Vault: 새로운 소식

이제 Google Drive, Sheets, Slides를 내보낼 때 Vault에서 각 파일에 대해 고유한 해시 값을 생성합니다. 이 새로운 해시 값을 사용하여 파일 내보내기 중복을 삭제하고 내보낸 파일이 관리자의 소스 파일과 정확히 일치하는지 확인할 수 있습니다.

파일을 어떻게 검색하는지에 따라 Vault에서 해시 값을 생성하는 방식이 달라집니다.

• 버전 날짜를 포함하여 검색하는 경우 해시 값을 생성하는 데 버전 날짜가 사용됩니다.
• 검색어에 버전 날짜가 포함되지 않은 경우 마지막 수정 날짜가 사용됩니다.

내보낸 파일 간의 해시 값을 비교할 때는 다음 사항에 유의하세요.

• 파일 내용이 변경되면 해시 값도 변경됩니다.
• 사용자가 파일의 공유 권한만 변경하고 내용은 변경하지 않는 경우 해시 값은 변경되지 않습니다.
• 같은 파일을 여러 번 내보내면서 다른 버전 날짜를 사용하면 내보내는 파일 내용이 동일해도 해시 값이 달라집니다.

소스 해시는 Drive에서 내보낼 때 Vault XML 파일에 포함되는 매개변수 중 하나입니다. Drive 내보내기 메타데이터에 대해 자세히 알아보세요.

보관 규칙을 더욱 세밀하게 관리할 수 있도록 다음과 같은 기능을 추가했습니다.

• 사용자가 파일을 휴지통으로 이동한 후 지정된 일수가 지나면 파일을 영구 삭제하는 Drive 맞춤 보관 규칙을 설정할 수 있습니다.

Vault에서 데이터를 더 쉽고 효율적으로 검색할 수 있도록 다음과 같은 기능도 추가되었습니다.

• 법적 사안에서 여러 항목을 신속하게 검색: Gmail 또는 그룹스에서 검색을 시작한 다음 새 탭에서 검색 버튼을 클릭하여 동일한 법적 사안에서 새 검색 대화상자를 열 수 있습니다. 최초 검색은 첫 번째 탭에서 완료됩니다.
• 검색 상태: 검색이 진행되는 동안 Vault는 경과 시간 및 입력된 검색어 매개변수를 보고합니다.
• 향상된 집계 기능: 검색어를 입력하고 집계 버튼을 클릭하면 Vault는 일치 개수 및 경과 시간을 보고합니다. 검색어와 일치하는 메시지가 있는 계정이 나열된 CSV 파일을 다운로드할 수도 있습니다.

이제 Gmail, 채팅, 그룹스 메시지를 PST 파일로 내보낼 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 Microsoft Outlook을 비롯해 이 형식을 지원하는 서드 파티 소송 지원 도구에서도 메시지를 검토할 수 있습니다.

Drive에서 파일을 내보낼 때 더 자세한 메타데이터 보기

Drive에서 파일을 내보낼 때 메타데이터에 문서와 간접적인 관계가 있는 사용자에 대한 정보가 포함됩니다. 또한 Vault에서 그 관계를 지정할 수 있는 옵션을 제공합니다.

파일에 간접적으로 액세스할 수 있는 사용자 및 Drive에서 내보낼 때 사용 가능한 옵션에 대해 자세히 알아보기

검색 및 내보내기 작업의 시간대 선택

이전에는 Vault에서 모든 검색에 그리니치 표준시(GMT)를 사용했으며 더 빠른 시간대의 결과를 포함하기 위해서는 하루를 추가했습니다. 이제 Vault에서 검색 및 내보내기 작업을 할 때 시간대를 선택할 수 있습니다. 데이터를 검색할 때 시간대를 지정하면 Vault에서는 결과 표시 및 내보내기에 적용할 날짜의 범위를 결정합니다.

새로운 시간대 설정은 검색 및 내보내기 작업에만 영향을 미칩니다.

중요: 여러 시간대를 사용하는 조직에는 이 기능 출시 전 검색결과와 다른 검색결과가 표시될 수도 있습니다. 시간대 기반 데이터 검색에 대해 자세히 알아보기 

도메인의 모든 공유 드라이브에 맞춤 보관 규칙 만들기

이제 도메인의 모든 공유 드라이브에 적용될 맞춤 보관 규칙을 만들 수 있습니다. 

특정 Google 그룹스에 대한 보관 규칙 설정하기

이제 특정 Google 그룹스에 맞춤 보관 규칙을 적용할 수 있습니다. 

공유 드라이브 등 Google Drive를 완전하게 지원

이제 Google Drive의 파일에도 보관 규칙을 설정하고 소송자료 보존 조치를 적용할 수 있어 Vault에서 Google Drive를 완전히 지원하게 되었습니다.

또한 공유 드라이브에 저장된 파일에서도 검색, 내보내기, 보관 규칙 설정, 소송자료 보존 조치 적용 기능을 사용할 수 있습니다. 

참고: Drive 보관 및 보존 조치는 기존 Gmail 보관 및 보존 조치와는 다소 다르게 이루어집니다. 다음의 도움말을 검토하여 조직에 가장 적합한 보관 및 보존 정책을 고려하는 것이 좋습니다.

• 지원되는 데이터 유형
• 보관 규칙 작동 방식
• 보존 조치 관리하기

특정 시점의 Google Drive 파일 내보내기

Vault에서는 최신 버전의 파일만 검색하지만, 이제 검색에 버전 날짜를 추가하여 해당 날짜 기준의 Google 파일을 검색하고 내보낼 수 있습니다. 버전 관리는 다음과 같은 대부분의 Google 파일 형식에서 지원됩니다.

• Docs
• Slides
• Sheets
• Drawings

Google 파일이 아닌 형식, Google Forms, Apps Script에는 버전 관리가 지원되지 않습니다.

Google 그룹스에서 Vault 사용하기

이제 그룹스에서 Vault를 사용할 수 있으므로 그룹스 콘텐츠에 대해 검색, 내보내기, 보존 정책 설정, 소송자료 보존 조치 적용 등의 작업을 할 수 있습니다.

• 일부 결과 다운로드: Vault에서 그때까지 가져온 메시지 및 파일을 다운로드할 수 있으며 여기에는 아직 내보내지 않은 계정 목록을 포함하는 CSV 파일도 포함됩니다.
• 계속 내보내기: Vault에서 중지한 지점부터 작업을 재개하여 다시 24시간 동안 추가 메시지 및 파일을 가져옵니다. 검색어와 일치하는 모든 메시지 및 파일을 가져오기 위해 필요한 만큼 내보내기를 계속할 수 있습니다.

15일 내에 일부 결과를 다운로드하지 않거나 일시중지된 내보내기를 재개하지 않으면 내보내기가 삭제됩니다.

• 조직 단위를 기반으로 보존 조치 권한 부여: Vault 관리자가 도메인 내 사용자 전체가 아니라 특정 조직 단위의 사용자에 대해서만 보존 조치를 생성하고 관리하도록 제한할 수 있습니다.
• 조직 단위를 기반으로 보존 조치: 이전에는 특정 사용자 계정 또는 전체 도메인에 대해 보존 조치를 생성할 수 있었지만 이제는 특정 조직 단위의 모든 구성원에게 적용할 보존 조치를 생성할 수 있습니다.
• 보다 직관적인 보존 조치 기능: 이전에는 특정 보존 조치에서 모든 계정을 삭제하면 Vault에서 도메인 내 모든 계정에 보존 조치를 적용했지만, 이제는 모든 계정을 삭제하려고 하면 보존 조치를 삭제할 것인지 묻는 메시지가 표시됩니다.
• 사용자 인터페이스 개선: 보존 조치 적용에 사용하는 표현 및 인터페이스가 개선되었으며 최근 업데이트된 보관 절차와 유사합니다.

• 삭제된 메일에만 보관 규칙 적용: 이 옵션을 선택하면 사용자가 삭제한 메일에만 보관 규칙이 적용됩니다. 새 규칙에는 이 옵션이 기본 적용되며 맞춤 보관 규칙에 label:^deleted를 추가하는 것과 동일한 결과를 얻을 수 있습니다.
• 삭제된 메일과 사용자 편지함에 있는 메일에 보관 규칙 적용: 이 옵션을 선택하면 다른 맞춤 규칙이나 보존 조치를 적용한 메일을 제외한 모든 메일에 보관 규칙이 적용됩니다. label:^deleted를 사용하는 기존 맞춤 보관 규칙을 열면 이 옵션이 선택되어 있습니다. 하지만 맞춤 규칙은 계속해서 원래 설정대로 적용되어 선택된 옵션보다 우선하고, 삭제된 메일에만 보관 규칙이 적용됩니다.

주의: Vault는 Gmail과 완전하게 통합되어 보관처리가 별도로 이루어지지 않습니다. 위의 두 번째 옵션을 선택하면 사용자가 메시지를 삭제하도록 표시했는지와 관계없이 모든 메일에 보관 규칙이 적용됩니다. 이 옵션으로 인해 사용자가 보관하기를 원하는 메일이 삭제될 수도 있습니다. 예를 들어 수신한 메일을 1년 동안 보관하도록 기본 보관 규칙을 설정하고 모든 메일에 적용하도록 하는 두 번째 옵션을 선택했으며 다른 맞춤 보관 규칙이나 보존 조치가 없는 경우 Vault에서는 도메인에 1년 넘게 보관된 모든 메일을 삭제합니다.

복잡할 수 있는 조직의 보존 정책 설정 작업에 유용한 도움말을 참고하세요. 추가적인 도움이 필요하면 G Suite 지원팀에 문의하세요.

이제 Vault 미리보기 및 내보내기에 메시지를 분석하는 데 도움이 되는 몇 가지 추가 정보가 다음과 같이 포함됩니다.

• 메시지 미리보기: 이제 각 메시지의 상태를 메시지 소유자 관점에서 보여주는 시스템 라벨을 확인할 수 있습니다. 또한 사용자가 메시지에 적용한 모든 라벨을 확인할 수 있습니다.
• 메시지 내보내기: 사용자가 메시지에 적용한 모든 라벨을 확인할 수 있습니다.

G Suite 관리자는 이제 법적 사안에 대한 액세스를 조직 단위별로 제한할 수 있습니다. 이 기능을 사용 설정하면 Vault 사용자는 지정된 조직 단위 및 하위 단위의 구성원과만 법적 사안을 공유할 수 있습니다. Vault 권한 및 권한 부여 방법에 대해 자세히 알아보기

이제 Vault에서 메시지를 검색할 때 계정 수 제한이 없습니다. 다만 50,000개 이상의 계정이 속한 도메인에서 검색 및 집계를 실행할 경우 지연이 발생할 수 있습니다.

이제 Gmail의 메일 또는 Drive의 파일을 내보낼 수 없는 경우 Vault에서 추가 정보를 보고합니다. 오류 보고서를 자세히 알아보세요.

Drive용 Vault

이제 Vault의 강력한 기능에 또 다른 데이터 소스인 Google Drive가 포함되어 조직에서 업무에 중요한 콘텐츠를 더 많이 찾을 수 있게 되었습니다. Drive용 Vault는 추가 비용 없이 Vault 고객에게 제공되며 사용자 계정의 기존 Drive 콘텐츠와 함께 사용할 수 있습니다. Postini 고객이 Vault로 전환하는 경우에도 전환이 완료되면 추가 비용 없이 Drive용 Vault를 사용할 수 있습니다.

Drive용 Vault를 사용하면 Google 문서(Docs, Sheets, Slides 등) 및 다른 저장된 파일(DOCX, PDF, JPEG 등)을 비롯한 모든 Drive 콘텐츠에서 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

• 특정 사용자의 Drive 파일을 검색합니다.
• Vault에서 검색결과 미리보기를 통해 필요한 항목만 찾아봅니다.
• 검색결과 사본을 만들어 나중에 사용할 수 있도록 내보냅니다.

Drive 콘텐츠에 대한 보존 정책 설정, 보존 조치 생성, 도메인 전체 검색 기능은 현재 제공되지 않습니다. Google Drive 파일 검색을 시작하세요.

G Suite Business

G Suite Business는 향상된 오피스 제품군입니다. G Suite Basic에서 제공하는 모든 기능 외에 조직의 모든 사용자에게 무제한 Google Drive 스토리지 및 Google Vault를 제공하며 추가적인 Drive 관리, 감사, 보고 기능도 제공합니다. G Suite Business에 대해 자세히 알아보기

보관 규칙 및 보존 조치를 만들 때 또는 검색결과에서 임시보관 메일을 보다 쉽게 제외할 수 있습니다.

내보내기 관리 및 검색 관리 권한을 전체 조직 또는 특정 조직 단위의 사용자에게 부여할 수 있습니다. 예를 들어 Vault 관리자에게 전체 조직의 검색 관리 권한 및 특정 조직 단위의 내보내기 관리 권한을 할당할 수 있습니다. 권한은 계속해서 G Suite 관리자가 관리 콘솔에서 할당합니다.

보관 기간 설정 또는 수정 옵션이 보다 명확해졌으며 특정 일수의 보관 기간을 설정할 때 활용할 수 있는 보호 수단이 추가되었습니다.

Vault 사용자는 전체 도메인에서 검색하거나 사용자 계정으로 검색하는 것 이외에도 이제 특정 조직 단위 내에서 데이터를 검색할 수 있습니다. 특정 조직 단위 내에서 검색하면 도메인 전체 검색으로 표시되는 관련성이 적은 검색결과를 줄일 수 있으며 개별 계정을 지정할 필요가 없어집니다. 법적 사안 내에서 검색을 수행할 때는 조직을 선택한 다음 검색할 조직 단위를 선택합니다. 조직 단위 기반 검색에는 계정을 포함할 수 없으나, 원하는 경우 날짜 범위 및 검색어는 계속해서 옵션으로 지정할 수 있습니다.

관리자가 특정 날짜, 특정 검색어 등과 같은 기준으로 특정 메일을 Vault에 무기한 보존할 수 있습니다. 지정된 기준을 충족하는 메일만 보존됩니다. 이전에는 특정 계정의 메일을 보존하려면 Vault 관리자가 해당 사용자 계정 전체를 보존 조치해야 했습니다. 계정 전체에 대한 보존 조치도 계속 사용할 수 있습니다.  두 가지 보존 조치 유형에 대해 자세히 알아보기

미리보기 기능을 통해 맞춤 보관 규칙이 설정되었을 때 보관될 콘텐츠를 Vault 관리자가 미리 검토할 수 있습니다. 관리자는 더 이상 사용자 이름을 입력하지 않아도 됩니다. 관리자가 '미리보기' 버튼을 클릭하면 특정 조직 단위를 선택했는지 또는 전체 도메인을 선택했는지에 따라 Vault에 결과가 표시됩니다. 이전에는 맞춤 보관 규칙의 결과를 미리 보려면 관리자가 사용자 이름을 입력해야 했습니다. 보관 규칙에 대해 자세히 알아보기