Cómo invitar a usuarios a un evento

Crea un evento

Si tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador, puedes agregar un evento con el método Events: insert.

Este método agrega el evento directamente al calendario del organizador, independientemente de su configuración de agregar invitaciones.

Agregar asistentes

Con este método, también puedes agregar asistentes al mismo evento si agregas sus direcciones de correo electrónico a la propiedad attendees del evento. Cualquier cambio futuro que el organizador realice en el evento se propagará a los asistentes.

Los asistentes reciben la invitación desde la dirección de correo electrónico del organizador. Los usuarios del Calendario de Google reciben la invitación en su correo electrónico o calendario, según la configuración de Eventos que tengan en la configuración del Calendario de Google:

• Si tiene el parámetro de configuración From everyone, el evento se agrega directamente a su calendario.
• Si tiene el parámetro de configuración Only if the sender is known, el evento se agrega directamente a su calendario si ya interactuó con el organizador, si este pertenece a la misma organización o si está en sus Contactos de Google. Si el organizador no es conocido por él, puede hacer clic en Conozco al remitente o en Confirmar asistencia haciendo clic en Sí o Tal vez en el correo electrónico de invitación. Luego, el evento se agrega a su calendario.
• Si los usuarios tienen el parámetro de configuración When I respond in email, no se agregarán todas las invitaciones a su calendario hasta que el usuario confirme su asistencia haciendo clic en Sí, Tal vez o No en el correo electrónico de la invitación.

Si deseas obtener más información sobre cómo se agregan las invitaciones al Calendario de Google, consulta Administra las invitaciones en el Calendario.

No configures la respuesta del asistente con la propiedad attendees[].responseStatus en un valor distinto de needsAction. Cuando se prepropaga la respuesta del asistente, el evento no se agrega automáticamente a los calendarios de los usuarios.

Mostrar el evento directamente en los calendarios de los asistentes

Si quieres mostrar un evento directamente en los calendarios de los asistentes de Calendario de Google para cualquier parámetro de configuración que pueda tener el asistente, puedes establecer la confirmación de asistencia de los asistentes o importar una copia del evento directamente en el calendario del asistente. Para ambos métodos, necesitas acceso de escritura a los calendarios de los asistentes. De lo contrario, considera agregar el organizador a los contactos de los asistentes, lo que podría requerir acceso de escritura a los contactos del asistente.

Establecer la confirmación de asistencia de los asistentes

Para definir la confirmación de asistencia de un asistente a un evento, sigue estos pasos:

1. Crea el evento en el calendario del organizador del Calendario de Google y agrega asistentes (consulta la sección anterior).
2. Usa el método Events: update para establecer la confirmación de asistencia de los participantes en accepted o tentative. Debes tener acceso de escritura al calendario del asistente. Puede haber una leve demora antes de que el evento aparezca en el calendario del participante. Obtén más información para usar el método Events: update.

Con este método, se agrega el evento al calendario del asistente, pero es posible que este aún vea el banner en su correo electrónico que indica que la invitación se envió desde una dirección que antes no conocían.

Importar una copia del evento directamente en el calendario del asistente

Para importar una copia de un evento en el calendario de un asistente, sigue estos pasos:

1. Si tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador, importa una copia del evento con el método Events: import.
2. Importa otra copia del mismo evento en el calendario del asistente con Events: import. Debes tener acceso de escritura al calendario del asistente. Usa el mismo ID de evento (iCalUID) para las copias del organizador y los asistentes, y asegúrate de especificar el organizador en la copia del asistente.

Con este método, el asistente puede ver el evento en su calendario, pero no recibe un correo electrónico de invitación del Calendario de Google.

Agregar al organizador a los contactos de los asistentes

Si no tienes las credenciales de los asistentes, puedes indicarle al asistente o a su organización que agregue la dirección de correo electrónico del organizador a sus contactos de Google con anticipación para mostrar un evento directamente en su calendario. Puede haber un ligero retraso para que un contacto recién creado surta efecto.

• Pídele al usuario del Calendario de Google que agregue al organizador a sus Contactos de Google.
• Si los asistentes pertenecen a una organización, puedes pedirle al administrador de la organización que agregue de manera programática direcciones de correo electrónico a los contactos de sus usuarios. Pídele al administrador que habilite la delegación de todo el dominio, que suplante la identidad de los usuarios y que use el método People: createContact a fin de crear contactos para cada usuario a fin de garantizar que las invitaciones futuras de estas direcciones de correo electrónico aparezcan automáticamente en los calendarios de los usuarios.
• Si tienes acceso a los contactos del asistente, también puedes agregar la dirección de correo electrónico del organizador a los contactos del asistente con el método People: createContact.

Invita a un usuario desde una dirección de correo electrónico

Si no tienes acceso de escritura al Calendario de Google del organizador o si no deseas exponer la dirección de correo electrónico del organizador, usa el protocolo iCalendario (RFC-5545) para invitar a los usuarios con correo electrónico mediante un archivo .ICS.

Si el asistente es un usuario del Calendario de Google con el parámetro de configuración Only if the sender is known y no interactuó con la dirección ni la registró como ella conoce, la invitación no se agregará a su calendario hasta que haga clic en Conozco a este remitente o confirme su asistencia al evento.

Proporciona un vínculo para que los usuarios agreguen el evento

Como alternativa, si deseas que los usuarios del Calendario de Google puedan agregar con mayor facilidad un evento único sin mantenerlo actualizado, puedes proporcionar un vínculo con un evento completado previamente para que los usuarios se agreguen a sí mismos. Este método crea un evento distinto en el calendario del usuario, que no puedes actualizar, a menos que tengas acceso a este.

Usa la siguiente plantilla de vínculo:

https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

actualizando la siguiente información:

• Fechas y horas de inicio y finalización: Usa el formato ISO 8601. En el ejemplo anterior, reemplaza 20230325T224500Z y 20230326T001500Z.
• Zonas horarias de inicio y finalización: El formato debe ser el de un nombre de base de datos de zonas horarias de IANA. Coloca las zonas horarias en los campos stz y etz.
• Descripción del evento: Debe estar codificada para la URL.
• Ubicación del evento: Debe estar codificada en una URL.
• Título del evento: Debe estar codificado como URL.

Ejemplo

Consideremos el ejemplo de creación de un servicio de reserva de citas para ayudar a los usuarios a reservar citas con una empresa. Cuando un usuario reserva una cita, quieres que tu servicio agregue un evento al Calendario de Google del responsable de la reserva y de la empresa.

Para obtener la mejor experiencia del usuario, recomendamos que la empresa otorgue acceso de escritura a su calendario para que puedas agregar el evento directamente al calendario de la empresa (Crear evento) y, luego, invitar al usuario que quiera reservarlo (Agregar asistentes). Para asegurarte de que el usuario vea el evento en su calendario y se lo recuerde, infórmale que debe revisar sus correos electrónicos y confirmar Sí al evento inmediatamente después de hacer una reserva. Una vez que confirmen su asistencia al evento, recibirán notificaciones del evento del Calendario de Google según su configuración de notificaciones.

Si quieres agregar el evento directamente al calendario del usuario que hace reservas, indícales a los usuarios que agreguen a sus contactos la dirección de correo electrónico desde la que recibirán la invitación. De forma alternativa, pídeles a los usuarios que reserven reuniones con acceso de escritura a su calendario para confirmar su asistencia de manera programática en su nombre (Set the as the asistentes confirmed) y envíales una notificación por correo electrónico sobre la reserva confirmada.

Si la empresa no quiere exponer su dirección de correo electrónico, usa una dirección de correo electrónico específica del usuario para enviar el evento a la reserva por correo electrónico (Invitar a un usuario desde una dirección de correo electrónico).

Propagación de eventos

En el siguiente diagrama, se explica la dinámica. Primero, Juan crea un evento en su calendario principal (y, por lo tanto, es propietario de la copia del organizador). Luego, invita al calendario secundario del grupo de lecciones de violonchelo y a Susan, que tiene la configuración de eventos Only if the sender is known. Las copias de los asistentes se crean en el calendario secundario del grupo de lecciones de violonchelo y en el calendario de Susan si conoce a Jack; de lo contrario, cuando confirma su asistencia o indica que conoce a Jack. Cuando Susan responde, el cambio de confirmación de asistencia se propaga al organizador y actualiza la copia del organizador con la respuesta de Susan. Estos cambios realizados en la copia del organizador del evento se propagan a los otros asistentes.

Propiedades de eventos compartidas

El calendario en el que se crea el evento es el calendario organizador. Este calendario posee la información compartida del evento, incluidos el ID, la hora de inicio y finalización, el resumen y la descripción. Cuando se actualiza esta información en el calendario del organizador, los cambios se propagan a las copias de los asistentes.

Propiedades de eventos privados

No se comparte toda la información entre todas las copias del evento. Algunas propiedades son privadas, como los recordatorios, colorId, la transparencia o la propiedad extendedProperties.private. Estas propiedades están controladas por la configuración del participante y no por el calendario del organizador.

Los asistentes también pueden cambiar las propiedades compartidas del evento. Sin embargo, estos cambios solo se reflejan en su propia copia y se pueden perder si el organizador realiza un cambio.

El único cambio de evento que se propaga desde los asistentes hasta el organizador es el estado de respuesta del asistente, almacenado en la propiedad attendees[].responseStatus.