Tworzenie rejestracji na sesje podczas konferencji

Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 5 minut
Typ projektu: automatyzacja z menu niestandardowym i regułą opartą na zdarzeniach

Cele

  • Poznaj działanie danego rozwiązania.
  • Dowiedz się, jak usługi Apps Script w danym rozwiązaniu działają.
  • Skonfiguruj skrypt.
  • Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

Stworzenie kompleksowego systemu rejestracji na wydarzenia. Jeśli zbliża się wydarzenie, np. konferencja, możesz skonfigurować nowy kalendarz sesji konferencji, utworzyć formularz rejestracyjny i automatycznie wysyłać uczestnikom e-maile ze spersonalizowanymi planami podróży.

informacje z Arkuszy przenoszone do Formularzy i Kalendarza;

Jak to działa

To rozwiązanie korzysta z menu niestandardowego w Arkuszach Google w celu wdrożenia systemu automatycznej rejestracji zdarzeń. Skrypt tworzy kalendarz z wydarzeniami konferencyjnymi wymienionymi w arkuszu kalkulacyjnym Arkuszy. Następnie skrypt tworzy formularz z listą wydarzeń, na które uczestnicy mogą się zapisać. Gdy uczestnicy wypełnią formularz, skrypt dodaje ich do wydarzeń w kalendarzu i wysyła im e-maile z planami podróży.

Usługi Apps Script

W tym rozwiązaniu są używane następujące usługi:

  • Usługa arkusza kalkulacyjnego – przekazuje informacje o zdarzeniach innym usługom.
  • Usługa kalendarza – tworzy nowy kalendarz dla wydarzenia, dodaje do niego wydarzenia i dodaje uczestników do tych, na które się zapisuje.
  • Usługa usług – przechowuje identyfikator kalendarza utworzonego przez usługę Kalendarz. Gdy użytkownik kliknie Skonfiguruj konferencję w niestandardowym menu Konferencja, usługa Właściwości sprawdzi, czy system rejestracji wydarzeń został już skonfigurowany, sprawdzając, czy istnieje właściwość identyfikatora kalendarza. Dzięki temu unikniesz tworzenia duplikatów formularzy i kalendarzy.
  • Usługa formularzy – tworzy formularz na podstawie informacji z arkusza kalkulacyjnego, dzięki czemu uczestnicy mogą rejestrować się w sesjach.
  • Usługa skryptu – tworzy regułę, która uruchamia się, gdy uczestnik wypełni formularz.
  • Usługa dokumentu – pobiera informacje o wydarzeniach, w których uczestniczy uczestnik, i dodaje listę zdarzeń do nowego dokumentu. Skrypt daje uczestnikowi uprawnienia do edytowania dokumentu.
  • Mail service (Usługa poczty) – wysyła do uczestnika e-maila dokument planu podróży.

Wymagania wstępne

Aby korzystać z tego przykładu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

  • konta Google (konta Google Workspace mogą wymagać zatwierdzenia przez administratora),
  • Przeglądarka z dostępem do internetu.

Konfigurowanie skryptu

  1. Kliknij przycisk poniżej, aby utworzyć kopię przykładowego arkusza kalkulacyjnego Tworzenie rejestracji na sesje na konferencji. Projekt Apps Script związany z tym rozwiązaniem jest dołączony do arkusza kalkulacyjnego.
    Utwórz kopię
  2. Kliknij Rozmowa wideo > Skonfiguruj rozmowę wideo. Aby wyświetlić to menu niestandardowe, może być konieczne odświeżenie strony.
  3. Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt. Jeśli na ekranie zgody OAuth pojawi się ostrzeżenie Ta aplikacja nie jest zweryfikowana, wybierz Zaawansowane > Otwórz {Project Name} (niebezpieczny).

  4. Ponownie kliknij Rozmowa wideo > Skonfiguruj rozmowę wideo.

Uruchom skrypt

  1. Kliknij Narzędzia > Zarządzaj formularzem > Otwórz opublikowany formularz.
  2. Wypełnij i prześlij formularz.
  3. Wejdź na calendar.google.com.
  4. Po lewej stronie sprawdź, czy pole Kalendarz konferencji jest zaznaczone.
  5. Przejdź do dat wydarzeń, na które się zarejestrujesz, i potwierdź, że dodano Cię jako uczestnika.

(Opcjonalnie) Resetowanie rozwiązania

Jeśli chcesz wypróbować to rozwiązanie jeszcze raz lub dostosować je tak, aby wykorzystywało własne informacje o zdarzeniu, musisz zresetować niektóre elementy skonfigurowane przy pierwszym uruchomieniu skryptu. Aby wyświetlić instrukcje resetowania rozwiązania, kliknij Zresetuj rozwiązanie poniżej:

Zresetuj rozwiązanie

Krok 1. Zresetuj właściwości zapisanego skryptu

Jeśli spróbujesz uruchomić skrypt więcej niż raz, wyświetli się komunikat: Rozmowa wideo jest już skonfigurowana. Poszukaj formularza rejestracyjnego na Dysku Google. Dzieje się tak, ponieważ po utworzeniu kalendarza konferencji jego identyfikator jest przechowywany jako właściwość skryptu. Po uruchomieniu skrypt sprawdza, czy właściwość identyfikatora kalendarza już istnieje, i w razie potrzeby przestaje działać.

Aby usunąć dotychczasową właściwość identyfikatora kalendarza:

  1. W arkuszu kalkulacyjnym kliknij Rozszerzenia > Apps Script.
  2. W edytorze Apps Script wybierz resetProperties z listy funkcji i kliknij Uruchom.

Krok 2. Usuń kalendarz konferencji

Przy każdym uruchomieniu skryptu tworzony jest nowy kalendarz. Jeśli nie chcesz zachować pierwotnie utworzonego kalendarza, wykonaj te czynności:

  1. Wejdź na calendar.google.com.
  2. Obok Kalendarza konferencji kliknij Opcje kalendarza konferencji > Ustawienia i udostępnianie.
  3. Przewiń do dołu ustawień i kliknij Usuń.

Krok 3. Usuń regułę przesyłania formularza

Skrypt tworzy wyzwalacz dla przesyłania formularzy przy każdym uruchomieniu. Aby uniknąć wielu reguł, które powodują zduplikowanie e-maili, usuń pierwotny aktywator. Aby to zrobić:

  1. W arkuszu kalkulacyjnym kliknij Rozszerzenia > Apps Script.
  2. W projekcie Apps Script po lewej stronie kliknij Aktywatory .
  3. Obok reguły kliknij Więcej > Usuń aktywator.

Przy każdym uruchomieniu skryptu tworzony jest nowy formularz. Aby odłączyć formularz od arkusza kalkulacyjnego i go usunąć:

  1. W arkuszu kalkulacyjnym kliknij prawym przyciskiem myszy arkusz Odpowiedzi formularza, a następnie Odłącz formularz > OK.
  2. Kliknij ponownie prawym przyciskiem myszy arkusz Odpowiedzi formularza, a następnie kliknij Usuń > OK.
  3. Wejdź na forms.google.com.
  4. Kliknij prawym przyciskiem myszy Formularz rozmowy wideo i wybierz Usuń > Przenieś do kosza.

Po zresetowaniu rozwiązania możesz dodać własne dane lub nadal korzystać z przykładowych danych i ponownie uruchomić skrypt.

Sprawdź kod

Aby sprawdzić kod Apps Script tego rozwiązania, kliknij Wyświetl kod źródłowy poniżej:

Pokaż kod źródłowy

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

Współtwórcy

Ta próbka jest udostępniana przez Google z pomocą Ekspertów Produktowych Google.

Dalsze kroki