

Untuk mengimpor salinan acara ke kalender tamu, lakukan hal berikut langkah:

  1. Jika Anda memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, impor salinan peristiwa menggunakan Metode Events: import.
  2. Impor salinan lain dari acara yang sama ke kalender menggunakan Events: import. Anda harus memiliki akses tulis ke kalender tamu. Gunakan ID peristiwa yang sama (iCalUID) untuk milik penyelenggara dan peserta serta pastikan untuk menentukan penyelenggara di salinan peserta.

Dengan metode ini, tamu dapat melihat acara di kalender mereka, tetapi tidak menerima email undangan dari Google Kalender.

Tambahkan penyelenggara ke kontak tamu

Jika tidak memiliki kredensial peserta, Anda dapat menginstruksikan peserta atau organisasinya untuk menambahkan alamat email penyelenggara ke kontak Google mereka terlebih dahulu untuk menampilkan acara secara langsung di kalender mereka. Mungkin ada sedikit penundaan sebelum kontak yang baru dibuat berfungsi.

  • Minta pengguna Google Kalender untuk menambahkan penyelenggara ke kontak Google mereka.
  • Jika peserta adalah anggota organisasi, Anda dapat menanyakan izin untuk menambahkan alamat email ke pengguna mereka secara terprogram kontak. Minta administrator untuk mengaktifkan delegasi seluruh domain, meniru identitas pengguna, dan menggunakan metode People: createContact untuk membuat kontak bagi setiap pengguna, guna memastikan bahwa undangan mendatang dari alamat email ini akan otomatis muncul di kalender pengguna.
  • Jika memiliki akses ke kontak tamu, Anda juga dapat menambahkan alamat email penyelenggara ke kontak tamu menggunakan metode People: createContact.

Undang pengguna dari alamat email

Jika Anda tidak memiliki akses tulis ke Google Kalender penyelenggara, atau jika Anda tidak ingin mengekspos alamat email penyelenggara, gunakan protokol iCalendar (RFC-5545) untuk mengundang pengguna dengan email menggunakan file .ICS.

Jika tamu adalah pengguna Google Kalender dengan setelan Only if the sender is known dan belum pernah berinteraksi dengan atau mencatat alamat tersebut sebagai mereka, undangan tidak ditambahkan ke kalender mereka sampai mereka mengklik Tambahkan ke kalender atau RSVP ke acara.

Atau, jika Anda ingin memudahkan pengguna Google Kalender untuk menambahkan sebagai acara satu kali tanpa terus memperbaruinya, Anda dapat memberikan tautan dengan peristiwa yang telah diisi sebelumnya agar pengguna dapat menambahkan dirinya sendiri. Metode ini membuat elemen acara di kalender pengguna, yang tidak dapat Anda perbarui kecuali jika Anda memiliki akses ke kalender pengguna.

Gunakan template link berikut:


https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

dengan memperbarui informasi berikut:

  • Tanggal dan waktu mulai dan akhir: Gunakan format ISO 8601. Pada contoh di atas, ganti 20230325T224500Z dan 20230326T001500Z.
  • Zona waktu mulai dan berakhir: Format sebagai nama Database Zona Waktu IANA. Tempatkan zona waktu di kolom stz dan etz.
  • Deskripsi peristiwa: Harus dienkode dengan URL.
  • Lokasi acara: Harus berupa URL yang dienkode.
  • Judul acara: Harus dienkode URL.

Contoh

Mari kita pertimbangkan contoh membuat layanan reservasi janji temu untuk membantu pengguna membuat janji temu dengan sebuah perusahaan. Saat pengguna membuat janji temu, Anda ingin layanan Anda menambahkan acara ke pemesan dan bisnis Google Kalender.

Untuk pengalaman pengguna terbaik, sebaiknya bisnis memberikan akses tulis ke kalendernya, sehingga Anda dapat menambahkan acara langsung ke kalender bisnis (Buat acara) dan mengundang pemesan ke acara tersebut (Tambahkan peserta). Untuk memastikan pemesan melihat acara di kalender mereka dan diingatkan tentang hal itu, memberi tahu mereka untuk memeriksa email dan RSVP Ya ke acara segera setelah melakukan pemesanan. Setelah merespons RSVP untuk acara, mereka akan menerima notifikasi acara dari Google Kalender sesuai setelan notifikasi mereka.

Jika Anda ingin menambahkan acara langsung ke kalender pemesan, beri tahu pemesan untuk menambahkan ke kontak mereka alamat email tempat mereka akan menerima undangan. Sebagai alternatif, mintalah pemesan akses tulis ke kalender mereka untuk melakukan RSVP secara terprogram di nama (Menetapkan RSVP tamu) dan mengirim email kepada mereka notifikasi tentang pemesanan yang dikonfirmasi.

Jika bisnis tidak ingin menunjukkan alamat emailnya, gunakan alamat email alamat email untuk mengirimkan acara kepada pemesan melalui email (Undang pengguna dari alamat email).

Penyebaran peristiwa

Diagram berikut menjelaskan dinamika. Pertama, Jack membuat peristiwa pada kalender utamanya (dan dengan demikian memiliki salinan penyelenggara). Kemudian, ia mengajak para Kalender sekunder grup pelajaran Cello dan Susan, yang memiliki setelan acara Only if the sender is known. Salinan tamu dibuat di kalender sekunder grup pelajaran Biola, dan di kalender Susan jika dia mengenal Jack, atau saat dia RSVP atau menunjukkan bahwa dia mengenal Jack. Saat Susan merespons, RSVP berubah akan disebarkan kembali ke penyelenggara, memperbarui salinan penyelenggara dengan Respons Susan. Perubahan ini dibuat pada salinan acara penyelenggara dapat disampaikan ke peserta lainnya.

Diagram yang menampilkan dinamika acara/peserta

Properti peristiwa bersama

Kalender tempat acara dibuat adalah kalender penyelenggara. Ini kalender memiliki informasi acara yang dibagikan, termasuk ID, waktu mulai dan waktu berakhir, ringkasan, dan deskripsi. Saat informasi ini diperbarui di penyelenggara kalender, perubahannya akan disebarkan ke salinan tamu.

Properti peristiwa pribadi

Tidak semua informasi dibagikan di antara semua salinan acara. Beberapa properti pribadi, seperti pengingat, colorId, transparansi, atau extendedProperties.private. Properti ini dikontrol oleh setelan tamu dan bukan kalender penyelenggara.

Tamu juga dapat mengubah properti bersama acara. Namun, perubahan ini hanya ditampilkan di salinan mereka sendiri dan dapat hilang jika penyelenggara membuat perubahan.

Satu-satunya perubahan acara yang disebarkan dari peserta kembali ke penyelenggara adalah status respons peserta, disimpan di attendees[].responseStatus saat ini.