Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten mit der Docs API

In dieser Anleitung wird beschrieben, wie Sie mit der Google Docs API einen Zusammenstellungsbrief erstellen.

Einführung

Bei einer Briefvorlage werden Werte aus Zeilen einer Tabelle oder einer anderen Datenquelle in ein Vorlagendokument eingefügt. So können Sie ein einzelnes Hauptdokument (die Vorlage) erstellen, aus dem Sie viele ähnliche Dokumente generieren können, die jeweils mit den zusammenzuführenden Daten angepasst werden. Das Ergebnis wird nicht unbedingt für E-Mails oder Serienbriefe verwendet, sondern kann für jeden Zweck verwendet werden, z. B. für die Generierung einer Reihe von Kundenrechnungen.

Die Zusammenstellung von Serienbriefen gibt es schon so lange wie Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungsprogramme und ist heute Teil vieler Geschäftsabläufe. Üblicherweise werden die Daten als ein Datensatz pro Zeile organisiert, wobei die Spalten Felder in den Daten darstellen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:

Name Adresse Zone
1 UrbanPq 123 1st St. West
2 Pawxana 456 2nd St. Süd

Die Beispiel-App auf dieser Seite zeigt, wie Sie mithilfe der Google Docs-, Google Tabellen- und Drive APIs die Details der Zusammenstellung von E-Mails abstrahieren und Nutzer so vor Implementierungsproblemen schützen können. Weitere Informationen zu diesem Python-Beispiel finden Sie im GitHub-Repository des Beispiels.

Beispielanwendung

In dieser Beispiel-App wird Ihre primäre Vorlage kopiert und dann werden Variablen aus der angegebenen Datenquelle in jede der Kopien zusammengeführt. Wenn Sie diese Beispiel-App ausprobieren möchten, richten Sie zuerst Ihre Vorlage ein:

  1. Erstellen Sie eine Google Docs-Datei. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
  2. Notieren Sie sich die Dokument-ID der neuen Datei. Weitere Informationen finden Sie unter Dokument-ID.
  3. Legen Sie die Variable DOCS_FILE_ID auf die Dokument-ID fest.
  4. Ersetzen Sie die Kontaktdaten durch Platzhaltervariablen für Vorlagen, die in der App mit den ausgewählten Daten zusammengeführt werden.

Hier ist eine Vorlage für einen Beispielbrief mit Platzhaltern, die mit echten Daten aus einer Quelle wie Text oder Google Tabellen zusammengeführt werden können. So sieht diese Vorlage aus:

Wählen Sie als Nächstes mithilfe der Variablen SOURCE entweder „Nur-Text“ oder „Google Tabellen“ als Datenquelle aus. Im Beispiel wird standardmäßig Klartext verwendet, d. h., die Beispieldaten verwenden die Variable TEXT_SOURCE_DATA. Wenn Sie Daten aus Google Tabellen beziehen möchten, aktualisieren Sie die Variable SOURCE in 'sheets' und weisen Sie sie mithilfe der Variablen SHEETS_FILE_ID auf unser Beispiel-Tabellenblatt (oder Ihr eigenes) hin.

So sieht das Tabellenblatt aus:

Testen Sie die App mit unseren Beispieldaten und passen Sie sie dann an Ihre Daten und Ihren Anwendungsfall an. So funktioniert die Befehlszeilenanwendung:

  • Einrichtung
  • Daten aus der Datenquelle abrufen
  • Durch jede Datenzeile iterieren
    • Vorlage kopieren
    • Kopie mit den Daten zusammenführen
    • Link zur Ausgabe des neu zusammengeführten Dokuments

Alle neu zusammengeführten Briefe werden auch in der Ablage des Nutzers angezeigt. Ein Beispiel für einen zusammengeführten Brief sieht in etwa so aus:

Quellcode

Python

docs/mail-merge/docs_mail_merge.py
import time

import google.auth
from googleapiclient.discovery import build
from googleapiclient.errors import HttpError

# Fill-in IDs of your Docs template & any Sheets data source
DOCS_FILE_ID = "195j9eDD3ccgjQRttHhJPymLJUCOUjs-jmwTrekvdjFE"
SHEETS_FILE_ID = "11pPEzi1vCMNbdpqaQx4N43rKmxvZlgEHE9GqpYoEsWw"

# authorization constants

SCOPES = (  # iterable or space-delimited string
    "https://www.googleapis.com/auth/drive",
    "https://www.googleapis.com/auth/documents",
    "https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets.readonly",
)

# application constants
SOURCES = ("text", "sheets")
SOURCE = "text"  # Choose one of the data SOURCES
COLUMNS = ["to_name", "to_title", "to_company", "to_address"]
TEXT_SOURCE_DATA = (
    (
        "Ms. Lara Brown",
        "Googler",
        "Google NYC",
        "111 8th Ave\nNew York, NY  10011-5201",
    ),
    (
        "Mr. Jeff Erson",
        "Googler",
        "Google NYC",
        "76 9th Ave\nNew York, NY  10011-4962",
    ),
)

# fill-in your data to merge into document template variables
merge = {
    # sender data
    "my_name": "Ayme A. Coder",
    "my_address": "1600 Amphitheatre Pkwy\nMountain View, CA  94043-1351",
    "my_email": "http://google.com",
    "my_phone": "+1-650-253-0000",
    # - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
    # recipient data (supplied by 'text' or 'sheets' data source)
    "to_name": None,
    "to_title": None,
    "to_company": None,
    "to_address": None,
    # - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
    "date": time.strftime("%Y %B %d"),
    # - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
    "body": (
        "Google, headquartered in Mountain View, unveiled the new "
        "Android phone at the Consumer Electronics Show. CEO Sundar "
        "Pichai said in his keynote that users love their new phones."
    ),
}

creds, _ = google.auth.default()
# pylint: disable=maybe-no-member

# service endpoints to Google APIs

DRIVE = build("drive", "v2", credentials=creds)
DOCS = build("docs", "v1", credentials=creds)
SHEETS = build("sheets", "v4", credentials=creds)


def get_data(source):
  """Gets mail merge data from chosen data source."""
  try:
    if source not in {"sheets", "text"}:
      raise ValueError(
          f"ERROR: unsupported source {source}; choose from {SOURCES}"
      )
    return SAFE_DISPATCH[source]()
  except HttpError as error:
    print(f"An error occurred: {error}")
    return error


def _get_text_data():
  """(private) Returns plain text data; can alter to read from CSV file."""
  return TEXT_SOURCE_DATA


def _get_sheets_data(service=SHEETS):
  """(private) Returns data from Google Sheets source. It gets all rows of
  'Sheet1' (the default Sheet in a new spreadsheet), but drops the first
  (header) row. Use any desired data range (in standard A1 notation).
  """
  return (
      service.spreadsheets()
      .values()
      .get(spreadsheetId=SHEETS_FILE_ID, range="Sheet1")
      .execute()
      .get("values")[1:]
  )
  # skip header row


# data source dispatch table [better alternative vs. eval()]
SAFE_DISPATCH = {k: globals().get(f"_get_{k}_data") for k in SOURCES}


def _copy_template(tmpl_id, source, service):
  """(private) Copies letter template document using Drive API then
  returns file ID of (new) copy.
  """
  try:
    body = {"name": f"Merged form letter ({source})"}
    return (
        service.files()
        .copy(body=body, fileId=tmpl_id, fields="id")
        .execute()
        .get("id")
    )
  except HttpError as error:
    print(f"An error occurred: {error}")
    return error


def merge_template(tmpl_id, source, service):
  """Copies template document and merges data into newly-minted copy then
  returns its file ID.
  """
  try:
    # copy template and set context data struct for merging template values
    copy_id = _copy_template(tmpl_id, source, service)
    context = merge.iteritems() if hasattr({}, "iteritems") else merge.items()

    # "search & replace" API requests for mail merge substitutions
    reqs = [
        {
            "replaceAllText": {
                "containsText": {
                    "text": "{{%s}}" % key.upper(),  # {{VARS}} are uppercase
                    "matchCase": True,
                },
                "replaceText": value,
            }
        }
        for key, value in context
    ]

    # send requests to Docs API to do actual merge
    DOCS.documents().batchUpdate(
        body={"requests": reqs}, documentId=copy_id, fields=""
    ).execute()
    return copy_id
  except HttpError as error:
    print(f"An error occurred: {error}")
    return error


if __name__ == "__main__":
  # get row data, then loop through & process each form letter
  data = get_data(SOURCE)  # get data from data source
  for i, row in enumerate(data):
    merge.update(dict(zip(COLUMNS, row)))
    print(
        "Merged letter %d: docs.google.com/document/d/%s/edit"
        % (i + 1, merge_template(DOCS_FILE_ID, SOURCE, DRIVE))
    )

Weitere Informationen finden Sie in der Datei README und im vollständigen Quellcode der Anwendung im GitHub-Repository der Beispielanwendung.