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यह गाइड बताती है कि मेल मर्ज करने के लिए, Google Docs API का इस्तेमाल कैसे किया जा सकता है.
शुरुआती जानकारी
मेल मर्ज किसी स्प्रेडशीट या किसी दूसरे डेटा सोर्स की पंक्तियों से वैल्यू लेकर, उन्हें टेंप्लेट दस्तावेज़ में डालता है. इसकी मदद से, एक मुख्य दस्तावेज़ (टेंप्लेट) बनाया जा सकता है, जिससे एक जैसे कई दस्तावेज़ जनरेट किए जा सकते हैं. इनमें, हर दस्तावेज़ को पसंद के मुताबिक बनाया जाता है और डेटा को मर्ज किया जाता है. ज़रूरी नहीं कि इस नतीजे का इस्तेमाल डाक या फ़ॉर्म लेटर के लिए किया जाए, लेकिन यह किसी भी काम के लिए हो सकता है, जैसे कई तरह के इनवॉइस जनरेट करना.
मेल मर्ज की सुविधा तब से मौजूद है, जब से स्प्रेडशीट और वर्ड प्रोसेसर मौजूद हैं. आज यह कारोबार के कई वर्कफ़्लो का हिस्सा है. यहां डेटा को हर लाइन में एक रिकॉर्ड के हिसाब से व्यवस्थित किया जाता है. इसमें, डेटा में फ़ील्ड को दिखाने वाले कॉलम के हिसाब से डेटा को व्यवस्थित किया जाता है, जैसा कि इस टेबल में दिखाया गया है:
नाम
पता
ज़ोन
1
UrbanPq
123 पहली स्ट्रीट
पश्चिम
2
पॉक्साना
456 सेकंड स्ट्रीट
दक्षिण
इस पेज पर मौजूद सैंपल ऐप्लिकेशन में यह दिखाया गया है कि Google Docs, Sheets, और Drive API का इस्तेमाल करके, मेल मर्ज के काम करने के तरीके की जानकारी किस तरह इस्तेमाल की जा सकती है. इससे उपयोगकर्ताओं को, मेल-जोल बढ़ाने से जुड़ी समस्याओं से बचने में मदद मिलती है. इस Python सैंपल के बारे में ज़्यादा जानकारी, सैंपल के GitHub रेपो पर मिल सकती है.
सैंपल ऐप्लिकेशन
यह सैंपल ऐप्लिकेशन आपके प्राइमरी टेंप्लेट को कॉपी करता है. इसके बाद, यह आपके तय किए गए डेटा सोर्स के वैरिएबल को हर कॉपी में मर्ज करता है. इस सैंपल ऐप्लिकेशन को आज़माने के लिए, सबसे पहले अपना टेंप्लेट सेट अप करें:
Docs फ़ाइल बनाएं. वह टेंप्लेट चुनें
जिसका आपको इस्तेमाल करना है.
नई फ़ाइल के दस्तावेज़ का आईडी नोट करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, दस्तावेज़ आईडी देखें.
DOCS_FILE_ID वैरिएबल को दस्तावेज़ आईडी पर सेट करें.
संपर्क जानकारी को टेंप्लेट प्लेसहोल्डर वैरिएबल से बदलें,
जिसे ऐप्लिकेशन चुने गए डेटा के साथ मर्ज कर देगा.
यहां प्लेसहोल्डर वाला एक सैंपल लेटर
टेंप्लेट दिया गया है. इसे सामान्य टेक्स्ट या Sheets जैसे सोर्स के असली डेटा के साथ मर्ज किया जा सकता है. यहां बताया गया है कि वह टेंप्लेट कैसा दिखता है:
इसके बाद, SOURCE वैरिएबल का इस्तेमाल करके, सादे टेक्स्ट या Sheets को अपने डेटा सोर्स के तौर पर चुनें. सैंपल, डिफ़ॉल्ट रूप से सादा टेक्स्ट होता है. इसका मतलब है कि
सैंपल डेटा में, TEXT_SOURCE_DATA वैरिएबल का इस्तेमाल किया जाता है. Sheets से डेटा सोर्स करने के लिए, SOURCE वैरिएबल को अपडेट करके 'sheets' करें. साथ ही, SHEETS_FILE_ID वैरिएबल सेट करके उसे हमारी सैंपल शीट (या अपनी) पर पॉइंट करें.
शीट इस तरह दिखती है, ताकि आप इसका फ़ॉर्मैट देख सकें:
ऐप्लिकेशन को हमारे सैंपल डेटा के साथ आज़माएं. इसके बाद, इसे अपने डेटा और इस्तेमाल के उदाहरण के मुताबिक बनाएं. कमांड लाइन ऐप्लिकेशन इस तरह काम करता है:
सेटअप
डेटा सोर्स से डेटा फ़ेच करना
डेटा की हर लाइन को लूप में चलाएं
टेंप्लेट की कॉपी बनाएं
कॉपी को डेटा के साथ मर्ज करें
नए मर्ज किए गए दस्तावेज़ का आउटपुट लिंक
मर्ज किए गए सभी नए अक्षर, उपयोगकर्ता की 'मेरी ड्राइव' में भी दिखते हैं. मर्ज किए गए अक्षर का उदाहरण कुछ ऐसा दिखता है:
import time
import google.auth
from googleapiclient.discovery import build
from googleapiclient.errors import HttpError
# Fill-in IDs of your Docs template & any Sheets data source
DOCS_FILE_ID = "195j9eDD3ccgjQRttHhJPymLJUCOUjs-jmwTrekvdjFE"
SHEETS_FILE_ID = "11pPEzi1vCMNbdpqaQx4N43rKmxvZlgEHE9GqpYoEsWw"
# authorization constants
SCOPES = ( # iterable or space-delimited string
"https://www.googleapis.com/auth/drive",
"https://www.googleapis.com/auth/documents",
"https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets.readonly",
)
# application constants
SOURCES = ("text", "sheets")
SOURCE = "text" # Choose one of the data SOURCES
COLUMNS = ["to_name", "to_title", "to_company", "to_address"]
TEXT_SOURCE_DATA = (
(
"Ms. Lara Brown",
"Googler",
"Google NYC",
"111 8th Ave\nNew York, NY 10011-5201",
),
(
"Mr. Jeff Erson",
"Googler",
"Google NYC",
"76 9th Ave\nNew York, NY 10011-4962",
),
)
# fill-in your data to merge into document template variables
merge = {
# sender data
"my_name": "Ayme A. Coder",
"my_address": "1600 Amphitheatre Pkwy\nMountain View, CA 94043-1351",
"my_email": "http://google.com",
"my_phone": "+1-650-253-0000",
# - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
# recipient data (supplied by 'text' or 'sheets' data source)
"to_name": None,
"to_title": None,
"to_company": None,
"to_address": None,
# - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
"date": time.strftime("%Y %B %d"),
# - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
"body": (
"Google, headquartered in Mountain View, unveiled the new "
"Android phone at the Consumer Electronics Show. CEO Sundar "
"Pichai said in his keynote that users love their new phones."
),
}
creds, _ = google.auth.default()
# pylint: disable=maybe-no-member
# service endpoints to Google APIs
DRIVE = build("drive", "v2", credentials=creds)
DOCS = build("docs", "v1", credentials=creds)
SHEETS = build("sheets", "v4", credentials=creds)
def get_data(source):
"""Gets mail merge data from chosen data source."""
try:
if source not in {"sheets", "text"}:
raise ValueError(
f"ERROR: unsupported source {source}; choose from {SOURCES}"
)
return SAFE_DISPATCH[source]()
except HttpError as error:
print(f"An error occurred: {error}")
return error
def _get_text_data():
"""(private) Returns plain text data; can alter to read from CSV file."""
return TEXT_SOURCE_DATA
def _get_sheets_data(service=SHEETS):
"""(private) Returns data from Google Sheets source. It gets all rows of
'Sheet1' (the default Sheet in a new spreadsheet), but drops the first
(header) row. Use any desired data range (in standard A1 notation).
"""
return (
service.spreadsheets()
.values()
.get(spreadsheetId=SHEETS_FILE_ID, range="Sheet1")
.execute()
.get("values")[1:]
)
# skip header row
# data source dispatch table [better alternative vs. eval()]
SAFE_DISPATCH = {k: globals().get(f"_get_{k}_data") for k in SOURCES}
def _copy_template(tmpl_id, source, service):
"""(private) Copies letter template document using Drive API then
returns file ID of (new) copy.
"""
try:
body = {"name": f"Merged form letter ({source})"}
return (
service.files()
.copy(body=body, fileId=tmpl_id, fields="id")
.execute()
.get("id")
)
except HttpError as error:
print(f"An error occurred: {error}")
return error
def merge_template(tmpl_id, source, service):
"""Copies template document and merges data into newly-minted copy then
returns its file ID.
"""
try:
# copy template and set context data struct for merging template values
copy_id = _copy_template(tmpl_id, source, service)
context = merge.iteritems() if hasattr({}, "iteritems") else merge.items()
# "search & replace" API requests for mail merge substitutions
reqs = [
{
"replaceAllText": {
"containsText": {
"text": "{{%s}}" % key.upper(), # {{VARS}} are uppercase
"matchCase": True,
},
"replaceText": value,
}
}
for key, value in context
]
# send requests to Docs API to do actual merge
DOCS.documents().batchUpdate(
body={"requests": reqs}, documentId=copy_id, fields=""
).execute()
return copy_id
except HttpError as error:
print(f"An error occurred: {error}")
return error
if __name__ == "__main__":
# get row data, then loop through & process each form letter
data = get_data(SOURCE) # get data from data source
for i, row in enumerate(data):
merge.update(dict(zip(COLUMNS, row)))
print(
"Merged letter %d: docs.google.com/document/d/%s/edit"
% (i + 1, merge_template(DOCS_FILE_ID, SOURCE, DRIVE))
)
ज़्यादा जानकारी के लिए, सैंपल ऐप्लिकेशन के GitHub रेपो पर जाकर, README फ़ाइल और ऐप्लिकेशन का पूरा सोर्स कोड देखें.