Sử dụng bộ sưu tập để sắp xếp ngăn nắp các trang
Lưu và phân loại nội dung dựa trên lựa chọn ưu tiên của bạn.
Hướng dẫn này giải thích cách sử dụng API Google Tài liệu để hợp nhất thư.
Giới thiệu
Tính năng hợp nhất thư lấy giá trị từ các hàng trong bảng tính hoặc một nguồn dữ liệu khác
và chèn chúng vào một tài liệu mẫu. Nhờ đó, bạn có thể tạo
một báo cáo chính
tài liệu (mẫu) mà từ đó bạn có thể tạo nhiều tài liệu tương tự nhau, mỗi tài liệu
được tuỳ chỉnh với dữ liệu đang được hợp nhất. Kết quả không nhất thiết được dùng cho
thư hoặc biểu mẫu nhưng có thể vì bất kỳ mục đích nào, chẳng hạn như tạo một loạt
hoá đơn của khách hàng.
Tính năng hợp nhất thư đã có mặt chừng nào còn có bảng tính và từ
người xử lý và là một phần trong nhiều quy trình làm việc của doanh nghiệp ngày nay. Theo quy ước,
sắp xếp dữ liệu dưới dạng một bản ghi mỗi hàng, với các cột biểu thị các trường trong
dữ liệu, như được hiển thị trong bảng sau:
Tên
Địa chỉ
Vùng
1
UrbanPq
123 Đường 1
Tây
2
Pawxana
456 Đường 2
Nam
Ứng dụng mẫu trên trang này hướng dẫn bạn cách sử dụng Google Tài liệu,
API Trang tính và Drive để loại bỏ
thông tin chi tiết về cách thực hiện tính năng hợp nhất thư, bảo vệ người dùng khỏi quá trình triển khai
các mối quan ngại của mình. Bạn có thể tìm thêm thông tin về mẫu Python này tại
GitHub
kho lưu trữ.
Ứng dụng mẫu
Ứng dụng mẫu này sẽ sao chép mẫu chính của bạn rồi hợp nhất các biến từ
nguồn dữ liệu được chỉ định vào từng bản sao. Để dùng thử ứng dụng mẫu này, trước tiên
thiết lập mẫu của bạn:
Ghi lại mã tài liệu của tệp mới. Để biết thêm thông tin, xem phần Tài liệu
Mã nhận dạng.
Đặt biến DOCS_FILE_ID thành mã tài liệu.
Thay thế thông tin liên hệ bằng các biến phần giữ chỗ mẫu mà
sẽ hợp nhất với dữ liệu được chọn.
Sau đây là thư mẫu
mẫu
bằng các phần giữ chỗ có thể hợp nhất với dữ liệu thực từ một nguồn, chẳng hạn như dữ liệu thuần tuý
văn bản hoặc Trang tính. Dưới đây là giao diện của mẫu đó:
Tiếp theo, hãy chọn văn bản thuần tuý hoặc Trang tính làm nguồn dữ liệu
bằng cách sử dụng biến SOURCE. Mẫu này mặc định là văn bản thuần tuý, nghĩa là
dữ liệu mẫu sử dụng biến TEXT_SOURCE_DATA. Nguồn dữ liệu từ
Trang tính, hãy cập nhật biến SOURCE thành 'sheets' rồi trỏ biến đó
cho mẫu của chúng tôi
trang tính
(hoặc của riêng bạn) bằng cách đặt biến SHEETS_FILE_ID.
Trang tính trông như sau để bạn có thể thấy định dạng:
Hãy dùng thử ứng dụng với dữ liệu mẫu của chúng tôi, sau đó điều chỉnh cho phù hợp với dữ liệu và trường hợp sử dụng của bạn. Chiến lược phát hành đĩa đơn
ứng dụng dòng lệnh hoạt động như sau:
Thiết lập
Tìm nạp dữ liệu từ nguồn dữ liệu
Lặp lại qua từng hàng dữ liệu
Tạo bản sao của mẫu
Hợp nhất bản sao với dữ liệu
Liên kết đầu ra tới tài liệu mới được hợp nhất
Tất cả chữ cái mới hợp nhất cũng xuất hiện trong phần Drive của tôi của người dùng. Một
ví dụ về chữ cái hợp nhất sẽ có dạng như sau:
import time
import google.auth
from googleapiclient.discovery import build
from googleapiclient.errors import HttpError
# Fill-in IDs of your Docs template & any Sheets data source
DOCS_FILE_ID = "195j9eDD3ccgjQRttHhJPymLJUCOUjs-jmwTrekvdjFE"
SHEETS_FILE_ID = "11pPEzi1vCMNbdpqaQx4N43rKmxvZlgEHE9GqpYoEsWw"
# authorization constants
SCOPES = ( # iterable or space-delimited string
"https://www.googleapis.com/auth/drive",
"https://www.googleapis.com/auth/documents",
"https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets.readonly",
)
# application constants
SOURCES = ("text", "sheets")
SOURCE = "text" # Choose one of the data SOURCES
COLUMNS = ["to_name", "to_title", "to_company", "to_address"]
TEXT_SOURCE_DATA = (
(
"Ms. Lara Brown",
"Googler",
"Google NYC",
"111 8th Ave\nNew York, NY 10011-5201",
),
(
"Mr. Jeff Erson",
"Googler",
"Google NYC",
"76 9th Ave\nNew York, NY 10011-4962",
),
)
# fill-in your data to merge into document template variables
merge = {
# sender data
"my_name": "Ayme A. Coder",
"my_address": "1600 Amphitheatre Pkwy\nMountain View, CA 94043-1351",
"my_email": "http://google.com",
"my_phone": "+1-650-253-0000",
# - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
# recipient data (supplied by 'text' or 'sheets' data source)
"to_name": None,
"to_title": None,
"to_company": None,
"to_address": None,
# - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
"date": time.strftime("%Y %B %d"),
# - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
"body": (
"Google, headquartered in Mountain View, unveiled the new "
"Android phone at the Consumer Electronics Show. CEO Sundar "
"Pichai said in his keynote that users love their new phones."
),
}
creds, _ = google.auth.default()
# pylint: disable=maybe-no-member
# service endpoints to Google APIs
DRIVE = build("drive", "v2", credentials=creds)
DOCS = build("docs", "v1", credentials=creds)
SHEETS = build("sheets", "v4", credentials=creds)
def get_data(source):
"""Gets mail merge data from chosen data source."""
try:
if source not in {"sheets", "text"}:
raise ValueError(
f"ERROR: unsupported source {source}; choose from {SOURCES}"
)
return SAFE_DISPATCH[source]()
except HttpError as error:
print(f"An error occurred: {error}")
return error
def _get_text_data():
"""(private) Returns plain text data; can alter to read from CSV file."""
return TEXT_SOURCE_DATA
def _get_sheets_data(service=SHEETS):
"""(private) Returns data from Google Sheets source. It gets all rows of
'Sheet1' (the default Sheet in a new spreadsheet), but drops the first
(header) row. Use any desired data range (in standard A1 notation).
"""
return (
service.spreadsheets()
.values()
.get(spreadsheetId=SHEETS_FILE_ID, range="Sheet1")
.execute()
.get("values")[1:]
)
# skip header row
# data source dispatch table [better alternative vs. eval()]
SAFE_DISPATCH = {k: globals().get(f"_get_{k}_data") for k in SOURCES}
def _copy_template(tmpl_id, source, service):
"""(private) Copies letter template document using Drive API then
returns file ID of (new) copy.
"""
try:
body = {"name": f"Merged form letter ({source})"}
return (
service.files()
.copy(body=body, fileId=tmpl_id, fields="id")
.execute()
.get("id")
)
except HttpError as error:
print(f"An error occurred: {error}")
return error
def merge_template(tmpl_id, source, service):
"""Copies template document and merges data into newly-minted copy then
returns its file ID.
"""
try:
# copy template and set context data struct for merging template values
copy_id = _copy_template(tmpl_id, source, service)
context = merge.iteritems() if hasattr({}, "iteritems") else merge.items()
# "search & replace" API requests for mail merge substitutions
reqs = [
{
"replaceAllText": {
"containsText": {
"text": "{{%s}}" % key.upper(), # {{VARS}} are uppercase
"matchCase": True,
},
"replaceText": value,
}
}
for key, value in context
]
# send requests to Docs API to do actual merge
DOCS.documents().batchUpdate(
body={"requests": reqs}, documentId=copy_id, fields=""
).execute()
return copy_id
except HttpError as error:
print(f"An error occurred: {error}")
return error
if __name__ == "__main__":
# get row data, then loop through & process each form letter
data = get_data(SOURCE) # get data from data source
for i, row in enumerate(data):
merge.update(dict(zip(COLUMNS, row)))
print(
"Merged letter %d: docs.google.com/document/d/%s/edit"
% (i + 1, merge_template(DOCS_FILE_ID, SOURCE, DRIVE))
)