ผสานข้อความลงในเอกสาร

การใช้งานที่มีประโยชน์อย่างหนึ่งของ Google เอกสาร API คือการผสานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลตั้งแต่ 1 แห่งขึ้นไปลงในเอกสาร

หน้านี้จะสรุปวิธีนำข้อมูลจากแหล่งภายนอกและแทรกลงในเอกสารเทมเพลตที่มีอยู่

เทมเพลตคือเอกสารประเภทพิเศษที่มีข้อความคงที่ที่เหมือนกันสำหรับเอกสารทั้งหมดที่สร้างขึ้นจากเทมเพลต ตลอดจนตัวยึดตำแหน่งที่กำหนดซึ่งสามารถวางข้อความแบบไดนามิกอื่นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น เทมเพลตสัญญาอาจมีเนื้อหาตายตัว รวมถึงสปอตชื่อ ที่อยู่ และรายละเอียดอื่นๆ ของผู้รับ จากนั้นแอปจะสามารถรวมข้อมูลเฉพาะของลูกค้าเข้ากับเทมเพลต เพื่อสร้างเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์

มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้วิธีการนี้มีประโยชน์ ได้แก่

• นักออกแบบสามารถปรับแต่งการออกแบบเอกสารโดยใช้เครื่องมือแก้ไข Google เอกสารได้อย่างง่ายดาย ซึ่งทำได้ง่ายกว่าการปรับแต่งพารามิเตอร์ในแอป เพื่อตั้งค่าเลย์เอาต์ที่แสดงผล

• การแยกเนื้อหาออกจากงานนำเสนอเป็นหลักการออกแบบ ที่รู้จักกันดีและมีประโยชน์หลายประการ

สูตรอาหารง่ายๆ

ตัวอย่างวิธีใช้ Docs API เพื่อรวมข้อมูลลงในเอกสารมีดังนี้

1. สร้างเอกสารโดยใช้เนื้อหาตัวยึดตำแหน่งเพื่อช่วยออกแบบและรูปแบบ การจัดรูปแบบข้อความใดๆ ที่คุณต้องการแทนที่จะยังคงอยู่

2. สำหรับองค์ประกอบแต่ละรายการที่คุณจะแทรก ให้แทนที่เนื้อหาของตัวยึดตำแหน่งด้วยแท็ก อย่าลืมใช้สตริงที่ไม่น่าจะเกิดขึ้นตามปกติ เช่น {{account-holder-name}} อาจเป็นแท็กที่ดี

3. ใช้ Google Drive API เพื่อทำสำเนาเอกสารในโค้ดของคุณ

4. ในโค้ด ให้ใช้เมธอด batchUpdate() ของ Docs API กับชื่อเอกสารและใส่ ReplaceAllTextRequest

รหัสเอกสารจะอ้างอิงเอกสารและดึงมาจาก URL ได้

https://docs.google.com/document/d/documentId/edit

ตัวอย่าง

ลองพิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ ซึ่งจะแทนที่ 2 ช่องในเทมเพลตด้วยค่าจริงเพื่อสร้างเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์

ในการรวมนี้ คุณสามารถใช้โค้ดด้านล่าง

        String customerName = "Alice";
        DateTimeFormatter formatter = DateTimeFormatter.ofPattern("yyyy/MM/dd");
        String date = formatter.format(LocalDate.now());

        List<Request> requests = new ArrayList<>();
        requests.add(new Request()
                .setReplaceAllText(new ReplaceAllTextRequest()
                        .setContainsText(new SubstringMatchCriteria()
                                .setText("{{customer-name}}")
                                .setMatchCase(true))
                        .setReplaceText(customerName)));
        requests.add(new Request()
                .setReplaceAllText(new ReplaceAllTextRequest()
                        .setContainsText(new SubstringMatchCriteria()
                                .setText("{{date}}")
                                .setMatchCase(true))
                        .setReplaceText(date)));

        BatchUpdateDocumentRequest body = new BatchUpdateDocumentRequest();
        service.documents().batchUpdate(documentId, body.setRequests(requests)).execute();

  let customerName = 'Alice';
  let date = yyyymmdd()
  let requests = [
    {
      replaceAllText: {
        containsText: {
          text: '{{customer-name}}',
          matchCase: true,
        },
        replaceText: customerName,
      },
    },
    {
      replaceAllText: {
        containsText: {
          text: '{{date}}',
          matchCase: true,
        },
        replaceText: date,
      },
    },
  ];

  google.options({auth: auth});
  google
      .discoverAPI(
          'https://docs.googleapis.com/$discovery/rest?version=v1&key={YOUR_API_KEY}')
      .then(function(docs) {
        docs.documents.batchUpdate(
            {
              documentId: '1yBx6HSnu_gbV2sk1nChJOFo_g3AizBhr-PpkyKAwcTg',
              resource: {
                requests,
              },
            },
            (err, {data}) => {
              if (err) return console.log('The API returned an error: ' + err);
              console.log(data);
            });
      });

    customer_name = 'Alice'
    date = datetime.datetime.now().strftime("%y/%m/%d")

    requests = [
         {
            'replaceAllText': {
                'containsText': {
                    'text': '{{customer-name}}',
                    'matchCase':  'true'
                },
                'replaceText': customer_name,
            }}, {
            'replaceAllText': {
                'containsText': {
                    'text': '{{date}}',
                    'matchCase':  'true'
                },
                'replaceText': str(date),
            }
        }
    ]

    result = service.documents().batchUpdate(
        documentId=document_id, body={'requests': requests}).execute()

จัดการเทมเพลต

สำหรับเอกสารเทมเพลตที่แอปพลิเคชันกำหนดและเป็นเจ้าของ ให้สร้างเทมเพลตโดยใช้บัญชีเฉพาะสำหรับแอปพลิเคชัน บัญชีบริการ เป็นทางเลือกที่ดีและควรหลีกเลี่ยงปัญหาที่ยุ่งยากกับนโยบาย Google Workspace ที่จำกัดการแชร์

เมื่อสร้างอินสแตนซ์ของเอกสารจากเทมเพลต โปรดใช้ข้อมูลเข้าสู่ระบบของผู้ใช้ปลายทางเสมอ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมเอกสารผลลัพธ์ได้อย่างเต็มที่และป้องกันปัญหาการปรับขนาดที่เกี่ยวข้องกับขีดจำกัดต่อผู้ใช้ในไดรฟ์

หากต้องการสร้างเทมเพลตโดยใช้บัญชีบริการ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ด้วยข้อมูลเข้าสู่ระบบของแอปพลิเคชัน

1. สร้างเอกสารโดยใช้ documents.create ใน Docs API
2. อัปเดตสิทธิ์เพื่ออนุญาตให้ผู้รับเอกสารอ่านเอกสารได้โดยใช้ permissions.create ใน API ไดรฟ์
3. อัปเดตสิทธิ์เพื่ออนุญาตให้ผู้เขียนเทมเพลตเขียนลงในไฟล์ได้โดยใช้ permissions.create ใน Drive API
4. แก้ไขเทมเพลตตามต้องการ

หากต้องการสร้างอินสแตนซ์ของเอกสาร ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ด้วยข้อมูลเข้าสู่ระบบของผู้ใช้

1. สร้างสำเนาของเทมเพลตโดยใช้ files.copy ใน Drive API
2. แทนที่ค่าโดยใช้ documents.batchUpdate ใน Docs API