Convidar usuários para um evento

Crie um evento

Se você tiver acesso de gravação ao Google Agenda do organizador, poderá adicionar um evento usando o Events: insert .

Este método adiciona o evento diretamente à agenda do organizador de forma independente das configurações para adicionar convites.

Adicionar participantes

Com esse método, também é possível adicionar participantes ao mesmo evento adicionando o endereço de e-mail deles à propriedade attendees do evento. Qualquer alteração futura feita pelo organizador no evento será propagada para os participantes.

Os participantes recebem o convite no endereço de e-mail do organizador. Google Os usuários do Google Agenda recebem o convite em seu e-mail e/ou em sua agenda, dependendo das configurações de eventos nas configurações do Google Agenda:

  • Se ele tiver a configuração From everyone, o evento será adicionado diretamente a na agenda
  • Se ele tiver a configuração Only if the sender is known, o evento será adicionado. diretamente na agenda se já tiverem interagido com o organizador se ele estiver na mesma organização ou se está nos Contatos do Google. Se o organizador não souber, ele poderá clicar em Adicionar à agenda ou confirmar presença clicando em Sim ou Talvez no e-mail de convite. Então, o evento é adicionados à agenda.
  • Se os usuários tiverem a configuração When I respond in email, nem todos os convites serão será adicionado à agenda até que o usuário confirme a presença clicando em Sim, Talvez ou Não no e-mail de convite.

Para mais informações sobre como os convites são adicionados ao Google Agenda, consulte Gerenciar convites no Google Agenda.

Exibir o evento diretamente na página agendas

Para mostrar um evento diretamente nas agendas dos participantes do Google Agenda, para qualquer configuração que eles tenham, você pode definir a confirmação de presença do participante ou importar uma cópia do evento diretamente na agenda do participante. Para os dois métodos, você precisa acesso de gravação aos convidados, agendas; Caso contrário, considere adicionar o organizador aos contatos do convidado, o que pode exigir acesso de gravação aos contatos do participante.

Definir o RSVP do convidado

Para definir a resposta de um participante a um evento, siga estas etapas:

  1. Crie o evento na agenda do organizador do Google Agenda e adicione participantes (veja acima).
  2. Usar o método Events: update para definir resposta do participante como accepted ou tentative. Você deve ter acesso de gravação à biblioteca de agenda. Pode haver um pequeno atraso até que o evento apareça na página agenda do participante. Saiba mais sobre como usar o método Events: update.

Este método adiciona o evento à agenda do participante, mas ele pode ainda verão o banner no e-mail informando que o convite foi enviado de um endereço que não conheciam.

Importar uma cópia do evento diretamente para a agenda do participante

Para importar uma cópia de um evento para a agenda de um participante, faça o seguinte: etapas:

  1. Se você tiver acesso de gravação ao Google Agenda do organizador, importe uma cópia do evento usando o método método Events: import.
  2. Importe outra cópia do mesmo evento na agenda do participante usando Events: import. Você deve ter acesso de gravação na agenda do participante. Usar o mesmo ID de evento (iCalUID) para o do organizador e das cópias do convidado e especifique o organizador na cópia do participante.

Com esse método, o participante pode ver o evento na agenda, mas não recebe um e-mail de convite do Google Agenda.

Adicionar o organizador aos contatos do convidado

Se você não tiver as credenciais do participante, peça para ele ou para a organização adicionar o endereço de e-mail do organizador aos contatos do Google com antecedência para mostrar um evento diretamente na agenda. Pode haver um um pequeno atraso para que um contato recém-criado tenha efeito.

  • Peça para o usuário do Google Agenda adicionar o organizador aos contatos do Google.
  • Se os participantes pertencerem a uma organização, peça ao administrador dela para adicionar endereços de e-mail aos contatos dos usuários de forma programática. Peça ao administrador para ativar a delegação em todo o domínio, impersonificar os usuários e usar o método People: createContact para criar contatos para cada usuário, garantindo que os convites futuros desses endereços de e-mail apareçam automaticamente nos calendários dos usuários.
  • Se você tiver acesso aos contatos do participante, também poderá adicionar o endereço de e-mail do organizador aos contatos do participante usando o método People: createContact.

Convidar um usuário por endereço de e-mail

Se você não tiver acesso de gravação ao Google Agenda do organizador ou Se você não quiser expor o endereço de e-mail do organizador, use o iCalendar protocolo (RFC-5545). convidar usuários com e-mail usando um arquivo .ICS.

Se o convidado for um usuário do Google Agenda com a configuração Only if the sender is known e ele não tiver interagido nem gravado o endereço anteriormente como conhecido por eles, o convite só será adicionado à agenda quando eles clicarem Adicionar à agenda ou confirmar presença no evento.

Se você quiser que os usuários do Google Agenda adicionem uma evento único sem mantê-lo atualizado, você pode fornecer um link com um evento pré-preenchido para o usuário se adicionar. Esse método cria um evento diferente na agenda do usuário, que não pode ser atualizado a menos que você tenha acesso a ela.

Use o seguinte modelo de link:


https://calendar.google.com/calendar/r/eventedit?action=TEMPLATE&dates=20230325T224500Z%2F20230326T001500Z&stz=Europe/Brussels&etz=Europe/Brussels&details=EVENT_DESCRIPTION_HERE&location=EVENT_LOCATION_HERE&text=EVENT_TITLE_HERE

atualizando as seguintes informações:

  • Datas e horários de início e término: use o formato ISO 8601. No exemplo acima, substitua 20230325T224500Z e 20230326T001500Z.
  • Fusos horários de início e término: formate como um nome do banco de dados de fusos horários da IANA. Coloque os fusos horários nos campos stz e etz.
  • Descrição do evento: precisa ser codificada por URL.
  • Local do evento: precisa ser codificado por URL.
  • Título do evento: precisa ser codificado por URL.

Exemplo

Vamos considerar o exemplo da criação de um serviço de agendamento de horários para ajudar como os usuários agendam horários em uma empresa. Quando um usuário agenda um horário, você quer que seu serviço adicione um evento à agenda Agendas.

Para a melhor experiência do usuário, recomendamos que a empresa conceda acesso de gravação na agenda deles, para que você possa adicionar o evento diretamente à agenda agenda (Criar evento) e convide o agendamento para esse evento (Adicionar participantes). Para garantir que o agendador veja o evento agenda e receber um lembrete sobre isso, peça para que verifiquem os e-mails e Responda Sim ao evento imediatamente após fazer um agendamento. Depois de confirmarem presença no evento, elas vão receber notificações de eventos do Google Agenda de acordo com as configurações de notificação.

Se você quiser adicionar o evento diretamente à agenda do responsável pela reserva, informe isso a eles para adicionar aos contatos o endereço de e-mail do qual receberão o convite. Como alternativa, pedir acesso de gravação à agenda para confirmar presença programaticamente no nome (Definir o RSVP do convidado) e enviar um e-mail para ele notificação sobre a reserva confirmada.

Se a empresa não quiser expor o endereço de e-mail, use um endereço de e-mail específico endereço de e-mail para enviar o evento ao agendamento usando o e-mail Convidar usuário de um endereço de e-mail.

Propagação de eventos

O diagrama a seguir explica a dinâmica. Primeiro, Jack cria um evento na agenda principal (e, portanto, é proprietário da cópia do organizador). Em seguida, ele convida o calendário secundário do grupo de aulas de violoncelo e Susan, que tem a configuração de evento Only if the sender is known. Participantes cópias são criadas na aula sobre violoncelo na agenda secundária do grupo e na agenda de Susan, se ela conhecesse Jack. Caso contrário, quando ela confirma presença ou indica que conhece Jack. Quando Susan responde, a mudança de confirmação é propagada de volta para o organizador, atualizando a cópia do organizador com a resposta de Susan. Essas mudanças feitas na cópia do evento do organizador são propagadas para os outros participantes.

Diagrama mostrando a dinâmica do evento/participante

Propriedades de eventos compartilhados

A agenda em que o evento é criado é a agenda do organizador. Isso agenda possui as informações compartilhadas do evento, incluindo ID, horário de início e término, resumo e descrição. Quando estas informações são atualizadas no organizador agenda, as alterações serão propagadas para as cópias dos participantes.

Propriedades de eventos particulares

Nem todas as informações são compartilhadas entre todas as cópias do evento. Algumas propriedades são particular, como lembretes, colorId, transparência ou propriedade extendedProperties.private. Essas propriedades são controladas configurações do convidado, e não pela agenda do organizador.

Os participantes também podem mudar as propriedades compartilhadas do evento. No entanto, as alterações são refletidas apenas em suas próprias cópias e podem ser perdidas se o organizador faz uma mudança.

A única mudança de evento que é propagada dos participantes para o organizador é o status de resposta do participante, armazenado na propriedade attendees[].responseStatus.