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Inviter des utilisateurs à un événement

Créer un événement

Si vous disposez d'un accès en écriture à l'agenda Google de l'organisateur, vous pouvez ajouter un événement à l'aide de la méthode Events: insert.

Cette méthode ajoute l'événement directement à l'agenda de l'organisateur, indépendamment de l'option définie pour ajouter des invitations.

Ajouter des participants

Avec cette méthode, vous pouvez également ajouter des participants au même événement en ajoutant leur adresse e-mail à la propriété attendees de l'événement. Toutes les modifications ultérieures apportées par l'organisateur à l'événement sont propagées aux participants.

Les participants reçoivent l'invitation provenant de l'adresse e-mail de l'organisateur. Les utilisateurs de Google Agenda reçoivent l'invitation par e-mail et/ou dans leur agenda, en fonction des paramètres d'événement définis dans Google Agenda:

S'ils disposent du paramètre From everyone, l'événement est ajouté directement à leur agenda.
S'il a défini le paramètre Only if the sender is known, l'événement est ajouté directement à son agenda s'il a déjà interagi avec l'organisateur, s'il fait partie de la même organisation ou s'il fait partie de ses contacts Google. Si l'organisateur ne le connaît pas, il peut cliquer sur Je connais cet expéditeur ou répondre en cliquant sur Oui ou Peut-être dans l'e-mail d'invitation. Ensuite, l'événement est ajouté à leur agenda.
Si les utilisateurs disposent du paramètre When I respond in email, les invitations ne sont pas ajoutées à leur agenda tant qu'ils n'ont pas répondu en cliquant sur Oui, Peut-être ou Non dans l'e-mail d'invitation.

Pour en savoir plus sur l'ajout d'invitations à Google Agenda, consultez Gérer les invitations dans Agenda.

Ne définissez pas la réponse du participant à l'aide de la propriété attendees[].responseStatus sur une valeur autre que needsAction. Le fait de préremplir la réponse du participant n'ajoute pas automatiquement l'événement aux agendas des utilisateurs.

Afficher l'événement directement dans l'agenda des participants

Pour afficher un événement directement dans les agendas des participants de Google Agenda, quel que soit le paramètre défini par le participant, vous pouvez définir sa réponse ou importer une copie de l'événement directement dans son agenda. Pour les deux méthodes, vous devez disposer d'un accès en écriture aux agendas des participants. Si ce n'est pas le cas, envisagez d'ajouter l'organisateur aux contacts du participant, ce qui peut nécessiter un accès en écriture aux contacts du participant.

Définir la réponse du participant

Pour définir la réponse d'un participant à un événement, procédez comme suit:

Créez l'événement dans l'agenda de l'organisateur Google Agenda et ajoutez des participants (voir ci-dessus).
Utilisez la méthode Events: update pour définir la réponse du participant sur accepted ou tentative. Vous devez disposer d'un accès en écriture à l'agenda du participant. L'affichage de l'événement dans l'agenda des participants peut prendre un peu de temps. En savoir plus sur l'utilisation de la méthode Events: update

Cette méthode ajoute l'événement à l'agenda du participant, mais celui-ci peut toujours voir la bannière dans son e-mail indiquant que l'invitation a été envoyée à partir d'une adresse inconnue jusqu'à présent.

Importez une copie de l'événement directement dans l'agenda du participant.

Pour importer une copie d'un événement dans l'agenda d'un participant, procédez comme suit:

Si vous disposez d'un accès en écriture à l'agenda Google de l'organisateur, importez une copie de l'événement à l'aide de la méthode Events: import.
Importez une autre copie du même événement dans l'agenda du participant à l'aide de Events: import. Vous devez disposer d'un accès en écriture à l'agenda du participant. Utilisez le même ID d'événement (iCalUID) pour les copies de l'organisateur et des participants, et veillez à indiquer l'organisateur dans la copie du participant.

Avec cette méthode, le participant peut voir l'événement dans son agenda, mais ne reçoit pas d'e-mail d'invitation de Google Agenda.

Ajouter l'organisateur aux contacts du participant

Si vous ne disposez pas des identifiants du participant, vous pouvez lui demander d'ajouter à l'avance l'adresse e-mail de l'organisateur à ses contacts Google afin d'afficher un événement directement dans son agenda. Un léger délai peut s'écouler avant qu'un contact nouvellement créé ne prenne effet.

Demandez à l'utilisateur de Google Agenda d'ajouter l'organisateur à ses contacts Google.
Si les participants font partie d'une organisation, vous pouvez demander à l'administrateur de cette organisation d'ajouter par programmation des adresses e-mail aux contacts de ses utilisateurs. Demandez à l'administrateur d'activer la délégation au niveau du domaine, d'emprunter l'identité des utilisateurs et d'utiliser la méthode People: createContact pour créer des contacts pour chaque utilisateur, afin de vous assurer que les futures invitations de ces adresses e-mail s'afficheront automatiquement dans les agendas de leurs utilisateurs.
Si vous avez accès aux contacts du participant, vous pouvez également ajouter l'adresse e-mail de l'organisateur aux contacts du participant à l'aide de la méthode People: createContact.

Inviter un utilisateur à partir d'une adresse e-mail

Si vous ne disposez pas d'un accès en écriture à l'agenda Google de l'organisateur ou si vous ne souhaitez pas divulguer son adresse e-mail, utilisez le protocole iCalendar (RFC-5545) pour inviter des utilisateurs par e-mail à l'aide d'un fichier .ICS.

Si le participant utilise Google Agenda avec le paramètre Only if the sender is known et qu'il n'a pas encore interagi avec l'adresse ni enregistré l'adresse connue de lui, l'invitation n'est ajoutée à son agenda qu'une fois qu'il a cliqué sur Je connais cet expéditeur ou qu'il n'a pas répondu à l'événement.

Fournissez un lien permettant aux utilisateurs d'ajouter l'événement

Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de Google Agenda d'ajouter plus facilement un événement ponctuel sans le mettre à jour, vous pouvez fournir un lien avec un événement prérempli pour que l'utilisateur puisse l'ajouter lui-même. Cette méthode crée un événement distinct dans l'agenda de l'utilisateur, que vous ne pouvez mettre à jour que si vous y avez accès.

Utilisez le modèle de lien suivant:


https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

en mettant à jour les informations suivantes:

Dates et heures de début et de fin: utilisez le format ISO 8601. Dans l'exemple ci-dessus, remplacez 20230325T224500Z et 20230326T001500Z.
Fuseaux horaires de début et de fin: utilisez le format de nom de base de données des fuseaux horaires IANA. Indiquez les fuseaux horaires dans les champs stz et etz.
Description de l'événement: elle doit être encodée au format URL.
Emplacement de l'événement: il doit être encodé au format URL.
Titre de l'événement: il doit être encodé au format URL.

Exemple

Prenons l'exemple de la création d'un service de prise de rendez-vous pour aider les utilisateurs à prendre rendez-vous auprès d'une entreprise. Lorsqu'un utilisateur prend un rendez-vous, vous souhaitez que votre service ajoute un événement à l'agenda Google de la personne qui le réserve et à l'agenda Google de l'entreprise.

Pour une expérience utilisateur optimale, nous recommandons à l'entreprise d'accorder un accès en écriture à son agenda. Vous pourrez ainsi ajouter l'événement directement à son agenda (Créer un événement) et inviter la personne qui réserve à cet événement (Ajouter des participants). Pour s'assurer que la personne qui réserve l'événement voit l'événement dans son agenda et en sera informée, invitez-la à consulter ses e-mails et à répondre Oui à l'événement immédiatement après avoir effectué sa réservation. Une fois qu'ils ont répondu à l'invitation, ils reçoivent des notifications d'événement de Google Agenda conformément à leurs paramètres de notification.

Si vous souhaitez ajouter l'événement directement à leur agenda, demandez aux personnes qui réservent la réservation d'ajouter à leurs contacts l'adresse e-mail à partir de laquelle ils recevront l'invitation. Vous pouvez également demander aux personnes réservant un accès en écriture à leur agenda pour répondre par programmation en leur nom (Définir la réponse du participant) et leur envoyer une notification par e-mail concernant la réservation confirmée.

Si l'entreprise ne souhaite pas divulguer son adresse e-mail, utilisez une adresse e-mail spécifique à l'utilisateur pour envoyer l'événement à la personne qui a réservé via e-mail (Inviter un utilisateur à partir d'une adresse e-mail).

Propagation des événements

Le schéma suivant explique la dynamique. Tout d'abord, Jack crée un événement dans son agenda principal (et possède donc la copie de l'organisateur). Il invite ensuite l'agenda secondaire du groupe de cours de violoncelle et Susan, qui a le paramètre d'événement Only if the sender is known. Les copies destinées aux participants sont créées dans l'agenda secondaire du cours de violoncelle, ainsi que dans l'agenda de Susan si elle connaît Jack, ou dans le cas contraire lorsqu'elle répond ou indique qu'elle connaît Jack. Lorsque Susan répond, la modification de la réponse est transmise à l'organisateur, et la copie de l'organisateur est mise à jour avec la réponse de Susan. Ces modifications apportées à la copie de l'événement appartenant à l'organisateur sont ensuite appliquées aux autres participants.

Propriétés d'événement partagé

L'agenda dans lequel l'événement est créé est l'agenda de l'organisateur. Cet agenda est propriétaire des informations sur l'événement partagé, y compris l'ID, les heures de début et de fin, le résumé et la description. Lorsque ces informations sont mises à jour dans l'agenda de l'organisateur, les modifications sont propagées aux copies des participants.

Propriétés d'événements privés

Les informations ne sont pas toutes partagées entre toutes les copies de l'événement. Certaines propriétés sont privées, comme les rappels, colorId, la transparence ou la propriété extendedProperties.private. Ces propriétés sont contrôlées par les paramètres du participant et non par l'agenda de l'organisateur.

Les participants peuvent également modifier les propriétés partagées de l'événement. Toutefois, ces modifications ne sont reflétées que dans leur propre copie et peuvent être perdues si l'organisateur les apporte.

La seule modification d'événement propagée des participants vers l'organisateur est l'état de la réponse du participant, stocké dans la propriété attendees[].responseStatus.