Google Vault selalu diupdate dengan fitur, peningkatan, dan perbaikan baru. Sebagian besar fitur tersedia dalam beberapa hari setelah peluncuran, tetapi beberapa peluncuran dapat memerlukan waktu lebih lama.
6 Desember 2023: Mengekspor file Drive yang memiliki hyperlink dalam pesan email
Vault kini mendukung ekspor file Drive yang memiliki hyperlink dalam pesan email. Untuk menggunakan fitur ini, pilih opsi Ekspor file Drive yang ditautkan saat mengekspor data Gmail dari Vault.
Untuk mengetahui detailnya, termasuk informasi mengenai hal yang didukung dan tidak didukung, buka Hyperlink ke file Drive dalam pesan.
4 Desember 2023: Dukungan untuk acara Google Kalender
- Mempertahankan acara Kalender. Pelajari lebih lanjut
- Menelusuri acara Kalender. Pelajari lebih lanjut
- Mengekspor data Kalender. Pelajari lebih lanjut
- Membekukan acara Kalender. Pelajari lebih lanjut
Untuk mengetahui jenis acara yang didukung, buka Jenis acara yang didukung.
20 Juni 2023: Dukungan untuk aturan retensi berdasarkan label Drive
-
Menetapkan kondisi label aturan retensi berdasarkan kolom label.
-
Mengganti aturan retensi atau akhir masa berlaku file dalam pembekuan litigasi.
-
Menggunakan berbagai operator perbandingan untuk menyesuaikan kondisi label aturan retensi, bergantung pada jenis kolomnya.
Pelajari lebih lanjut kondisi aturan berdasarkan label Drive.
7 Juni 2023: Versi awal file dengan ukuran yang sangat besar mungkin digabungkan
Versi awal file Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Formulir, dan Sites yang ukurannya sangat besar—kecuali file yang dibekukan—mungkin akan digabungkan untuk menghemat ruang penyimpanan. Jika menelusuri Vault menggunakan Google Drive, Anda tidak dapat mengakses versi awal. Sebaliknya, Anda mendapatkan versi paling awal yang tersedia.
Untuk mengetahui informasi selengkapnya mengenai versi, buka Melakukan penelusuran di dalam histori revisi suatu file.1 Maret 2023: Dukungan untuk Email terenkripsi sisi klien
- Vault mempertahankan dan membekukan email yang dienkripsi sisi klien seperti pesan lainnya.
- Anda dapat melihat pratinjau metadata email yang tidak dienkripsi, seperti subjek, pengirim, dan penerima.
- Konten terenkripsi di email akan muncul sebagai lampiran smime.p7m atau smime.p7s di pratinjau penelusuran. Untuk mendekripsi ekspor dalam format mbox, Anda dapat menggunakan utilitas pendekripsi (beta). Untuk melihat email terenkripsi sisi klien dalam format PST, impor file p7m setiap pengguna ke Microsoft Outlook. Untuk mempelajari lebih lanjut, buka Meninjau pesan yang diekspor dengan Vault.
5 Desember 2022: Mengupdate UI untuk fungsi Enkripsi sisi klien pada masa mendatang
2 September 2022: Semua penelusuran dan pembekuan Chat kini menggunakan pengindeksan berbasis pesan
Penelusuran dan ekspor
Vault akan menelusuri pesan di ruang berangkai (ruang dengan percakapan) dengan cara yang sama seperti menelusuri pesan langsung, pesan grup, dan ruang tak berangkai:
-
Penelusuran Vault mencocokkan dan menampilkan setiap pesan. Sebelumnya, penelusuran Vault menampilkan topik yang cocok. Topik sesuai dengan semua pesan dalam rangkaian pesan dalam ruang berangkai, atau semua pesan yang dikirim dalam satu hari penuh 24 jam (menurut waktu UTC).
-
Vault mengubah cakupan penelusuran di ruang berangkai:
-
Vault kini menelusuri pesan dari semua rangkaian pesan dalam ruang berangkai, selama akun yang ditentukan merupakan anggota ruang berangkai, meskipun jika akun tidak berpartisipasi (misalnya, mengirim beberapa pesan) dalam rangkaian pesan tersebut. Sebelumnya, hanya rangkaian pesan yang diikuti akun yang ditelusuri.
-
Jika akun yang ditentukan adalah anggotanya, tetapi telah keluar dari ruang, Vault hanya menelusuri pesan yang dikirim sebelum akun keluar dari ruang. Sebelumnya, jika akun telah berpartisipasi dalam rangkaian pesan, semua pesan dalam rangkaian pesan ditelusuri, bahkan pesan yang dikirim setelah akun keluar.
-
-
Jika suatu pesan cocok dengan kondisi penelusuran Anda, konteks akan diberikan untuk pratinjau dan ekspor. Konteksnya mencakup pesan tersebut dan pesan apa pun yang dikirim 12 jam sebelumnya dan 12 jam setelahnya dalam percakapan yang sama (DM, ruang, atau rangkaian pesan di ruang berangkai).
-
Jika ada banyak pesan dalam percakapan yang sama (DM, ruang, atau rangkaian pesan dari ruang berangkai) yang cocok dengan penelusuran Anda, tumpang-tindih mungkin terjadi pada pesan yang diberikan sesuai konteksnya. Saat Anda mengekspor, Vault akan mengevaluasi pesan yang tumpang-tindih dan menghapus pesan duplikat dari ekspor.
Kueri penelusuran
Akibat perubahan ini, jika Anda menjalankan kueri penelusuran Chat tersimpan dalam jangka waktu yang sama seperti ekspor sebelumnya, pesan yang diekspor mungkin tidak sama dengan kumpulan pesan sebelumnya.
Misalnya, Anda memiliki ruang yang berisi percakapan berikut:
Peserta 1: hai
Peserta 2: halo
Jika Anda menggunakan istilah penelusuran*, penelusuran, pratinjau, dan ekspor memproses pesan sebagai berikut:
| Istilah penelusuran | Perilaku penelusuran, pratinjau, dan ekspor ruang Chat |
|---|---|
hai |
Penelusuran: Hanya pesan dari Peserta 1 yang ditampilkan karena hanya pesan tersebut yang cocok dengan istilah penelusuran. Pratinjau dan ekspor: Mencakup pesan Peserta 1 dan semua pesan dalam ruang atau rangkaian pesan (untuk ruang berangkai) yang dikirim 12 jam sebelumnya dan 12 jam setelahnya. |
halo |
Penelusuran: Hanya pesan dari Peserta 2 yang ditampilkan karena hanya pesan tersebut yang cocok dengan istilah penelusuran. Pratinjau dan ekspor: Mencakup pesan Peserta 2 dan semua pesan dalam ruang atau rangkaian pesan (untuk ruang berangkai) yang dikirim 12 jam sebelumnya dan 12 jam setelahnya. |
hai halo |
Tidak ada pesan yang ditampilkan atau diekspor karena tidak ada pesan yang berisi kedua istilah penelusuran. |
hai from:peserta1@example.com |
Penelusuran: Hanya pesan dari Peserta 1 yang ditampilkan karena hanya pesan tersebut yang cocok dengan kedua istilah penelusuran. Pratinjau dan ekspor: Mencakup pesan Peserta 1 dan semua pesan dalam ruang atau rangkaian pesan (untuk ruang berangkai) yang dikirim 12 jam sebelumnya dan 12 jam setelahnya. |
hai from:peserta2@example.com |
Tidak ada pesan yang ditampilkan atau diekspor karena tidak ada pesan yang cocok dengan kedua istilah penelusuran. |
‐hai from:peserta1@example.com |
Tidak ada pesan dari contoh percakapan yang ditampilkan atau diekspor karena tidak ada pesan yang cocok dengan kedua istilah penelusuran. |
‐hai from:peserta2@example.com |
Penelusuran: Hanya pesan dari Peserta 2 yang ditampilkan karena hanya pesan tersebut yang cocok dengan istilah penelusuran. Pratinjau dan ekspor: Mencakup pesan Peserta 2 ditambah semua pesan dalam ruang yang dikirim 12 jam sebelumnya dan 12 jam setelahnya. |
*Catatan: Penelusuran Chat tidak mendukung operator Boolean, seperti AND, OR, dan NOT. Namun, daftar istilah penelusuran diperlakukan seolah-olah AND ada di antara setiap istilah. Jika kata kunci diawali dengan -, kata tersebut akan diperlakukan seolah-olah diawali dengan NOT. Pelajari lebih lanjut
Pembekuan
Anda dapat membatasi penelusuran berdasarkan data yang dibekukan, yaitu pesan yang terkait dengan akun pengguna yang dibekukan.
Untuk ruang berangkai, Vault kini membekukan dan menelusuri semua pesan di ruang jika pengguna yang dibekukan, yang cocok dengan parameter penelusuran Anda, adalah anggotanya. Sebelumnya, Vault hanya membekukan dan menelusuri rangkaian pesan di ruang tempat pengguna yang dibekukan mengirim setidaknya satu pesan dalam rangkaian pesan.
Selain itu, jika semua pengguna yang dibekukan keluar dari ruang Chat, penelusuran untuk pesan yang dibekukan hanya akan menampilkan pesan yang dikirim sebelum pengguna terakhir yang dibekukan keluar dari ruang. Khususnya untuk ruang berangkai, pesan yang dikirim setelah pengguna keluar dari ruang tidak lagi dibekukan, meskipun jika pengguna telah berpartisipasi dalam percakapan.
Anda dapat menyertakan pesan di ruang Chat, yang mencakup percakapan grup yang dibuat setelah awal Desember 2020 dan ruang. Jenis ruang menentukan pesan yang ditampilkan. Pelajari lebih lanjut
Implementasi perilaku baru
Rilis ini akan memerlukan waktu beberapa minggu untuk diluncurkan ke semua pengguna. Selama transisi, untuk memastikan Anda memahami cara pesan Anda ditelusuri selama transisi:
- Jika Anda mendapatkan notifikasi di bagian atas hasil penelusuran, "Kueri penelusuran diterapkan ke setiap pesan", berarti penelusuran Anda berbasis pesan.
- Jika Anda tidak mendapatkan notifikasi, berarti penelusuran menggunakan perilaku penelusuran klasik. Untuk ruang berangkai, kueri penelusuran diterapkan di setiap percakapan.
Pelajari lebih lanjut:
Dengan peluncuran Enkripsi sisi klien Google Workspace untuk Drive, Vault mendukung retensi, penelusuran, dan ekspor file yang dienkripsi sisi klien Google.
Retensi & pembekuan
Vault mempertahankan dan membekukan file yang dienkripsi sisi klien di Drive seperti file lainnya di Drive.
Penelusuran & pratinjau
Anda dapat menelusuri file yang dienkripsi sisi klien berdasarkan metadatanya, seperti judul dan pemilik. Namun, Anda tidak dapat menelusuri kontennya, menelusuri berdasarkan format file, melihat pratinjau konten, atau mendownload dari tampilan pratinjau.
Saat Anda menelusuri Drive di Vault, Anda dapat memilih untuk hanya menelusuri file yang dienkripsi sisi klien atau mengecualikan file yang dienkripsi sisi klien. Opsi ini hanya tersedia jika Enkripsi sisi klien Google Workspace diaktifkan untuk organisasi Anda.
Untuk mengetahui detailnya, lihat Menggunakan Vault untuk menelusuri Google Drive, Meet, dan Sites.
Ekspor
Saat Anda mengekspor file yang dienkripsi sisi klien, file tersebut akan tetap dienkripsi dan nama filenya akan diakhiri dengan .gcse. Untuk mendekripsi file, gunakan pendekripsi sisi klien Google. Anda juga dapat mengidentifikasi file yang dienkripsi sisi klien berdasarkan metadatanya. File ini memiliki nilai ClientSideEncrypted yang ditetapkan ke true.
Kini Anda dapat mengekspor pesan Gmail menggunakan sistem baru yang lebih cepat di Vault. Vault akan menampilkan status progres saat ekspor dibuat. Pengeksporan yang memerlukan lebih dari 24 jam untuk diselesaikan tidak lagi membutuhkan mulai ulang manual.
Di sistem baru, beberapa file yang diekspor memiliki format dan nama yang berbeda dari sistem lama. Organisasi yang menggunakan skrip guna memproses file yang diekspor Vault untuk Gmail mungkin perlu memperbarui skrip agar dapat memproses jenis serta nama file baru dengan benar. Untuk mengetahui detailnya, lihat ringkasan perubahan di bawah.
Untuk menggunakan sistem ekspor baru, Anda dapat memilih opsi saat Anda membuat ekspor. Pengguna API dapat menetapkan use_new_export=true di MailExportOptions.
Untuk saat ini, ekspor menggunakan sistem lama, kecuali jika Anda memilih untuk menggunakan sistem yang sudah ditingkatkan saat Anda memulai ekspor. Sistem baru akan menggantikan sistem lama dalam beberapa bulan. Selama transisi, saat kedua opsi tersedia, Vault akan menunjukkan ekspor Gmail mana yang dibuat menggunakan sistem baru.
Catatan: Hanya file yang diekspor untuk Gmail yang berubah. File yang diekspor untuk layanan lain tetap sama.
Ringkasan perubahan
| Informasi | Nama file | Yang baru |
|---|---|---|
| Isi pesan | nama_ekspor-N.zip |
File berisi file mbox atau PST, bukan file ZIP pesan. File pesan diberi nama nama_ekspor-akun.mbox atau nama_ekspor-akun.pst. Akun adalah alamat email lengkap penanggung jawab (akun yang mengirim atau menerima pesan). Dalam beberapa kasus, lebih dari satu file dibuat untuk satu akun dan nama file-nya diberi nomor urut. Misalnya, hasil ekspor dapat berisi file berikut:
|
| Metadata pesan |
Lama: nama_ekspor-metadata.xml Baru: nama_ekspor-metadata.csv |
Dalam format CSV. File berisi informasi yang sama dengan file dari sistem lama, tetapi disertai kolom baru:
|
| Akun dan jumlah pesan |
Lama: nama_ekspor-results-count.csv Baru: nama_ekspor-results-counts.csv |
Lebih banyak informasi dilaporkan:
Sekarang akun diurutkan dalam urutan menurun dari pesan yang berhasil diekspor. |
| Laporan error |
Lama: error.csv, dan nama_ekspor-account-exceptions.csv Baru: nama_ekspor-error.xml |
Laporan error baru berupa sebuah file dalam format XML. File ini selalu menjadi bagian dari ekspor, meskipun tidak terjadi error. File berisi informasi yang sama dengan file dari sistem lama, tetapi disertai hal berikut:
|
| Pesan yang tidak dikonversi ke format PST | nama_ekspor-conversion-errors-N.zip |
File baru yang ditampilkan untuk ekspor dalam format PST saat beberapa pesan tidak dikonversi ke PST. File berisi pesan yang tidak dikonversi dalam format EML. Jika lebih dari satu file ditampilkan, nama file akan diberi nomor urut. Contoh:
|
| Checksum file | nama_ekspor.md5 | Tidak ada perubahan |
Pelajari lebih lanjut
Dengan diluncurkannya persetujuan untuk file di Drive, Vault kini menyertakan metadata persetujuan di ekspor Drive. Metadata tersebut mencakup daftar pemberi persetujuan, status persetujuan, dan tanggal status persetujuan terakhir diubah. Jika Anda memasukkan tanggal versi sebagai bagian dari penelusuran Anda, metadata persetujuan akan menampilkan status saat ini, bukan status pada saat tanggal versi tersebut.
Pelajari lebih lanjut:
Ekspor Gmail sekarang akan menyertakan 2 file metadata, yaitu file XML lama dan file CSV baru. Format CSV baru akan memperluas dukungan kami untuk alat peninjauan konten pihak ketiga serta menyertakan lebih banyak metadata untuk pesan Gmail.
CSV memiliki 2 kolom baru:
GmailMessageId—ID unik untuk setiap pesan yang dapat digunakan di Gmail API.Account—Akun yang berada dalam cakupan penelusuran (pengirim atau penerima)
Selain itu, nilai Rfc822MessageId menyediakan ID untuk mengaitkan metadata dengan pesan dalam ekspor, mirip dengan External FileName di file XML lama.
Cara operator penelusuran Drive to: dan from: mencocokkan file di Google Vault telah berubah. Kedua operator ini tidak akan mencocokkan file yang dibagikan sebelum Maret 2021. Perilaku baru ini menjadikan dua operator ini lebih intuitif untuk penelusuran Drive. Perilaku ini tidak hanya memungkinkan Anda menentukan pengguna yang memiliki akses ke file, tetapi juga siapa yang memberikan akses kepada pengguna tersebut.
Sejak Februari 2021, tersedia operator penelusuran baru, sharedwith:, yang menawarkan pencocokan yang serupa dengan operator to: sebelum ada perubahan. Operator penelusuran yang ada, owner:, menawarkan pencocokan yang serupa dengan operator from: sebelum ada perubahan.
Anda sekarang dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor situs yang dibuat di Google Sites baru.
Secara default, situs dicakup oleh aturan retensi Drive. Anda juga dapat menyiapkan aturan retensi khusus untuk Sites.
Untuk membekukan, menelusuri, dan mengekspor situs, gunakan pembekuan dan penelusuran Drive. Anda dapat memfilter hasil penelusuran hanya untuk situs dengan istilah baru type:site. Anda juga dapat menelusuri situs berdasarkan URL yang dipublikasikan.
Chat memperkenalkan 2 perubahan pada pesan grup:
Chat grup baru yang dibuat di Chat ditangani seperti ruang tak berangkai dan pengguna dapat mengubah keanggotaan di chat grup tersebut. Chat grup yang sudah ada masih ditangani sebagai pesan grup.
Vault menangani chat grup baru tersebut secara berbeda dengan pesan grup yang sudah ada, sehingga memengaruhi cakupan retensi, pembekuan, dan penelusuran. Karena chat grup lebih seperti ruang, Vault kini menggunakan “ruang Chat” untuk merujuk ke ruang berangkai, ruang tak berangkai, dan chat grup baru.
Pelajari lebih lanjut:
Kami telah meluncurkan Vault versi baru yang modern dan berbasis Desain Material. Vault versi baru memiliki navigasi yang lebih mudah dan dilengkapi fitur produktivitas baru agar tugas dapat diselesaikan lebih cepat.
Migrasi tidak diperlukan untuk penggunaan situs baru. Sistem backend yang sama dengan situs Sites klasik (ediscovery.google.com) akan digunakan. Anda akan menemukan masalah, aturan retensi, dan pembekuan yang sama di kedua situs hingga ediscovery.google.com dinonaktifkan.
Untuk menggunakan situs baru, buka vault.google.com dan login menggunakan Akun Google terkelola Anda.
Yang berubah:
- Saat Anda login pertama kali, yang akan terbuka adalah halaman beranda yang berisi 3 opsi: Retensi, Masalah, dan Pelaporan, bukan halaman Masalah.
- Saat Anda menyiapkan aturan retensi dan pembekuan, akan ada alur langkah demi langkah yang disertai tooltip untuk memandu Anda menyelesaikan prosesnya.
- Aturan retensi khusus, pembekuan, dan hasil penelusuran dicantumkan dalam tabel yang dapat diurutkan dan difilter. Anda dapat memahami cakupan kebijakan tata kelola informasi dan hasil penelusuran Anda dengan lebih mudah.
- Saat Anda menjelajahi hasil penelusuran dan laporan pembekuan, konteks Anda akan dipertahankan. Item yang diklik akan membuka panel samping, bukan mengalihkan Anda ke halaman baru.
Yang tidak berubah:
- Setelan yang sudah ada, kueri tersimpan, atau file ekspor. Data dan setelan Anda tersedia di kedua situs.
- Fungsi Vault. Semua yang dapat Anda lakukan di Vault klasik tersedia di Vault baru.
Di Pusat Bantuan Vault, Anda akan menemukan petunjuk untuk kedua versi hingga Vault klasik dinonaktifkan.
Dengan dirilisnya ruang tak berangkai di Chat, Anda dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor pesan dalam ruang baru tersebut. Vault menangani pesan ini secara berbeda dengan pesan di ruang berangkai (ruang tempat pesan dikelompokkan menjadi percakapan).
Pelajari lebih lanjut:
Vault kini mendukung Google Voice untuk G Suite. Anda dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor pesan teks, pesan suara dan transkripnya, serta log panggilan. Catatan: Google Voice untuk G Suite tidak mendukung rekaman panggilan dan Vault tidak memiliki akses ke panggilan suara.
Pelajari lebih lanjut:
Vault API kini dilengkapi dengan Count API untuk Gmail dan Grup. Gunakan Count API untuk mendapatkan jumlah pesan yang cocok dengan kueri penelusuran. Anda dapat menggunakan jumlah pesan untuk mengestimasi ukuran ekspor, lalu memilih untuk melanjutkan ekspor atau menyesuaikan kueri guna mengambil lebih sedikit item.
Untuk informasi selengkapnya, lihat dokumentasi Count API dan tinjau contoh ini.
Dengan dirilisnya Tanya Jawab dan polling di Google Meet, Vault mendukung retensi, pembekuan, serta penelusuran Tanya Jawab dan log polling yang terkait dengan rekaman Meet.
Pelajari lebih lanjut:
Saat Anda mengekspor data organisasi Anda dengan alat Ekspor Data, data yang dihapus tetapi dipertahankan atau dibekukan oleh Vault, kini disertakan dalam ekspor seluruh organisasi. Anda tidak perlu lagi menggunakan Vault untuk melakukan ekspor lain yang mencakup data yang dihapus tetapi dipertahankan.
File ekspor Chat kini menggunakan format yang sama dengan pratinjau Vault untuk melaporkan status pesan yang diedit atau dihapus:
| Status pesan | Format sebelumnya | Format baru |
|---|---|---|
| Diedit | +tanggal |
Edited on tanggal |
| Dihapus oleh pengguna atau aturan retensi Vault | -tanggal |
Deleted on tanggal |
Admin G Suite Anda kini dapat mengizinkan pengguna di organisasi Anda untuk melakukan chat dengan pengguna eksternal (Pelajari lebih lanjut). Vault dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor pesan Chat dari pengguna eksternal sebagai berikut:
- Anda dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, dan mengekspor pesan langsung (DM) antara pengguna eksternal dan pengguna di organisasi Anda saat pengarsipan diaktifkan.
- Anda dapat menelusuri dan mengekspor pesan yang dikirim oleh pengguna eksternal di ruang yang dibuat oleh seseorang di organisasi Anda.
- Anda tidak dapat mempertahankan, membekukan, menelusuri, atau mengekspor pesan yang dikirim oleh pengguna dalam organisasi Anda di ruang milik organisasi lain.
Pelajari lebih lanjut:
Mode rahasia Gmail
Mode rahasia Gmail memungkinkan pengguna membatasi akses penerima ke konten email sensitif. Fitur ini tersedia untuk organisasi yang mengaktifkan fitur tersebut dan akun Gmail pribadi.
Saat pengguna mengirimkan pesan rahasia, Gmail akan mengganti isi dan lampiran pesan dengan link. Hanya subjek dan link yang akan dikirim melalui SMTP.
Pesan mode rahasia yang dikirim oleh pengguna di domain Anda
Jika organisasi Anda mengaktifkan mode rahasia Gmail, Vault dapat membekukan, menyimpan, menelusuri, dan mengekspor pesan mode rahasia yang dikirim oleh pengguna di organisasi Anda setelah 30 November 2018.
Pesan tersedia di Vault, meski pengirim menetapkan tanggal habis masa berlaku atau mencabut akses penerima ke pesan mode rahasia.
Pesan mode rahasia yang diterima dari luar domain Anda
Meskipun organisasi Anda tidak mengaktifkan mode rahasia Gmail, pengguna Anda mungkin menerima pesan mode rahasia dari pengguna di organisasi lain atau akun Gmail pribadi.
Anda dapat membekukan, mempertahankan, menelusuri, dan mengekspor header dan subjek pesan rahasia eksternal. Namun, Anda tidak dapat menelusuri atau mengekspor konten atau lampiran pesan dari pesan rahasia eksternal.
Menangani pesan mode rahasia
Vault mendukung pesan mode rahasia sebagai berikut:
- Vault menampilkan pesan rahasia internal yang cocok dengan kueri penelusuran.
- Saat Anda mempratinjau pesan, konten pesan disembunyikan secara default. Anda memiliki opsi untuk menampilkan konten dalam pratinjau.
- Saat mencetak atau mengekspor pesan, Anda dapat mengecualikan konten pesan rahasia. Saat Anda memilih opsi ini, header, pengirim, penerima, dan metadata lainnya akan dicetak atau diekspor, tetapi tidak dengan konten pesan rahasia.
- Anda dapat mengekspor pesan rahasia dari organisasi pengirim, tetapi tidak dari organisasi penerima.
- Vault dapat mengekstrak hyperlink Drive yang ditambahkan ke pesan rahasia saat mengekspor dari organisasi pengirim, tetapi tidak dapat mengekstrak hyperlink yang diterima dari organisasi eksternal.
- Untuk menelusuri, mempertahankan, atau membekukan pesan rahasia secara khusus, gunakan istilah
label:confidentialmode.
Jamboard
Kini Vault sepenuhnya mendukung file Jamboard yang telah disimpan pengguna ke Drive mereka:
- Aturan retensi dan pembekuan kini mencakup Jam yang telah disimpan pengguna ke Drive. Jam yang tidak disimpan akan dihapus setelah sesi Jamboard berakhir dan tidak tersedia untuk Vault.
- Anda dapat menelusuri, melihat pratinjau, dan mengekspor Jam. Gunakan
type:jamuntuk menelusuri file Jamboard secara khusus.
Saat Anda mengekspor Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide, Vault akan menghasilkan nilai hash yang unik untuk setiap file. Anda dapat menggunakan nilai hash baru ini untuk menghapus duplikat ekspor file dan memverifikasi bahwa file yang diekspor berupa salinan yang sama persis dari file sumber milik penanggung jawab file.
Cara Anda menelusuri file akan mengontrol cara Vault menghasilkan nilai hash:
- Jika penelusuran Anda mencakup tanggal versi, tanggal versi tersebut akan digunakan untuk menghasilkan nilai hash.
- Tanggal terakhir diubah digunakan saat penelusuran tidak mencakup tanggal versi.
Saat Anda membandingkan nilai hash di antara file ekspor, perhatikan hal berikut:
- Jika konten file berubah, nilai hash-nya juga berubah.
- Jika orang lain mengubah izin berbagi pada file tetapi tidak mengubah kontennya, nilai hash-nya tidak berubah.
- Jika Anda mengekspor file beberapa kali dan menggunakan tanggal versi yang berbeda, nilai hash-nya akan berbeda meskipun jika konten file hasil ekspornya sama.
Hash sumber adalah salah satu parameter yang tercakup dalam file XML Vault saat Anda melakukan ekspor dari Drive. Pelajari metadata ekspor Drive lebih lanjut.
Kami telah menambahkan kontrol yang lebih terperinci pada aturan retensi:
- Anda dapat menetapkan aturan retensi Drive khusus yang menghapus file secara permanen dalam jumlah hari tertentu setelah pengguna memindahkannya ke sampah.
Kami juga telah menambahkan beberapa fitur baru agar penelusuran data di Vault menjadi lebih mudah dan efisien:
- Melakukan beberapa penelusuran masalah dengan cepat—setelah memulai penelusuran di Gmail atau Grup, Anda dapat mengklik tombol Telusuri di tab baru untuk membuka dialog penelusuran baru di masalah yang sama. Penelusuran awal akan diselesaikan di tab pertama.
- Status penelusuran—saat penelusuran sedang berlangsung, Vault melaporkan waktu yang berlalu dan parameter kueri yang dimasukkan.
- Fungsi penghitungan yang lebih baik—saat Anda memasukkan kueri dan mengklik tombol Jumlah, Vault melaporkan jumlah kecocokan dan waktu yang berlalu. Anda juga dapat mendownload file CSV yang mencantumkan akun dengan pesan yang cocok dengan kueri Anda.
Kini Anda dapat mengekspor pesan Grup, Gmail, dan chat sebagai file PST. Fitur ini memungkinkan Anda meninjau pesan di Microsoft Outlook dan alat dukungan litigasi pihak ketiga yang mendukung format ini.
Mendapatkan metadata yang lebih mendetail saat mengekspor file dari Drive
Saat Anda mengekspor file dari Drive, metadata menyertakan informasi tentang pengguna yang memiliki hubungan tidak langsung ke dokumen. Selain itu, Vault memberikan opsi kepada Anda untuk menentukan jenis hubungannya.
Pelajari lebih lanjut pengguna dengan akses tidak langsung ke file dan opsi Anda saat melakukan ekspor dari Drive.
Memilih zona waktu saat tindakan penelusuran dan pengeksporan dilakukan
Vault sebelumnya menggunakan Waktu Greenwich (GMT) untuk semua penelusuran dan menambahkan satu hari ekstra untuk menyertakan hasil dari zona waktu yang lebih awal. Vault kini mendukung pilihan zona waktu untuk tindakan penelusuran dan pengeksporan. Anda dapat menentukan zona waktu saat menelusuri data, lalu Vault akan menentukan batas tanggal untuk menampilkan dan mengekspor hasilnya.
Setelan zona waktu yang baru hanya memengaruhi tindakan penelusuran dan pengeksporan.
Penting: Organisasi yang tersebar di beberapa zona waktu mungkin melihat hasil penelusuran yang berbeda dibandingkan dengan penelusuran yang telah dihasilkan sebelum fitur ini dirilis. Pelajari lebih lanjut penelusuran data berdasarkan zona waktu.
Membuat aturan retensi khusus untuk semua drive bersama di domain Anda
Anda kini dapat membuat aturan retensi khusus yang mencakup semua drive bersama di domain Anda.
Menetapkan aturan retensi untuk Google Grup tertentu
Anda kini dapat menerapkan aturan retensi khusus untuk Google Grup tertentu.
Dukungan penuh untuk Google Drive, termasuk drive bersama
Kini Anda dapat menetapkan aturan retensi dan memberlakukan pembekuan litigasi pada file di Google Drive, yang menjadikannya aplikasi yang didukung sepenuhnya di Vault.
Anda kini juga dapat menelusuri, mengekspor, menetapkan aturan retensi, dan memberlakukan pembekuan litigasi pada file yang disimpan di drive bersama.
Catatan: Cara kerja retensi dan pembekuan Drive sedikit berbeda dengan pembekuan dan retensi Gmail yang sudah Anda kenal. Sebaiknya baca artikel berikut saat mempertimbangkan kebijakan pembekuan dan retensi yang paling cocok untuk organisasi Anda:
Mengekspor versi waktu tertentu dari file Google Drive
Vault hanya menelusuri file versi terbaru. Namun, kini Anda dapat menambahkan tanggal versi ke penelusuran untuk melihat dan mengekspor file Google sebagaimana adanya pada tanggal tersebut. Pembuatan versi didukung di sebagian besar jenis file Google:
- Dokumen
- Slide
- Spreadsheet
- Gambar
Pembuatan versi tidak didukung di Google Formulir, Apps Script, atau jenis file non-Google apa pun.
Menggunakan Vault untuk Google Grup
Vault kini berfungsi dengan Grup, artinya Anda dapat menelusuri, mengekspor, dan menetapkan kebijakan retensi, serta memberlakukan pembekuan litigasi pada konten di Grup.
- Mendownload hasil sementara—Pesan dan file yang dapat diambil Vault hingga titik tersebut tersedia untuk didownload. File CSV yang mencantumkan daftar akun yang belum diekspor juga disertakan.
- Melanjutkan pengeksporan—Vault melanjutkan dari saat pengeksporan dihentikan, mengambil pesan dan file tambahan selama 24 jam berikutnya. Anda dapat melanjutkan pengeksporan sesuai keperluan untuk mengambil semua pesan dan file yang sesuai dengan kueri penelusuran Anda.
Pengeksporan yang hasil sementaranya tidak didownload atau tidak dilanjutkan setelah dijeda lebih dari 15 hari akan dihapus.
- Menetapkan hak istimewa pembekuan berdasarkan unit organisasi—Administrator Vault dapat dibatasi untuk membuat dan mengelola pembekuan bagi pengguna dalam unit organisasi tertentu, bukan seluruh domain.
- Pembekuan berdasarkan unit organisasi—Sebelumnya, Anda dapat membuat pembekuan untuk akun pengguna tertentu atau seluruh domain. Sekarang Anda dapat membuat pembekuan yang berlaku untuk semua anggota unit organisasi tertentu.
- Fungsi pembekuan yang lebih intuitif—Sebelumnya, jika Anda menghapus semua akun dari pembekuan, Vault akan menerapkan pembekuan ke semua akun di domain tersebut. Sekarang Anda diminta untuk menghapus pembekuan jika Anda mencoba menghapus semua akun.
- Peningkatan antarmuka pengguna—Antarmuka dan bahasa untuk menerapkan pembekuan ditingkatkan dan mirip dengan alur retensi yang baru diperbarui.
- Aturan retensi hanya berlaku untuk pesan yang dihapus—Jika Anda memilih opsi ini, aturan hanya memengaruhi pesan yang telah dihapus oleh pengguna. Ini adalah opsi default untuk aturan baru dan sama dengan menambahkan label:^deleted ke aturan retensi khusus.
- Aturan retensi berlaku untuk pesan yang dihapus dan pesan di kotak surat pengguna—Jika Anda memilih opsi ini, aturan berlaku untuk semua pesan, kecuali pesan yang memenuhi aturan atau pembekuan khusus yang Anda tentukan. Jika Anda membuka aturan retensi khusus yang sudah ada yang menggunakan label:^deleted, opsi ini akan dipilih pada aturan tersebut. Namun, aturan khusus terus bekerja sesuai dengan konfigurasi awal, menggantikan opsi tersebut, dan hanya pesan yang dihapus yang akan terpengaruh.
Ingat: Vault sepenuhnya terintegrasi dengan Gmail dan tidak ada arsip yang terpisah. Memilih opsi kedua di atas artinya Anda ingin aturan tersebut berlaku untuk semua pesan, terlepas dari apakah pengguna telah menandai pesan untuk penghapusan atau tidak. Opsi ini berpotensi menghapus pesan yang ingin disimpan pengguna Anda. Contoh, jika Anda menetapkan aturan retensi default untuk mempertahankan pesan selama 365 hari dan memilih opsi kedua (agar berlaku untuk semua pesan), dan Anda tidak memiliki aturan khusus atau pembekuan, Vault akan menghapus setiap pesan di domain Anda yang berumur lebih dari 1 tahun.
Menyiapkan kebijakan retensi yang diperlukan organisasi Anda bisa jadi agak rumit, sehingga kami menyusun artikel ini untuk membantu Anda. Hubungi Dukungan G Suite jika Anda memerlukan bantuan tambahan.
Ekspor dan pratinjau Vault kini menyertakan beberapa informasi tambahan untuk membantu Anda menganalisis pesan:
- Pratinjau pesan—Anda kini dapat melihat label sistem, yang menampilkan status tiap pesan dari sudut pandang pemilik pesan. Anda juga dapat melihat semua label yang diterapkan ke pesan oleh pengguna.
- Ekspor pesan—Anda kini dapat melihat semua label yang diterapkan ke pesan oleh pengguna.
Admin G Suite kini dapat membatasi akses ke masalah berdasarkan unit organisasi. Jika ini diaktifkan, pengguna Vault dapat membagikan masalah hanya dengan anggota unit organisasi tertentu dan sub-unitnya. Pelajari lebih lanjut hak istimewa Vault dan cara menetapkannya.
Vault tidak lagi membatasi jumlah akun yang pesannya dapat ditelusuri. Perhatikan bahwa Anda mungkin mengalami penundaan saat menelusuri dan menghitung domain yang memiliki lebih dari 50.000 akun.
Vault kini melaporkan informasi tambahan jika pesan di Gmail atau file di Drive tidak tersedia untuk diekspor. Pelajari lebih lanjut laporan error.
Vault untuk Drive
Fungsi Vault yang tangguh kini menyertakan sumber data lainnya—Drive—sehingga organisasi Anda dapat menemukan lebih banyak konten bisnis yang penting. Vault untuk Drive tidak mengenakan biaya tambahan pada pelanggan Vault dan berfungsi dengan konten Drive yang sudah ada di akun pengguna Anda. Pelanggan Postini yang bertransisi ke Vault juga dapat menggunakan Vault untuk Drive tanpa biaya tambahan setelah transisi selesai.
Dengan Vault untuk Drive, Anda dapat melakukan hal berikut dengan semua konten Drive, termasuk dokumen Google (seperti Dokumen, Spreadsheet, Slide) dan file lainnya yang tersimpan (seperti DOCX, PDF, dan JPEG):
- Menelusuri file Drive pengguna tertentu.
- Melakukan pratinjau terhadap hasil penelusuran di Vault guna memastikan Anda menemukan hal yang Anda perlukan.
- Membuat salinan hasil penelusuran dan mengekspornya untuk digunakan pada masa mendatang.
Saat ini, penetapan kebijakan retensi, pembuatan pembekuan, dan penelusuran konten Drive di seluruh domain tidak tersedia. Mulai dengan menelusuri file di Google Drive.
G Suite Business
G Suite Business adalah rangkaian aplikasi kantor yang ditingkatkan. Selain semua yang tersedia di G Suite Basic, rangkaian ini dilengkapi penyimpanan Google Drive tak terbatas, Google Vault untuk semua orang dalam organisasi Anda, serta fitur administrasi, audit, dan pelaporan Drive tambahan. Pelajari G Suite Business lebih lanjut.
Anda dapat mengecualikan draf pesan dari penelusuran dengan lebih mudah, serta saat membuat aturan retensi dan pembekuan.
Hak istimewa Mengelola Ekspor dan Mengelola Penelusuran kini dapat diberikan kepada pengguna untuk seluruh organisasi, atau hanya untuk unit organisasi (OU) tertentu. Misalnya, Anda dapat menetapkan hak istimewa Mengelola Penelusuran untuk seluruh organisasi dan hak istimewa Mengelola Ekspor untuk satu OU kepada administrator Vault. Hak istimewa tersebut masih ditetapkan di konsol Admin oleh administrator G Suite Anda.
Opsi untuk menyetel atau mengubah periode retensi kini lebih jelas, dan kami telah menambahkan pengaman saat menyetel periode retensi untuk jumlah hari yang ditentukan.
Pengguna Vault kini dapat menelusuri data dalam unit organisasi (OU) tertentu, selain menelusuri seluruh domain atau menelusuri berdasarkan akun pengguna. Menelusuri dalam OU mengurangi jumlah hasil penelusuran yang tidak relevan yang dapat dihasilkan oleh penelusuran seluruh domain, serta menghilangkan keharusan menentukan akun perorangan. Saat melakukan penelusuran dalam suatu masalah, pilih Organisasi, lalu pilih OU yang ingin ditelusuri. Akun tidak dapat disertakan dalam penelusuran berbasis OU, tetapi (opsional) Anda masih dapat menentukan rentang tanggal dan istilah penelusuran.
Admin kini dapat membekukan pesan tertentu—misalnya, dari tanggal tertentu atau dengan istilah tertentu—untuk penyimpanan tanpa batas waktu di Vault. Hanya pesan yang memenuhi syarat parameter yang ditentukan yang akan dipertahankan. Sebelumnya, admin Vault harus membekukan akun pengguna sepenuhnya untuk mempertahankan pesan di akun tersebut. Membekukan akun secara penuh masih dapat dilakukan. Pelajari kedua jenis pembekuan lebih lanjut.
Fungsi pratinjau ini memungkinkan admin Vault memeriksa konten yang akan dipertahankan oleh aturan retensi khusus setelah aturan ditetapkan. Admin tak perlu lagi memasukkan nama pengguna. Saat admin mengklik tombol Pratinjau, Vault akan menampilkan hasil berdasarkan pilihan admin—OU tertentu atau seluruh domain. Sebelumnya, admin harus memasukkan nama pengguna untuk melakukan pratinjau pada hasil aturan khusus. Pelajari lebih lanjut aturan retensi.