Tetap teratur dengan koleksi
Simpan dan kategorikan konten berdasarkan preferensi Anda.
Pengantar
Penggabungan email mengambil nilai dari baris spreadsheet atau sumber data lainnya dan
menyisipkannya ke dalam dokumen template. Tindakan ini memungkinkan Anda membuat satu dokumen "master" (template) yang dapat digunakan untuk membuat banyak dokumen serupa, masing-masing disesuaikan dengan data yang digabungkan. Hasilnya tidak harus digunakan untuk email atau surat formulir, tetapi dapat digunakan untuk tujuan apa pun, seperti membuat batch invoice pelanggan.
Penggabungan email sudah ada selama beberapa spreadsheet dan pemroses kata
merupakan bagian dari banyak alur kerja bisnis saat ini. Konvensinya adalah untuk mengatur data sebagai satu catatan per baris, dengan kolom yang mewakili kolom dalam data, seperti yang ditunjukkan pada tabel berikut:
A
B
C
1
Nama
Alamat
Zona
2
FAQ Perkotaan
Jl. Sudirman 123
Barat
3
Musik Pawxana
Jl. Sudirman 55
Selatan
4
dll...
Aplikasi contoh di halaman ini menunjukkan cara menggunakan API Google Dokumen dan Spreadsheet (dan Drive) untuk memisahkan detail tentang cara penggabungan email dilakukan, sehingga melindungi pengguna dari masalah penerapan. Informasi selengkapnya tentang contoh ini dapat ditemukan di repo open source contoh.
Contoh aplikasi
Aplikasi contoh ini akan menyalin template master Anda, lalu menggabungkan variabel dari sumber data yang Anda tetapkan ke setiap salinan. Untuk mencoba aplikasi contoh, pertama-tama siapkan
template Anda:
Membuat file Google Dokumen baru. Pilih template
apa pun yang ingin Anda gunakan. (Contoh template kami menggunakan Letter/Spearmint.)
Catat ID dokumen, yang merupakan string yang mengikuti document/d/ (lihat DOCUMENT_ID) di URL: https://docs.google.com/document/d/DOCUMENT_ID/edit
Tetapkan variabel DOCS_FILE_ID dalam kode ke ID dokumen tersebut.
Ganti informasi kontak di Dokumen dengan variabel placeholder template
yang akan digabungkan aplikasi dengan data yang diinginkan.
Berikut adalah contoh
template huruf
dengan placeholder untuk digabungkan dengan data sebenarnya dari sumber seperti
Google Spreadsheet atau teks biasa. Berikut adalah tampilan template tersebut:
Selanjutnya, pilih teks biasa atau Google Spreadsheet sebagai sumber data dengan menetapkan
variabel SOURCE. Setelan defaultnya adalah teks biasa, yang berarti data sampel dalam variabel TEXT_SOURCE_DATA. Untuk mendapatkan data dari Spreadsheet Google, update variabel SOURCE ke 'sheets' dan arahkan ke contoh kami (atau milik Anda) dengan menetapkan variabel SHEETS_FILE_ID. Berikut adalah Spreadsheet kami untuk mengetahui
formatnya:
Coba aplikasi ini dengan data contoh kami, lalu sesuaikan dengan data dan kasus penggunaan Anda. Aplikasi
command line berfungsi seperti ini:
Penyiapan
Mengambil data dari sumber data
Melakukan loop pada setiap baris data
Buat salinan template
Gabungkan salinan dengan data
Link output ke dokumen yang baru digabungkan
Semua huruf baru yang digabungkan juga akan muncul di Google Drive pengguna. Contoh
huruf gabungan terlihat seperti ini:
import time
import google.auth
from googleapiclient.discovery import build
from googleapiclient.errors import HttpError
# Fill-in IDs of your Docs template & any Sheets data source
DOCS_FILE_ID = "195j9eDD3ccgjQRttHhJPymLJUCOUjs-jmwTrekvdjFE"
SHEETS_FILE_ID = "11pPEzi1vCMNbdpqaQx4N43rKmxvZlgEHE9GqpYoEsWw"
# authorization constants
SCOPES = ( # iterable or space-delimited string
"https://www.googleapis.com/auth/drive",
"https://www.googleapis.com/auth/documents",
"https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets.readonly",
)
# application constants
SOURCES = ("text", "sheets")
SOURCE = "text" # Choose one of the data SOURCES
COLUMNS = ["to_name", "to_title", "to_company", "to_address"]
TEXT_SOURCE_DATA = (
(
"Ms. Lara Brown",
"Googler",
"Google NYC",
"111 8th Ave\nNew York, NY 10011-5201",
),
(
"Mr. Jeff Erson",
"Googler",
"Google NYC",
"76 9th Ave\nNew York, NY 10011-4962",
),
)
# fill-in your data to merge into document template variables
merge = {
# sender data
"my_name": "Ayme A. Coder",
"my_address": "1600 Amphitheatre Pkwy\nMountain View, CA 94043-1351",
"my_email": "http://google.com",
"my_phone": "+1-650-253-0000",
# - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
# recipient data (supplied by 'text' or 'sheets' data source)
"to_name": None,
"to_title": None,
"to_company": None,
"to_address": None,
# - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
"date": time.strftime("%Y %B %d"),
# - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
"body": (
"Google, headquartered in Mountain View, unveiled the new "
"Android phone at the Consumer Electronics Show. CEO Sundar "
"Pichai said in his keynote that users love their new phones."
),
}
creds, _ = google.auth.default()
# pylint: disable=maybe-no-member
# service endpoints to Google APIs
DRIVE = build("drive", "v2", credentials=creds)
DOCS = build("docs", "v1", credentials=creds)
SHEETS = build("sheets", "v4", credentials=creds)
def get_data(source):
"""Gets mail merge data from chosen data source."""
try:
if source not in {"sheets", "text"}:
raise ValueError(
f"ERROR: unsupported source {source}; choose from {SOURCES}"
)
return SAFE_DISPATCH[source]()
except HttpError as error:
print(f"An error occurred: {error}")
return error
def _get_text_data():
"""(private) Returns plain text data; can alter to read from CSV file."""
return TEXT_SOURCE_DATA
def _get_sheets_data(service=SHEETS):
"""(private) Returns data from Google Sheets source. It gets all rows of
'Sheet1' (the default Sheet in a new spreadsheet), but drops the first
(header) row. Use any desired data range (in standard A1 notation).
"""
return (
service.spreadsheets()
.values()
.get(spreadsheetId=SHEETS_FILE_ID, range="Sheet1")
.execute()
.get("values")[1:]
)
# skip header row
# data source dispatch table [better alternative vs. eval()]
SAFE_DISPATCH = {k: globals().get(f"_get_{k}_data") for k in SOURCES}
def _copy_template(tmpl_id, source, service):
"""(private) Copies letter template document using Drive API then
returns file ID of (new) copy.
"""
try:
body = {"name": f"Merged form letter ({source})"}
return (
service.files()
.copy(body=body, fileId=tmpl_id, fields="id")
.execute()
.get("id")
)
except HttpError as error:
print(f"An error occurred: {error}")
return error
def merge_template(tmpl_id, source, service):
"""Copies template document and merges data into newly-minted copy then
returns its file ID.
"""
try:
# copy template and set context data struct for merging template values
copy_id = _copy_template(tmpl_id, source, service)
context = merge.iteritems() if hasattr({}, "iteritems") else merge.items()
# "search & replace" API requests for mail merge substitutions
reqs = [
{
"replaceAllText": {
"containsText": {
"text": "{{%s}}" % key.upper(), # {{VARS}} are uppercase
"matchCase": True,
},
"replaceText": value,
}
}
for key, value in context
]
# send requests to Docs API to do actual merge
DOCS.documents().batchUpdate(
body={"requests": reqs}, documentId=copy_id, fields=""
).execute()
return copy_id
except HttpError as error:
print(f"An error occurred: {error}")
return error
if __name__ == "__main__":
# get row data, then loop through & process each form letter
data = get_data(SOURCE) # get data from data source
for i, row in enumerate(data):
merge.update(dict(zip(COLUMNS, row)))
print(
"Merged letter %d: docs.google.com/document/d/%s/edit"
% (i + 1, merge_template(DOCS_FILE_ID, SOURCE, DRIVE))
)
Untuk mengetahui informasi selengkapnya, lihat README dan kode sumber aplikasi lengkap
di repo open source aplikasi contoh ini.